秘书实务之信息工作

信息工作1信息工作概述2信息工作程序图3信息的收集与整理4信息的传递与存储5信息的开发与利用6信息的反馈7技能训练教学目的•通过本模块的学习，熟悉信息工作的基本程序，能够运用多种方法收集信息及对信息进行系统整理、有效传递、有序存储、开发利用，掌握信息利用服务的方法并做好信息服务工作。教学重点与难点1、教学重点•信息工作的程序与方法；•收集信息的渠道和方法；•信息整理工作；•传递信息工作；•信息利用与反馈工作。2、教学难点•信息工作的程序与方法；•信息工作案例分析；•技能训练。案例导入：（教材）P179案例一、二•小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书，虽然他早就听人说过信息是资源，是财富，但究竟它的价值有多大，对领导决策起多大作用，总感到说不清。在一次领导办公会上，办公室卢主任让小张做记录，他才对信息工作有了切身的理解。•会上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业的竞争力，要求把刚刚收回的一大笔资金，重点投放到购买机械设备上。管财务、管生产的副厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时，卢主任说他想向各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。领导们的目光一起转向了他。•“我先说几条信息请领导们参考：一是我国粮食进入市场后，粮价上调的趋势十分明显；二是国际上几个主要粮食进口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性粮食歉收趋势已定；三是供应我厂工业粮食原料产量区今年都遭到严重的水灾；第四，今年又是乡镇企业发展很快的一年，这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的食品和酿酒业，都将以粮食为原料。根据以上情况，我预计，近期粮价必上涨，而且上涨幅度较大，可能每千克上涨0．2至0．5元之间；我厂每年工业原料用粮10万吨，按每千克原料用粮上涨0．3元计算，每吨将上涨300元，10吨就是3000元，全年就是3千万!因此，我建议当务之急是在粮食涨价前购进原料，这样可以降低成本，提高竞争力，获得可观的经济效益。然后再把获得的盈利投入技术改造；由于经济实力增强了，我们进行技术改造的起点可以更高些，最好能达到国际先进水平。这样，就为我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础。……”•卢主任的发言结束后，会场一片寂静。领导们有的拿出计算器仔细地算着；有的掏出钢笔，在本子上写着；还有的托着腮在沉思……•过了一会儿，厂长的发言打破了寂静：“卢主任提出了一个值得我们深思的问题。我同意他对粮食价格变化所作的分析和预测。摆在我们面前的问题，是先搞基本建设和技术改造，还是先购进即将涨价的原料，取得经济效益后再以更大的投入进行高起点的技术改造。请大家对这两个方案再议一议。”大家七嘴八舌讨论起来，会议气氛十分活跃。经过反复比较、分析、论证，厂领导最后一致同意采纳卢主任的建议：先购进粮食原料，再进行技术改造。后来的事实证明，卢主任的预测是完全正确的，他的方案使企业获得了巨大的利润，整整多赚了一个亿!小张敬佩地对卢主任说：“看来信息是金钱的说法一点不假!您是怎样获得这些信息的呢?”卢主任说：“信息变化极快，信息工作无止境。这次我们虽然从大量信息中淘出了一些金沙，但不知还有多少金矿等待我们去开掘、去淘洗、去利用。稍一马虎，它就会从你眼皮底下溜走。淘金，把小张引入了对信息工作的深层思索•从这件事中，你对信息工作有哪些认识与启发？1信息工作概述信息的含义及类型（阅读教材：P172）•对事物的特征和变化的客观描述，是事物的运动状态经过一定的方式传递后的再现。•文字形态、声像形态和记忆形态。信息的特点（大家谈）1、可量度2、可识别3、可转换4、可存储5、可处理6、可传递7、可再生8、可压缩9、可利用10、可共享信息对秘书工作的意义•秘书人员辅助领导决策的依据；•秘书人员处理日常事务的依据。•秘书人员起草文书的基础；•秘书人员协助管理、协调关系的依据。信息工作的基本要求•及时、准确、全面、适用目前最急需的信息•预测性信息动态性信息•反馈性信息综合性信息秘书信息工作的特点•普遍性紧迫性开拓性2信息工作程序图收集整理存储传递利用开发反馈3信息的收集与整理信息的收集1、范围•政策法规信息；社会动态信息•组织内部信息；国际信息•同级相关信息；贸易信息•客户信息；交际信息信息的收集2．渠道•信息网络渠道、大众传描媒介渠道•文书渠道、调查渠道•会议渠道、图书馆渠道•关系渠道、信访渠道•档案渠道、信息机构渠道信息的收集3、方法1)观察法2)询问法3)问卷法4)阅读法5)交换法6)索取法7)购置法8)网络法信息的收集4、原则•价值原则•时效性原则•层次性原则•针对性原则•全面系统性原则信息整理1、分类方法1）字母分类法；2）主题分类法；3）来源分类法；4）地区分类法；5）数字分类法；6）时间分类法。信息整理2、筛选方法1）查重法。2）时序法。3）比较法。4）测评法。3、校核方法1）溯源法。2）比较法。3）核对法。4）逻辑法。5）调查法。6）数理统计法。信息整理4、综合分析方法1）点面结合法。2）定性定量分析法。3）预测分析法。5、信息加工的形式1）编写信息简报。2）信息资料的编写。4信息的传递与存储信息传递的方法（4个）当面对话召开会议1、语言传递接打电话电台传送电视传输文本2、文字传递表格图表表格示例收文机关名称收文号收文日期年月日存档号柱状图企业业务与网站的结合程度（网站比例%）05101520253035非常紧密比较紧密一般不太紧密基本没有系列2饼状图各类网站拥有的在线数据库数和所占比例其他5887政府网站9099企业网站92302商业网站23951教育科研机构网11241个人网站11541其他非赢利机构15846折线图旅游交通信息更新周期（网站比例%）05101520253035不固定六月以上每六月每三月每月每两周每周每三日每日系列1框图收集整理存储传递利用开发反馈组织图校长教学副校长副校长后勤副校长教务科实习基地教研组图书馆实验室学生科招生就业办办公室人事科总务科财务室门卫食堂医务室信息传递的方法电话、电报3、电讯传递传真电子邮件摄影、摄像4、实物及辅助设备传递投影实物展示信息存储1、方法登记编码存放排列检索2、方式手工存储、计算机存储、电子存储、缩微胶片存储。5信息的开发与利用信息的开发1、形式剪报、剪报、索引、目录编制、文摘简讯、调查报告、资料册和综述。2、方法汇集法。归纳法。纵深法。连横法。图表法。转换法。信息的利用1、信息利用服务的途径（1）信息检索服务①信息复制服务。②信息发布服务。③数据库检索服务。④网络信息检索。⑤电子期刊利用。信息的利用(2)信息加工服务(3)定题、查询利用服务(4)信息咨询服务(5)网络信息服务6信息的反馈信息反馈的形式1、正反馈和负反馈2、纵向反馈和横向反馈3、前反馈和后反馈信息反馈的方法1、口头反馈2、书面反馈3、通讯反馈注意事项•既报喜也报忧•做到快准结合•做到深浅结合•做到冷热结合7技能训练•1．收集有关环保信息，然后将信息资料整理成一本小册子，供宣传普及用。•2．收集技能考证方面的信息，包括外语等级、计算机等级、教师资格证证书、职业资格鉴定证书、上岗资格证书等，因各人情况不同，请你根据你小组成员的情况，整理出适合他们参加考试的信息。•3．到学校就业指导办公室索取今年来本校招聘的用人单位信息，并将这些信息整理加工，形成《今年招聘计划表》、《用人单位对毕业生素质的要求》等信息材料。问题讨论1、为什么说“在一定程度上，秘书工作就等于接收、变换、传输信息的工作”？2、秘书收集信息的渠道和方法有哪些？3、秘书如何做好信息整理工作？4、秘书如何准确、快速地传递信息？5、秘书如何做好利用与反馈工作？