秘书人员工作准则

秘书人员工作准则1秘书资质的条件对于秘书资质之要求，基本上有下列几点：⑴必须健康⑵必须明朗⑶能随机应变采取措施⑷是人际关系之润滑油⑸必须热衷工作2秘书立场之自觉⑴贯彻助理任务⑵不要脱离权限⑶保守秘密⑷狐假虎威之敌吧！⑸不要失去温柔、亲切的态度3秘书的职务与形态⑴附属于小组(team)之秘书⑵附属于个人之秘书⑶附属于复数的秘书⑷附属于部门之秘书⑸兼任秘书⑹临时秘书4理解上司⑴上司的地位与权限⑵上司之职务内容⑶上司之公司内关系⑷上司之对外关系⑸上司个人之特性（经历、性格、特殊技能、兴趣、嗜好、运动、著作、得奖、社交活动）5了解本身之性格⑴诚实（能设身处地、举手投足都是由衷而发吗？）⑵机智、灵敏（偶发情况，能迅速采取随机应变措施吗？）⑶积极性（有主动、努力解决问题之意欲吗？）⑷致密性（即使是细微的事情，也能够建立系统、好好思考、正确地进行吗？）⑸秘密保持力（能够注意、不胡言乱语地将自己所得知工作岗位上的情报向别人诉说吗？⑹协调性（能够不固执自己的判断、行动，也采纳别人之意见吗？）5了解本身之性格⑺正确性（自己的判断、行动、措施是否正确？）⑻创造力（可以主动地采取新的做法与想法吗？）⑼责任感（可以任重致远、坚持到最后吗？）⑽明朗（可以开朗地、以微笑待人接物吗？）⑾计划性（可以订立计划而实行吗？）⑿礼仪（能够注意礼节、规范吗？）⒀修饰边幅（有无予人不快之感的化妆、服饰吗？）6如何予人好印象⑴必需健康①过规则正常的生活（饮食、休息、睡眠、过度的运动）。②保持清洁。③无论何时不要闷闷不乐。④必要时会懂得谋求转换情绪。⑵注意态度、表情①伸直背脊。②不要失去表情（特别是微笑）。③注意口臭。④近视的人，面对对方时要注意视线。6如何予人好印象⑶留意服饰①服装、发型、化妆等，不要有损公司之形象。②穿着制服时，要整齐地穿好。③不要胡乱追求流行。④注意修饰边幅。⑷使用温柔的、爽快的说法与言语措词。7和讨厌的人接触时⑴研究一下讨厌感的原因⑵了解其私生活⑶了解其兴趣、嗜好⑷试试看缩短心理距离⑸侧面交往8学习幽默感⑴客观地看待自己⑵学习一般的常识⑶持有同情心⑷不要失去微笑9应该经常放在手边之书籍⑴国语辞典、英汉（汉英）辞典。⑵六法全书。⑶本公司各种历年统计资料。⑷同业名录、顾客名录。⑸本公司上下游公司及卫星工厂名录。⑹有关金融机构名录。⑺有关英文、中文书信写法之书。⑻有关邮政、电信的书，国际电信电话之介绍。9应该经常放在手边之书籍⑼国内地图、主要道路图、外国旅行导游。⑽有关婚、丧之书，有关礼仪之书。⑾电话簿。⑿电话、地址摘录簿。⒀情报源、资料源之记载。⒁来客簿。⒂上司所参加社团之名簿。10秘书之工作⑴上司之时间管理①作成预定表。②调整、确认预定表⑵上司工作之辅助业务①出差手续、出差后之善后事宜。②外出之送行、出迎。③饮食之照料。④有关贺、喜、丧事宜；赠答、损赠事宜。⑤会计、经理事务、物品购入、筹措、供应事宜。⑥集会之准备、营运。⑦公司内各种联络。10秘书之工作⑶文书、资料、情报管理①收发文书之处理。②资料之分类处理。③情报之分析、报告、处理。④文书、资料、情报之处理、追踪、归档。⑷访问者、电话之接待①访问、会面预约、取消、变更等之操作、联络。②代理会面。③电话之接收、应对。④接待后续工作之记录、报告、处理。⑸室内之情报整理。⑹其他业务。11上司之时间管理⑴制作几个预定表①每日预定表②每周预定表③每月预定表④全年预定表⑵经常不断地编入、变更新的预定表。⑶已成定例之会议与行事，最先记入年间预定表、月间预定表。⑷制作每周预定表时，把本周四或周五订为目标来调整次周之预定表，并让上司确认。⑸作每月预定表在上月月底前；每周预定表在上周末前；每日预定表在前一日下班前，变要完成并让上司过目。11上司之时间管理⑹制作每月、每周、每日之预定表时，特别是会议或与公司内外之人的面谈，不仅要直接与上司商洽，还必须与其他的高级干部或其秘书连络，决定日程及并记入预定表中。⑺要确认会议、集会、会面接见之场合，能否使用必要之房间，并决定是否使用。⑻上司之预定，要与公司内有关之部门连络。⑼星期日、国定假日之预定也要记入预定表中。⑽预定表中，经常使用之词语。⑾突发的、临时的日程要与上司商洽，必要变更、调整时，要提早与各有关部门连络。12上司出差日程管理⑴订立出差日程时，应考虑事项：①应办之事为何？②期间多久？③何日、何时应到达目的地？何时该出发？④应选择何种交通工具与路径？⑤住宿于何处？⑥到达目的地后之日程安排为何？⑦要携带何物？（资料、货样、会议记录等）⑧上司之意见、希望为何？12上司出差日程管理⑵作成日程表时之工作：①作成明细之日程表、旅程表。②调查出差规程、旅费规程。③预约并确保交通工具、旅馆。④确认会面及会合之约定。⑤复检必要携带品。⑥日程表、旅程表无庸置疑应递交上司及有关单位，而最好上司之家人也发布一份。⑦准备旅费——概算一下出差必要之旅费，事先向经办单位申请并领取现金或旅行支票。⑧考虑上司之健康状况，不要勉强消化日程。13上司出差时秘书应注意事项⑴出差当日①安排车子（视情形，到住宅处迎接）。②事先确认交通工具。③处理出发前已决裁批准之事、留守中之注意事项等。④记录前来送行之公司、个人名称。⑵出差中①留守中之偶发事件、经过情形等，作成简明记录。②留守中若有紧急事态发生，要向出差地连络。③上司不在期间，确知谁是担负责任者。④无论上司何时回公司，都可立即开始处理公务。13上司出差时秘书应注意事项⑶出差后①回公司之前一日就要先确认乘坐交通工具到达时间、航空公司之名称等。。②将此连络有关单位、安排车辆，必要时间安排机场接室。③回公司后，通知有关单位上司回来消息。④对于紧急事件，马上取得决裁。⑤提出留守中之报告。⑥整理带回来的文件、资料。⑦细算旅费。⑧发送感谢函。14贺、吊业务⑴请贴之制作及送发不可有所失误。⑵若收到请贴，要与上司商量，尽早决定出席与否，并写回信。⑶注意服装，特别留意喜庆或吊丧之场合。⑷不同场合须注意礼物封面之写法。⑸担任受礼、招待时①该准备的东西不要疏忽遗漏。②招呼、寒暄、问候、记录、引导等主要的工作，要感觉敏锐，不要弄错失误。③因为要应对接待多人，所以要特别注意不要犯了漏记、错记、弄错金钱与贵重物品等错误。15捐赠业务⑴有空的时候，散步到百货公司、专门店等，研究学习一下可成为赠品之商品的种类、品质、价格等。⑵上司所递交之赠礼对象，将之作为一览表。⑶把赠与对象一览表分出等级。⑷对于能配合相称赠礼之种类与目的之物品，日常生活中即要下功夫研究。⑸了解捐款或赠礼之性质。⑹捐款必须取得收据。16物品购入与管理事务⑴经常用心于事前准备工作上⑵秘书自己也得决定日期，亲自盘点存货或盘检⑶作成秘书室关系预算⑷根据公司之购物制度来实施⑸执行小批（零星）现金之事务。17上司参加外部聚会之准备⑴研究上司之日程预定表，必要的话，也请教上司之意见，连络对方出席与否之回信。⑵回复邀请函中出缺席之写法⑶要安排车辆，使能在正确的时间、毫无失误地到达目的地出席。⑷除了在聚会日之前事先连络准备车辆单位，使用者、时间、目的地等外，当天还得再一次确认。⑸确认聚会目的与旨趣，若为会议，则确认议会之议题为何？17上司参加外部聚会之准备⑹准备携带物品⑺准备致辞、寒暄语之稿子⑻秘书随行时因有时聚会当日，秘书须随上司同行做些杂务；此时，除了与有关单位预作连络外，不在时各工作之分配、打来电话之应对要领、来信之处理等，必须交待清楚；而秘书本身之服装要考虑聚会目的，也不可疏忽怠慢。⑼日后，寄出谢函（或电话致谢）。18上司举办聚会之准备⑴招待函、通知函等最迟要在2周前就送抵对方。⑵如须对方回复来参加或不来参加时，使用回邮明信片，或在信函中附上回信用明信片。⑶选定场所⑷预先检查场所⑸当日千万不要有不必要之混乱或琐碎杂事发生19由上司主办会议之准备招请外人来开会时，必须准备下列事情：⑴选定会场⑵制作会议通知函，在开会前二周就要发送并抵达对方，此时，文案中要书写以下事项：①会议名称。②开会时日、预定结束时间。③……地点（地址、电话号码、简图）。④议题（目的）。⑤是否出席及最迟回函日期。⑥主办者之联络处。⑦对于特别希望他出席的人，希望他扮演特别之职务分配的人，要添写这项旨意。19由上司主办会议之准备⑶准备资料①作成原稿，得到上司之修庆与承认。②比所需之份数，多准备几份。③准备规约、上次之记录（会议记录）、参考资料。④议题（目的）。⑷作成出席者名单。⑸通知函里要求出缺席之回复时，根据收到之回复，事前与名单对照一下。⑹备有餐宴者，邀请函应予交代；必要时，并可在回函中请受邀者注明是否参加。20会议当中主办者应注意事项不管在公司内、外，会议当日电必须检讨下列项目：⑴一一检查会议室⑵会议进行中之注意事项①茶水、点心、午餐（晚餐）之招待。②经常不断地留意扮演一个上司之联络人。③注意换气、照明、噪音、面巾及水壶。④如会议时间较长，于中间休息时，必须添换茶水、烟灰缸及擦拭黑白板。⑤会议中有电话打来，应以字条记录对方身份、电话号码及通话内容送交受话人，如属紧急要事，则应递字条请示受话人。⑥不要随便地离席。20会议当中主办者应注意事项⑶作会议记录①会议之前，先把前两次，会议记录过目一下。②必要时，取得许可后，使用录音机来录音。③记录时，有不明白的地方，通知主席，再三询问。④赞成者、反对者之姓名也要记录。⑤会议终了后，应将会议记录送请上司过目确认。⑥如果不清楚出席者之性名，可以用不会混淆之号码、姓氏、或自己想出的符号等记之，事后再改正过来。21会议之善后工作⑴迅速地执行回收工作⑵转告之留言要无误地转达到⑶资料、纪念品、寄存物等，要尽早转交对方或以寄存券交换物品。⑷向出席者表示感谢⑸作会场之善后工作①确认遗失物。②撤去揭示牌。③清理使用器物（烟灰缸、茶杯、水壶）。④关掉冷暖气、电灯之开关。⑤与会场人员招呼寒暄。21会议之善后工作⑹作成会议记录及其他①若有规定之式样，则按照规定填写。②让上司过目后保管好。③尽快发布出席者与缺席者。④公布后之剩余资料，除了保管起来外，其他的要焚毁。⑤分析整理问卷调查后提出报告。⑥整理保管出缺席名单。⑦向出席者、讲演者、与帮忙的人发出谢函或道谢。⑧尽早作成会场费、茶点费、杂费、未收取之费用等收支计算书。22公司内之各种联络⑴正确地听取传达之内容。⑵把握要点（5W1H法）①when（何时）②who（何人）③where（何处）④what（何事）⑤why（何因）⑥how（如何）⑶以不失礼为原则⑷了解上司与公司同仁的人际关系23转达消息注意事项⑴不要自以为是⑵不要昌然判断⑶不要使上司误会你话中之意⑷不要离题⑸不要歪曲⑹不要有暖味之表现24来信文书之处理（递交上司前之处理）⑴了解权限范围⑵收到时，马上拆开⑶记人受信簿中（特别是署日及时间）⑷拆开信件之后，马上阅读，区分出紧急信、重要信等。⑸开封后，里面之文书与信封一起用别针或钉书机钉起来。⑹检查同封之物⑺开封之后，若失误将信用剪刀或拆信刀弄破时，要以透明胶带贴好。25来信文书之处理（递交上司之时）⑴上司可以不必过目信件之处理⑵检查文书之内容后递交⑶检查要点后递交⑷有关资料一起递交⑸把紧急信、重要信及不可开封之私信递交上去。⑹上司不在时，放入卷宗置于桌上。⑺必须日后处理的文书，附上备忘卡片后递交。26事务文书之完成⑴把握事务文书之流程①（在上司之指示下）作成草稿②（上司之）口述笔记③（上司之谈话、会议等）要点备忘—作成草稿④（根据秘书之工作）作成草稿⑵明白作成事务文书之要点⑶不要有女性格调⑷不要出现错字、漏字、赘字。26事务文书之完成⑸按照规则使用标点符号。⑹字的排列要平衡。⑺以正楷来书写。⑻知道原稿用纸之书写方法。⑼胜清的阶段用手写或以打字方法，把作好之文件拿来好好点检细读一下。⑽要发出之文书正确地折叠后放入信封中。27事务文书之发送⑴公司秘密处理之文书，一定要放入信封，加封后再传送。⑵把信件寄到公司外时，要注意以下事项：①检查信封上之收信人姓名、地址是否正确。②有附件须装在信封里，注意不要忘记放入。③有好几种随函封入之附件时，要各自封入不同之信件中，不可放错信件！④特别的邮件在信封