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资料下载大全TrainingAgenda培训内容Topic主题Quality个人素质秘书的个性要求秘书的品质要求职业前景展望Skill专业技能HotelRules&Regulations酒店相关规章制度30MinutesProfessionalskills职业技能30Minutes2sessions资料下载大全•一段秘书发通知:用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。•二段秘书抓落实:发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。•三段秘书重检查:发通知，落实到人后，第二天在会前３０分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议来做服务，这是“任务”。但我们想要的是什么呢？下面是一至九段秘书的不同做法。资料下载大全•四段秘书勤准备:发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。•五段秘书细准备:发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总经理的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。•六段秘书做记录:发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。•七段秘书发记录:会后整理好会议记录给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。资料下载大全•八段秘书定责任:将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。•九段秘书做流程:把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！资料下载大全Personality秘书的个性要求守时谨慎热情合群服从机智勤快资料下载大全忠诚负责正派廉洁诚实谦逊Personality秘书的品质要求资料下载大全Roleofthesecretary秘书的角色Informationcenter是信息中心:Storing,retrieving,andintegratinginformationfordisseminationtostaffandclients,isoneofthecoreresponsibilitiesforsecretary.收集、保存、处理和传递信息(内外）是秘书的首要工作是协调部:Performingandcoordinatinganoffice’sadministrativeactivities,andactsasacoordinator,abridgetoconnectuppermanagementandlowermanagement,managementandstaff,aswellasinternalandexternal.秘书处于中介地位，枢纽地位，联系上下、左右、内外Roleofthesecretary秘书的角色代表企业的形象：Peoplegettoknowthecompanythroughsecretaries.秘书是外界了解企业的窗口Manager’sAssistant经理的得力助手：Theyareindispensableassistantstomanagers不可缺少的左、右臂秘书/助理应把上级或同一工作团队中其他人员从繁忙的办公室事务中解放出来，使他们集中精力去做他们的职责范围内的工作。资料下载大全TopSecretary如何定义高端秘书•鲍威尔访华的时候,陪他前来的是一位40多岁的女士,在很多活动中,她都是一言不发地站在后面,但所有人都能感觉到她在掌控局面.这就是高端秘书-自身的素质有多高就可以做到多高端的秘书.一个好的秘书的基本素质是什么?冰雪聪明,但不一定伶牙利齿;友好温和,但有原则性;综合能力强,学习能力强中国雅虎副总裁秘书的工作涵盖了大量的行政职责。他们就如办公室里的信息和沟通经理；计划和安排会议/会面；组织安排和维护各种文件档案（包括打印版和电子版）；通过电话传真、邮件、网络/电子邮件等方式传达信息；同时可能需要计划安排差旅事项。(suchas,correspondence,reports,meetingminutesandmemoranda)fortheDepartmentHead(mustusehotelstandardformat).履行各种文书工作，其中包括按照酒店规定的标准格式，为部门总监/经理签收、起草、传递和催办各种文书，例如：商务信函，各种报告/汇报，会议记录和备忘录等等。负责各类会议的安排、记录和整理、会议记录的存档和传递等.ReceivesandscreenscallsandcorrespondencedirectedtotheDepartmentHead.为部门总监/经理接收并过滤外来电话和信函。MaymanageDepartmentHead'scalendarandmayarrangetentativeschedules.在需要的情况下，为部门总监/经理安排日程/时间表(suchas,businesstripbudget,cashadvancerequest,transportationrequest,reimbursement,etc.)forDepartmentHead,andothermanagementpersonnel.为部门总监/经理，以及其他管理人员安排出差事项。（例如：出差预算报告，零用金支取，车辆安排，以及出差费用报销等等）Answersandscreenstelephonecallsforallofficestaff,takesandrelaysmessages;respondstoroutinetelephoneinquiries;forwardscallstoappropriateparty.答复并过滤所有办公室来电，接受和传达留言，回答日常电话询问。将一些来电适当的转给其他部门或个人。接待访客，为部门总监/经理安排会见。Preparesspecialandrecurringdepartmentalreportsbygatheringdatafromvarioussources,compilingandtypingdata.负责收集资料/数据，完成部门的各种报告。Maintainsavarietyoflogsandfiles,ensuretheconfidentialityofcertainfiles.做好文秘档案/部门工作日志的管理，及对部分机密文件的保密工作。负责管理本部门办公用品的使用、领取、申购工作。Tidinessandcleanlinessoftheoffice办公区域的整洁Maintenanceofofficeequipments办公设备使用、管理、维修根据部门总监/经理的要求/分工，完成其他的工作。尽力理解上级，尽力配合上级的工作，相互默契配合对双方的成功都是有