秘书实务第四章(会议管理)

现代秘书实务秘书实务篇第四章会议管理工作第四章会议管理工作一会议工作概述一、会议的概念第一种：会议是人们有组织的会晤、议事的行为过程。至少有三人以上，以一定的方式聚在一起，为了某个确定的问题展开讨论，以求解决方式，如工作会议、记者招待会、产品展销订货会等。第二种：会议是一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织，如每年三月召开的全国两会、上海经济合作领导人会议等。第四章会议管理工作第一节会议工作概述二、会议的内涵会议:人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程会见:又称接见、拜会会谈:是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见第四章会议管理工作第一节会议工作概述二、会议的内涵会议的构成要素基本要素：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程等其他要素：名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等第四章会议管理工作第一节会议工作概述三、会议的主要种类按组织类型内部会议外部会议正式会议非正式会议按时间方面的规定性定期会议不定期会议按出席对象联席会内部会代表会群众会第四章会议管理工作第一节会议工作概述按功能性质决策性讲座性执行性告知性学术性协调性报告性谈判性动员性纪念性等按议题性质专题性综合性按规模大小特大型大型中型小型按会议采用的方式手段常规会广播会电话会电视会网络会第四章会议管理工作第一节会议工作概述四、公司常见会议的类型（内部）经理例会与特别会议员工例会股东大会和董事会议公司年会第四章会议管理工作第一节会议工作概述四、公司常见会议的类型（外部）客户咨询会产品展销订货会业务洽谈会新产品新闻发布会五、会议的意义1．会议是一个集思广益的渠道第四章会议管理工作第一节会议工作概述2．显示一个组织或一个部门的存在3．会议是一种群体沟通的方式第四章会议管理工作第一节会议工作概述六、会议的目的◆开展有效的沟通◆传达资讯◆监督员工、协调矛盾◆达成协议与解决问题◆资源共享◆开发创意◆激励士气◆巩固主管地位第四章会议管理工作第一节会议工作概述情景案例波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品订货会，参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示，而公司没有放映机，租借放映机的任务交给了总经理秘书刘秘书。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘秘书打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。刘秘书一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘秘书马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场，刘秘书心急如焚……（一）制定会议方案的一般原则减少会议次数原则严守时间原则会议通知的明确性原则缺席迟到的事前联络原则效率性原则第四章会议管理工作第二节会议的准备工作一、会议筹备方案的拟定（二）会议筹备方案的内容确定会议的主题与议题确定会议的名称确定会议的议程确定会议的时间和日期确定会议所需设备和工具第四章会议管理工作第二节会议的准备工作一、会议筹备方案的拟定确定会议与会代表的组成确定会议文件的范围，做好文件的印制和发放工作确定会议经费预算确定会议住宿和餐饮安排确定会议的筹备机构第四章会议管理工作第二节会议的准备工作一、会议筹备方案的拟定（三）会议筹备方案的作用确保会议的周密安排确保会议服务质量和沟通协调到位确保领导的意图得以贯彻执行第四章会议管理工作第二节会议的准备工作一、会议筹备方案的拟定（四）电话会议及视频会议的知识1、电话会议是利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地点的人员举行会议。适用于规模不大、办公地点集中的企业2、视频会议利用通信网络传递图像文字和声音信号的一种现代化会议方式。布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施等第四章会议管理工作第二节会议的准备工作一、会议筹备方案的拟定（五）会务机构分工的要求1、根据会议的规模和类型组织人员队伍。2、会务机构要分工明确、责任到人。3、加强协调，定期沟通。第四章会议管理工作第二节会议的准备工作一、会议筹备方案的拟定可信公司技术训练专题研讨会筹备方案会议筹备方案示例如下：第四章会议管理工作第二节会议的准备工作一、会议筹备方案的拟定会议筹备方案的内容要尽可能全面和具体，开头要阐述会议召开的依据和目的，主体部分要条分缕析，逐条说明，使人一目了然。对于会议的经费、组织机构、会议议程和会议服务等问题要充分协调，并将具体的安排以附件的形式一起报送领导。第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议筹备工作程序组建会议筹备委员会分成筹备小组形成筹备方案领导审核方案1．主题会议主题是会议讨论的中心议题，例如“双代会”的主题是选出新一届学生会和团委会的干部。2.议题会议议题是会议讨论的内容，这个内容可以是若干项的，如“双代会”召开的议程中包括的内容。第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议筹备工作程序（一）会议主题和议题1．确定会议的时间2．会议议程与会议日程会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议筹备工作程序（二）会议时间的安排安排会议议程和日程要注意的问题1）要把握会议目的，即了解会议召开的原因2）先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议，根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参加会议3）例会原则上定时召开，且时间不宜过长。4）如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议筹备工作程序（二）会议时间的安排大中型会议的议程一般安排：·开幕式、上司和来宾致辞·上司做报告·分组讨论·大会发言·参观或其他活动；·会议总结，宣读决议；·闭幕式。第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议筹备工作程序（二）会议时间的安排会议议程示例英豪公司销售团队会议议程公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。一、宣布议程。二、说明有关人员缺席情况。三、宣读并通过上次会议的记录。四、东部地区销售活动的总结。五、销售一部关于团队沟通问题的发言。六、公司销售人员的招聘和重组。七、销售二部经理的人选。八、下季度销售目标。会议日程表示例：日期时间内容安排地点参加人负责人备注2015年6月20日8：00报到会议大厅钟秘书签到桌纸笔9：00-10：00总经理讲话小会议厅全体代表投影仪录音录像10：00-10：20休息10：20-11：50公司顾问讲话小会议厅全体代表12：00午餐天地宾馆全体代表高秘书自助餐14：00-15：30分组讨论小会议厅全体代表15：30-15：50休息15：50-17：30各组代表发言小会议厅全体代表18：00-20：00聚餐天地宾馆全体代表赵秘书20：00离会会场位置必须让上司和与会者方便前往会场的大小应与会议规模相符场地要有良好的设备配置场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区选择会议地点应考虑有无停车场所场地租借的费用必须合理第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议筹备工作程序（三）确定会议地点（四）正确确定会人员范围（五）准备会议文件资料为上司撰写会议文稿为上司准备材料组织好发言人的文稿准备资料袋第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议筹备工作程序（六）发送会议通知1、会议通知的作用周知作用提醒作用凭证作用第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议筹备工作程序第四章会议管理工作第二节会议的准备工作2、会议通知的发送为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会，均应正式打印会议通知，以示正规和郑重人数较少的非正式会议，可用多种方式进行通知。一些会议在发送通知时应按规定的会议规则行事，如股东会议附上代理委托书如有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份第四章会议管理工作第二节会议的准备工作需要回复的会议可夹一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名对于经常参加某类会议的会员，可用计算机打印出多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新可将会中使用的票证与会议通知一并发出如果与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和反程时间，并说明到达会址的汽车、火车等交通工具线路会议通知样本要作为档案保存第四章会议管理工作第二节会议的准备工作3、会议通知的内容要有具体的会议名称日期、时间、场所要准确无误议题应尽量具体有附加资料时，应写明资料名称及页数会议通知示例会议通知尊敬的客户：为了进一步加强与贵公司的协作关系，听取客户对我公司产品和服务的意见，我公司拟于2003年8月15日上午9：00至下午5：00在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会。敬请回复及光临。附：会议日程及路线图回执请于7月30日以前将回执寄至：北京市朝阳区天地大厦天地公司销售部孙萌小姐，邮编：100110，电话：[phone]。˴我公司参加此次会议，参加人数：˴我公司不能参加此次会议。姓名：公司：（七）布置会场1．会场的整体格局面门为上居中为上以远为上前排为上第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议筹备工作程序2．主席台座次的安排前排高于后排中央高于两侧国内政务会议左高右低国际会议右高左低主持人：居中设座自由择座发言人：就座位置发言国内会议主席团前面中间位置国际会议前排右前方发言第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议筹备工作程序第四章会议管理工作第二节会议的准备工作3．会场的整体布局类型大中型：方形半圆形小型：圆形大小方形环形回字形马蹄形等第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议筹备工作程序会场类型与会者主席团方形会场类型半圆形会场布置的各种必要设施1.横幅：一般悬挂于来宾入口、酒店大堂或是会议主席台上方，以作欢迎和明示主题之用.第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议筹备工作程序2.指示牌：指示标志对于来宾们迅速地找到会场位置非常重要，往往周到的细节安排也会使与会者更能体会到服务的周到，指示牌也要注意统一整个会议的标识；第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议筹备工作程序3.桌牌：在签到处和贵宾位置设备桌牌非常重要，使来宾能根据桌牌快速找到自己的签到或接待位置；第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议筹备工作程序4.胸牌：设置统一的胸牌，可用不同的颜色及文字区分会场人员的身份，更加容易识别和协调人员.第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议筹备工作程序5.签到处：供来宾签到或咨询以及办理手续的地方；6.签到处背景板：在签到处的后方设置签到处背景板，更能体现会议的专业性；第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议筹备工作程序7.会场主背景板/背景墙：会议主席台后方通常会搭建起一块主题背景，上有会议主题及主办机构信息第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议筹备工作程序（八）准备会议所需物品、设备（九）安排食宿（十）大型会议的接(送)站、报到第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议筹备工作程序（十一）大型会议的经费预算会议资料费邮电通讯费用会议设备和用品费会议办公费会议宣传交际费会议住宿补贴费会议伙食补贴会议交通费第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议筹备工作程序1.会议的时间成本第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议筹备工作程序2.直接的会议成本第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议筹备工作程序3.效率损失成本第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议筹备工作程序（一）会务筹备情况检查的主要内容1、会议准备是否充分。2、会议期间能否排除各种干扰。3、环境条件与用品准备。4、文件材料的准备情况5、会场布置情况的检查6、会议保卫工作的检查第四章会议管理工作第二节会议