秘书会议管理

•课程目的：使学生掌握秘书学的基本内容和基本原理，理解秘书工作基本特点、并通过一定的理论学习和课堂讨论，了解秘书工作的基本程序，为将来做好秘书工作打下坚实的理论基础。•本课程侧重在做人方面的教育，要解决的核心问题是“我要做一个怎样的秘书”，“怎样成为合格的秘书人员”。•它的实用性体现在接触到秘书工作的各个方面，系统了解秘书的日常工作，为以后走入职场，从事办公室工作打下基础。案例导入：华风集团公司的总经理秘书米兰穿着得体的职业女装，正站在公司即将举行的“KH新产品新闻发布会”的会议大厅门口迎接来宾。门厅旁有一张签到桌，放着签到表和签到笔。（一）已有来宾到会，但管签到工作的秘书还未到岗，米兰十分着急，刚刚电话催完，米秘书的手机响了，（二）原来是今天大会上最重要的嘉宾、市里主管经济工作的副市长的专车在路上出了故障。时间眼看来不及了，米秘书果断决定让公司正在去电视台接记者的奥迪车掉头去接副市长，让去接记者的秘书另打一辆出租车去电视台。这样，通过及时的协调，两边的事情都得到了妥善的处理。米秘书刚准备喘口气，（三）手下的工作人员又来反映因预先估计不足，会议的礼品和宣传品都不够了，米秘书又赶紧派人与大厦的管理人员协商，尽可能地多提供一些车位。然后派下面工作人员迅速前去加印宣传材料并购买新的礼品。这时接副市长的车子就快到大门口了，米秘书立即给总经理打了电话，告诉他市长已到，然后面带微笑地迎向大门口。会前准备工作相关知识•做好会前的准备工作，是开好会议的先决条件。•小型的会议，准备工作比较简单；•大型的会议，准备工作比较复杂，并且越是重要的会议，准备工作越是复杂。教学提示：重点：会议项目策划；难点：会场布置（一）秘书在会前要做充分的筹划准备工作•秘书在会前要做的充分的筹划准备工作包括以下•五个步骤（见图5-4）。图5-4会前准备工作的步骤明确要点准备议题安排会议议程通知开会会场准备•以上五项具体的内容如下所述。•明确要点•秘书做常规会务，首先要明确领导开会的目的、任务、内容、中心议题，参加人员、会议地点、会期。作为例会，常常是在上一次会议结束时有所交代，秘书应当用心留意。••准备议题•围绕了解到的议题，秘书要准备有关的上级文•件、本单位的文字材料，有关的数据图表等。有的要先做会前调查，以掌握有关的统计数字、有关的能够充分说明问题的资料。12•质量高的工作会议，应当不讨论事先无准备的议题，这是秘书会务工作的第一条原则。秘书应该做好两方面准备（见图5-5）。图5-5秘书应做的准备准备参加会议讨论的人，应当事先知道议题，并为自己在会上讨论的发言做好充分准备秘书要为议题的最后议决准备好必要的材料，也就是秘书要为会上讨论的问题准备好充分的材料要求秘书在可能的情况下，例会前将有关材料发到与会人员手中•安排会议议程•因为会上要讨论的问题不只一个，所以，秘书要根据事务的轻重缓急，安排好议程。科学地统筹安排会议议程是秘书会务工作的第二个原则（见图5-6）。图5-6如何安排会议议程3事关重大的，需要大家开动脑筋进行讨论的内容放在会前放在后面放在会期两头一些例会上宣布周知的内容有的议题部分人可以不参加，就可以迟到或早退，以避免不必要的“听会”可信公司技术训练专题研讨会筹备方案一、会议主题：为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。二、会议的时间、地点：拟定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。会议筹备方案示例如下：三、参加会议人员：公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人。总计50人。四、会议议程：会议由主管副总经理主持。上午：(1)总经理做关于技术训练问题的工作报告。(2)培训部总监专题发言。(3)生产部总监专题发言。下午：(1)分组讨论。(2)人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。(3)主管副总经理做总结报告。五、会议议题：(1)技术训练与提高企业综合竞争力。(2)技术训练与技术创新。(3)如何提高技术训练的质量。(4)技术训练方法的再讨论。六、会场设备和用品的准备：准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。(1)总经理的工作报告。(2)培训部、生产部总监的专题发言稿。(3)公司开展技术竞赛评比的计划(草案)。(4)副总经理的总结报告。八、会议服务工作：由行政部综合协调。附：(1)会议通知。(2)会议日程表。1．确定会议的时间2．会议议程与会议日程会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议时间的安排•在不考虑其他因素时，一般应当先进行部分人员•的议题，再进行全体人员的议题。这样小范围的会场•容易集中、会场好掌握，会议进程也容易紧凑地控制。•秘书也要科学安排工作会议的时间（见图5-7）。图5-7科学安排工作会议的时间工作会议的时间上班开始半小时后，工作会议时间一般不超过100分钟，中间安排一次短暂休息安排会议议程和日程要注意的问题1）要把握会议目的，即了解会议召开的原因2）先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议，根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参加会议3）例会原则上定时召开，且时间不宜过长。4）如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议时间的安排大中型会议的议程一般安排：·开幕式、上司和来宾致辞·上司做报告·分组讨论·大会发言·参观或其他活动；·会议总结，宣读决议；·闭幕式。第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议时间的安排会议议程示例英豪公司销售团队会议议程公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。一、宣布议程。二、说明有关人员缺席情况。三、宣读并通过上次会议的记录。四、东部地区销售活动的总结。五、销售一部关于团队沟通问题的发言。六、公司销售人员的招聘和重组。七、销售二部经理的人选。八、下季度销售目标。会议日程表示例：日期时间内容安排地点参加人负责人备注2008年6月20日8：00报到会议大厅钟秘书签到桌纸笔9：00-10：00总经理讲话小会议厅全体代表投影仪录音录像10：00-10：20休息10：20-11：50公司顾问讲话小会议厅全体代表12：00—午餐天地宾馆全体代表高秘书自助餐14：00-15：30分组讨论小会议厅全体代表15：30-15：50休息15：50-17：30各组代表发言小会议厅全体代表18：00-20：00聚餐天地宾馆全体代表赵秘书20：00离会会场位置必须让上司和与会者方便前往会场的大小应与会议规模相符场地要有良好的设备配置场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区选择会议地点应考虑有无停车场所场地租借的费用必须合理第四章会议管理工作第二节会议的准备工作三、确定会议地点第四章会议管理工作第二节会议的准备工作四、正确确定会人员范围五、准备会议文件资料为上司撰写会议文稿为上司准备材料组织好发言人的文稿准备资料袋第四章会议管理工作第二节会议的准备工作六、发送会议通知1．会议通知的作用周知作用提醒作用凭证作用会议通知方式•通知开会•会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话•通知和书面通知（见图5-8）。图5-8会议通知的三种方式4口头通知电话通知书面通知适用于小型例会，三五个人的碰头会一般是与会者比较分散，尤其是不同单位部门的不定期会，常是以电话通知的形式通告便条式或卡片式的会议通知卡张贴式即黑板启事栏的会议通知秘书在通知开会时是口头和书面并用。即使采用口头通知，秘书也必须一一面告，不宜请人转捎口信。这是秘书会务工作的第三个原则第四章会议管理工作第二节会议的准备工作2、会议通知的发送为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会，均应正式打印会议通知，以示正规和郑重人数较少的非正式会议，可用多种方式进行通知。一些会议在发送通知时应按规定的会议规则行事，如股东会议附上代理委托书如有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份第四章会议管理工作第二节会议的准备工作需要回复的会议可夹一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名对于经常参加某类会议的会员，可用计算机打印出多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新可将会中使用的票证与会议通知一并发出如果与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和反程时间，并说明到达会址的汽车、火车等交通工具线路会议通知样本要作为档案保存第四章会议管理工作第二节会议的准备工作3、会议通知的内容要有具体的会议名称日期、时间、场所要准确无误议题应尽量具体有附加资料时，应写明资料名称及页数会议通知示例会议通知尊敬的客户：为了进一步加强与贵公司的协作关系，听取客户对我公司产品和服务的意见，我公司拟于2003年8月15日上午9：00至下午5：00在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会。敬请回复及光临。附：会议日程及路线图回执请于7月30日以前将回执寄至：北京市朝阳区天地大厦天地公司销售部孙萌小姐，邮编：100110，电话：[phone]。˴我公司参加此次会议，参加人数：˴我公司不能参加此次会议。姓名：公司：•一般通知标题可以省略为“通知”。下面是二个例子：•例文1•通知•五月三十日（周二）下午两点半在三楼小会议室由赵总经理主持召开各部门经理会，讨论本公司上半年销售计划落实问题。请各部门经理准时参加。••总经理办公室•×月×日•例文2•各部门科长会议通知•×年×月×日•事由：为讨论本季度生产计划完成情况及主要问•题，特召开会议，请准时出席。•受文者：各部门各科长•时间：五月三十日（星期二）下午1：30－3：30。•地点：第一会议室••总经理办公室主任×ו上面二个例子，第一个是最常见的文字叙述式会议通知；第二则文字叙述更为直接、简洁，在一些公司、企业，通知单是事先印制好的卡片，只要秘书按与会者名单事先填好发放即可。•会场准备•会场是在发会议通知之前就定下的。小型会议只需确认场所不变，备好桌椅、水具、必要的会议设备，检查电源，做好清洁工作，然后准备好记录用纸即可。5•会场准备有以下要求（见图5-9）。图5-9会场准备的要求要求秘书会务工作的第四个原则就是会场宁略小而勿失于大会场座位的不同排列是根据会议需要来设计的会场布置要与会议主题、性质一致事先制作一块挂在会议室外的牌子，写清正在开会，在什么时间结束，请勿打扰在会议召开前检查会场的桌椅、话筒、录音等设备，还要留意消防、安全因素第四章会议管理工作第二节会议的准备工作4．会场的整体布局类型大中型：方形半圆形小型：圆形大小方形环形回字形马蹄形等布置会议场地（一）会场布局日常办公会、小型座谈会宜采用全围的圆形、椭圆形、长方形、正方形、T字型、回字型、U字型等，所有参加者都能参与讨论。大中型正式会议采用礼堂式、山字型、半圆形。大型茶话会、团拜会、宴会可采用分散式。（二）会场装饰一般小型会议、常规例会，会议室只要清洁明亮，设施完好，用品齐全就行。U字形和回字形会场礼堂式和圆形会场分散式会场教室型亦称而字形E教室形叠层U形董事会长方形会议室中空-椭圆形剧场一层第四章会议管理工作第二节会议的准备工作会场布置的各种必要设施1.横幅：一般悬挂于来宾入口、酒店大堂或是会议主席台上方，以作欢迎和明示主题之用；第四章会议管理工作第二节会议的准备工作2.指示牌：指示标志对于来宾们迅速地找到会场位置非常重要，往往周到的细节安排也会使与会者更能体会到服务的周到，指示牌也要注意统一整个会议的标识；第四章会议管理工作第二节会议的准备工作3.桌牌：在签到处和贵宾位置设备桌牌非常重要，使来宾能根据桌牌快速找到自己的签到或接待位置；第四章会议