秘书学ppt

《秘书学》秘书学《秘书学》绪论《秘书学》辅助期刊：•1.《秘书》杂志，1983年上海大学主办。2.《秘书工作》杂志，1985年中共中央办公厅主办。•3.《办公室业务》杂志，1992年国家档案局主管，中国档案出版社主办。4.《秘书之友》杂志，1984年兰州大学主办。《秘书学》参考书籍：•杨锋：《秘书工作案例与分析》暨南大学出版社，2010年版。孙荣，杨蓓蕾，袁士祥等：《秘书工作案例》（新编秘书学教材系列）复旦大学出版社，2005年版《秘书学》第一节秘书学的研究对象“秘书”秘书工作秘书机构秘书人员《秘书学》第二节秘书学学科特征、与其他学科关系二、秘书学的学科特征实践的应用性、理论的兼容性、时代的发展性三、秘书学与相关学科的关系（一）秘书学与管理学的关系（二）秘书学与领导科学的关系（三）秘书学与写作学的关系（四）秘书学与社会学的关系（五）秘书学与信息学的关系（六）秘书学与公共关系学的关系（七）秘书学与政治学的关系《秘书学》（补充）分支学科发展论•从秘书各项业务内容发展的分支学科•从各行各业秘书发展的分支学科•多学科融合发出的分支学科（当代秘书学）•不同研究方法和领域产生的分支学科（外国秘书概况、中外秘书比较等）返回《秘书学》（补充）秘书史论•中国秘书发展论•外国秘书发展论返回《秘书学》（补充）秘书学科理论•秘书机构•秘书工作原则•秘书工作特点•秘书工作规律返回《秘书学》•原则（略）•特征（见后）：辅助性（从属性）、政治性、服务性、机要性。•规律：总（基本）规律：领导的“需求”线与秘书的“追逐”（贴近）线。主辅配合。《秘书学》秘书环境论•秘书与领导的关系•宏观社会环境•中观组织环境•微观人际环境返回《秘书学》返回秘书参谋辅助秘书事务辅助秘书职能论《秘书学》返回秘书思维方法论秘书工作方法论秘书方法论《秘书学》（一）理论与实践相结合的方法（二）运用比较的方法（三）对其他学科尤其是相关学科的研究（四）高校教师与秘书工作者的合作第三节秘书学的研究方法《秘书学》中国当代秘书学秘书实务文书学秘书写作机关档案管理会议组织学办公日常事务秘书公共关系信访学秘书督促检查秘书信息学秘书协调学秘书参谋学秘书管理学秘书学原理办文办会办事综合性辅助《秘书学》…………党政秘书学企业秘书学商务秘书学司法秘书学公安秘书学涉外秘书学教育秘书学科技秘书学通用秘书学《秘书学》…………秘书心理学秘学素质论管理秘书学秘书教育论秘书协调论当代中国秘书学《秘书学》第一章•秘书•与秘书工作•《秘书学》第一节秘书含义及类别、层级一、秘书的含义:宫中秘藏之书、辅臣、行政职位、社会职业二、秘书的类别1、按服务对象和经济来源的不同，分公务秘书和私人秘书2、按业务范围的宽窄，分通用秘书和专业秘书3、按秘书辅助对象不同，分集体秘书和个人秘书4、按秘书投入精力情况，分专职秘书和兼职秘书5、按不同社会领域，分政治生活、经济生活和科学文化领域秘书三、秘书的层级正部级厅局级处级科级高级中级初级行政级执行级文书级处理文书级《秘书学》第二节秘书工作（秘书系统）•一、含义•秘书工作是以为领导决策及其实施和领导机关工作运转服务为宗旨，通过办文、办会、办事等工作为领导者提供参谋和辅助服务的活动•二、范围•（1）按照秘书工作的不同性质，可包括三个方面：智囊性工作，程序性工作，临时性工作•（2）按照秘书工作的不同业务，可包括两种类型：通用性(秘书工作)；专门性（秘书工作）《秘书学》三.秘书工作的内容：文书、事务、一般管理四、秘书工作的的性质和特点1、辅助性2、综合性3、机密性4、服务性5、中介性五、秘书工作的作用1、枢纽作用2、参谋助手作用3、耳目作用4、协调作用5、门面作用6、公共关系的作用六.新时期秘书工作的要求1、四个转变2、六个强调《秘书学》四个转变：•从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋献策；•从收发传递信息转变为综合处理信息；•从单凭老经验办事转变为实行科学化管理；•从被动服务转变为主动服务。《秘书学》秘书工作的“六个强调”：•1.强调调查研究工作；2.强调信息工作；•3.强调信访工作；•4.强调协调工作；•5.强调督察工作；•6.强调党务、政务服务工作。《秘书学》案例一：皇朝贸易公司总经理办公室的秘书李丽聪明能干，在公司深受重用。她经常与罗浪斯的总经理秘书陈珍妮一块游玩。两家都进行皮革出口贸易。虽然两人的性格完全不一样，李丽热情开朗，乐于助人，陈珍妮温柔沉静，内向含蓄，两人几乎是无话不谈的好朋友。一次闲聊时陈珍妮说最近的心情不太好，因为公司的生意一直不佳，总经理急得茶饭不思，并且常常把气出在她身上。李丽说：“你也不要太在意，我们作秘书的要自己调节心情，我们公司的成绩倒不错，我们经理在今天早上就签订了一个合作意向书，有上千万元。如果这笔生意做成，可以赚进一百多万元。我没法告诉你详细情况。但这次谈判确实非常顺利。”李丽一边说，一边沉浸在谈判成功的喜悦之中。案例分析《秘书学》过了几天，李丽跟随总经理去白天鹅宾馆与德国某贸易代表团签订正式合同时，过了约定时间，还不见代表团的影子。后来德国某公司长驻中国的代表打电话过来说：“代表团已于昨天回国，就在昨天上午与贵市的罗浪斯公司签订了购货合同，价格低于贵公司百分之十。”皇朝贸易公司上上下下都非常沮丧，李丽更是懊悔无比，她懊悔没有提醒总经理及时采取快速行动。也责怪自己没有时时注意德国代表团的动向。另她百思不得其解的是：罗浪斯公司知怎样获取德国代表团的情报的？他们是如何抢走生意的？案例分析《秘书学》1.罗浪斯公司是怎样获得德国代表团的购货合同的？2.秘书与亲朋好友谈话或闲聊时，是否可以不分场合、不分对象的畅所欲言？3.企业的机密有哪些？4.秘书在日常工作中应该怎样做好保密工作？思考题《秘书学》案例二：高级秘书的过人之处他们是被这样描述的一个特殊群体，外表靓丽、谈吐高雅、学历大学本科以上，都能讲一口流利的英语；多年的外企工作经历使他们具有良好的沟通、判断和预见能力；很多人持有外国护照，年龄偏大，月薪基本在8000元以上。这些白领丽人被称作“高级秘书”，包括跨国公司的首脑秘书，董事会秘书，地区总裁秘书等。随着中国加入WTO，越来越多的外资企业进入我国，我国的秘书们正面临着与国际秘书行业接轨的现实，高级秘书已成为人才市场上的珍稀资源。案例分析《秘书学》高级秘书的七大高人之处：第一高：综合素质要求更高第二高：责权更重第三高：薪水更高第四高：表达能力更高第五高：发展愿望更高第六高：道德水平要求更高第七高：成就感更高案例分析《秘书学》1.高级秘书“高”在何处？2.怎样才能成为一名高级秘书？思考题《秘书学》以下是秘书小林认为作为秘书应该牢记的内容，请选出不恰当的选项，并简要分析。1.注意不要把通过业务了解的机密透露给无关人员。2.注意公司内外人际关系，不要损害上司以及公司的形象。3.营造上司和秘书相互适应对方工作方式的工作环境。4.即使有其他业务，也要执行上司的指示。5.注意仪表整洁，符合秘书身份。例题一《秘书学》（1）如答案“唯一”，就是“3”。（2）第“4”点应具体对待。如果秘书在接受上司的指示时，发现接受的工作与自己现有的工作在时间上有冲突，自己无法错开，那就应马上说出来，请上司指示。秘书经常会从不是自己的直接上司那里接受一些指示，如果事情简单，就另当别论，如果执行起来要花费一定的时间和精力，就应该向自己的直接上司汇报。如果不向自己的直接上司汇报，上司又从其他的人那里听到了这件事的话，他可能会不高兴。《秘书学》刘英大学毕业后到机关搞财务工作，一干就是三年。她敬业守职，专心干本职工作，按时上下班，独立工作能力较强，已被领导作为业务尖子培养，被同事两次评为工作绩效显著的先进工作者。她性格内向，不善交往。工作中十分专著很少顾及其他问题；生活中受到父母无微不至的关爱，业余时间除了看看书，写点小文章，其他事情全由母亲包办。单位领导在报刊上经常读到刘英的文章，认为她文字功夫好又积极肯干，将她调到办公室当秘书。但干秘书工作半年多，刘英感到很不适应，处处不顺手；领导和同时也很不满意。试分析刘英应作哪些方面的调适？案例分析《秘书学》•参考意见：1.刘英需要增强生活能力，与办公室工作中替领导安排活动、做好接待工作等事务相通；2.注重实用文体写作的锻炼（与在报刊上发表文章不是一回事）；3.锻炼自己的交际能力。《秘书学》第二章秘书机构《秘书学》第一节秘书机构的设置一、秘书机构的含义秘书机构是各级各类领导机关的综合性办事机构。例如：办公厅、办公室、秘书局、秘书处、秘书科、调研室、政务处、政工科、综合处等二、秘书机构的地位秘书机构处在领导机关的中心位置，是领导决策层的公务支撑、服务及综合辅助层次，其作用高于直属下级组织和职能部门《秘书学》领导决策层秘书机构职能机构《秘书学》《秘书学》《秘书学》《秘书学》第二节秘书机构的任务一、秘书机构任务的时代发展二、秘书机构任务的层次区别三、秘书机构所处社会领域的区别四、秘书机构的基本职能助手职能、参谋职能、枢纽职能、协调职能、保密职能、公关职能五、秘书机构的工作要求1、明确职责、权限、目标、任务2、制定秘书工作各项制度和标准3、分清主次，有条不紊4、科学安排工作程序5、准确细致、切实无误6、迅速果断、讲求实效7、忠于职守、安于职分8、不断提高素质能力《秘书学》第三节秘书机构的领导和管理一、秘书部门和秘书人员管理的内容（一）机构与部门职责（二）岗位责任制（三）工作程序和工作方法（四）信息系统和办公自动化二、秘书人员的自我管理（一）工作管理：明确工作计划、区分轻重缓急（二）行为管理：语言、举止、态度（三）时间管理：科学合理的利用时间（四）办公环境管理：整洁美观《秘书学》30出头硕士毕业生李某年轻有为，已是某政府机关办公室主任。老主任对李某的工作相当支持，在李某的主持下，办公室欣欣向荣。后来，老主任退休了，上级派来一位拥有博士学位的同样年轻的孙某任正主任，大家原以为办公室主任和副主任都是能干的高学历的年轻人，办公室工作一定回更上一层楼，然而情况恰恰相反，两位主任经常对立甚至冲突，而且两人相互之间不沟通，给予下属的指令经常意见不一。一件事若按副主任要求来做，权利更大的正主任要下属重头来过，这样，搞得办公室工作没有效率，更重要的是让下属感到无所适从，而且这种两驾马车式的管理使办公室管理相当混乱，结果领导将两位主任全部换掉，又派了一位主任来，办公室工作才走上正轨。案例分析《秘书学》案例分析《秘书学》第四节外国秘书机构与中外领导人对秘书机构的重视一、权利化机构：美国总统办公厅、德国联邦总理府二、半权利化机构：英国内阁办公厅、日本内阁官房三、服务性办事机构：德国联邦总统办公厅、英国枢密院办公厅、奥地利总统办公厅四、中国领导人与其秘书机构：毛泽东、杨尚昆、吴玉章五、外国首脑与其秘书机构：撒切尔夫人、弗朗索瓦·密特朗、罗斯福总统（霍普金斯）、里根、丘吉尔《秘书学》第三章秘书系统职能•决策辅助•信息沟通•督查保证•关系协调•事务服务《秘书学》第四章秘书人际关系人际关系秘书《秘书学》•美国著名的成功学家、营销大师卡耐基先生，曾经提出这样一个公式：成功＝15%的专业技术知识＋85%的为人处事也就是说，一个人要想成功，15%依靠专业技术知识，85%依靠为人处事的技巧。《秘书学》案例一•小毅是一位大学一年级的男生。他非常希望在学校里能结识几个知心朋友，可又觉得其他的同学都不够真诚，而难以与他人谈自己的真心话，因此感到十分孤独。《秘书学》案例二•方方是一位大学二年级的女生。她与好友晓莉一直关系非常好。最近，她知道晓莉在她评三好学生时说了她的坏话，导致她失去了评三好学生的机会。她心里很痛苦。《秘书学》曾仕强谈人际关系•关系良好的，可以得到好的机会，加上正当的努力，效果会更好。•有关系、没关系；没关系、有关系。只要合理，就没有什么不好。•关系正常时，运用正当化，是大家努力的目标。《秘书学》曾仕强（“中国式管理之父”）谈人际关系•人际关系本身是中性的，运用得恰当，便是良好的人际关系；用错了，当然产生不好的影响。行为正当的人对拉关系、套关系，实在不必过分敏感。往好的方面想，反而容易获得良好的