秘书工作概述

高等职业教育“十一五”规划教材第一章秘书工作概述学习目标：知识目标：通过本章的学习，能了解秘书的概念、类别和职业特征，掌握秘书工作的内容、性质和作用，以及秘书工作机构的性质、地位和职能等有关知识点。技能目标：通过训练，能初步掌握如何对秘书工作进行绩效管理等技能。案例导入陈玲是香港某家上市公司董事局主席的秘书。当初她由猎头公司的推荐，通过了公司的初试、复试和面试后，接到了大老板的预约通知。见面后，大老板和她简单地聊了几句之后，忽然微笑着问道：“陈小姐，您知道，香港有多少只老鼠吗？”面对着这突如其来的问题，陈玲有些茫然和紧张，她表面在微笑，但脑子里面却迅速地琢磨：他为什么会问这个问题？这个问题的点在哪里？正确的解题思路应该怎样？是回答一个准确数字还是回答一个解题方式？陈玲稍加思索，气定神闲地说出了自己凭经验和直觉得到的想法：“我想应该是有N只吧！在香港，哪些地方会有老鼠，这些地方又可以分为哪几大类，每个大类中，卫生状况不同的家庭或地区平均会有多少只老鼠，我们不可能挨家挨户地去核实老鼠的具体数量，唯一可行的是在每个大类的区域抽取家庭样本，从而得出不同区域中家庭的平均老鼠密度，再乘以这个区域的家庭总数，最终获得一个大致的数目。为了验证这个结果是否准确，还可以采用其它方式，例如找卫生管理委员会查阅有关研究报告，或者找卖老鼠药的行业协会了解其销售情况，或者找有关专业人士做一份抽样调查。”陈玲发现，她这样有条有理地说话时，对方虽然不动声色，但他的眼神却是越来越多欣赏和赞许的意思，以致到最后，他也终于忍不住点头笑道：“你的回答相当专业，我很满意。”案例简析从这个案例中，我们可以看出，大老板别出心裁的提问，其实真正的目的就是想在陈玲毫无心理准备的情况下，出其不意地考查她的应变能力、判断能力、结构思维能力、逻辑思维能力、语言表达能力和创意能力等等。由此可见，秘书工作要求其从业人员必须具备较高的综合素质，以及多方面的知识与技能，这是一个充满着机遇与挑战的职业。第一节秘书的概念、类别与职业特征一、秘书与秘书工作的概念我国劳动和社会保障部制定的《秘书国家职业标准》中明确指出，秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。秘书工作则是秘书及秘书机构以领导者和领导机关为对象，开展的一系列近身综合辅助和公务服务活动，其目的在于通过近身综合辅助和公务服务，减轻领导的事务负担以便集中精力处理决策大计，协助领导提高工作效率和优化工作效果。二、秘书的类别与层次（一）从服务对象上分1．公务秘书公务秘书是指为各级党政机关、军队、国有或集体企事业单位、群众团体服务，由组织和人事部门选调任命，从国家机关或企事业单位领取薪酬，在编制上属于该机关、该单位的秘书人员。2．私人秘书私人秘书是指为私营企业、民办企业、个体经营者、外资企业及个人服务，由个人聘用，并由雇主本人支付薪酬，不在国家编制之内的秘书人员。（二）从工作性质上分1．党政秘书党政秘书是指辅助党政机关领导人和领导集体实施决策与管理，保障机关各项工作正常运转的秘书。2．企业秘书企业秘书是指在公司企业中专门为企业领导统筹公司的各项事务而服务的秘书。3．商务秘书商务秘书是指在公司企业的经营活动中，专门辅助领导处理各类商业性事务的秘书。（三）从业务内容上分1．行政秘书行政秘书是指协助领导处理公务、实施管理的秘书，具有较强的协调能力和组织能力，是领导的重要助手。2．文字秘书文字秘书是指专职从事以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书，具有较强的口头与文字表达能力，俗称“笔杆子”。3．事务秘书事务秘书是指以办理文书、筹办会议、接待来宾以及处理单位日常事务为主要工作的秘书。4．机要秘书机要秘书是指处理机关机密文件的秘书，主要负责领导办公室的保密工作和管理领导的文电材料，承办领导交办的机密事项，为领导提供必要的帮助和服务。5．会议秘书会议秘书是指专门从事会议策划、组织、安排、协调等工作的秘书。6．通讯秘书通讯秘书是指负责管理通讯事务以及各种通讯设备，如电话总机、电传、传真等工作的秘书。7．信访秘书信访秘书是指负责通过办信、接访，沟通领导机关与人民群众的联系，加速政策的贯彻落实工作的秘书。8．公关秘书公关秘书是指能够协助领导协调关系、处理矛盾、树立和维护组织良好形象的秘书，具有较好的性格修养和较强的社交能力，善于广结良缘。9．外事秘书外事秘书是指从事外事服务工作的秘书，主要从事口头和书面的翻译，并负责外宾的接待工作，具有较高的政策水平和外语口译、笔译能力。10．其他秘书由于各单位的职能和级别不同，有的单位还配有一些专门的秘书，如教学秘书、科研秘书、法律秘书、新闻秘书等等。另外，对秘书除了可以进行横向分类外，还可以进行纵向分级，即把秘书分为初级秘书、中级秘书和高级秘书三个层次。（一）初级秘书初级秘书主要从事操作性的服务工作，帮助领导处理一些日常程序性的琐事和杂务，如核对打印文稿、整理保管资料、操作电脑、接听电话等。（二）中级秘书中级秘书主要从事辅助管理事务和部分操作性事务，消除领导在决策与管理过程中的各种技术障碍，如筹办会议、安排日程、撰拟文稿、协调关系等。（三）高级秘书高级秘书是指秘书部门的负责人、助理、首脑机关的专职秘书等，他们主要是在高层领导身边从事高级参谋和助手的工作，主要是在智能上辅助领导，如分析研究信息、提供决策方案、拟订重要文件、参与对外谈判等。三、秘书的职业特征（一）工作的依存性（二）服务的全面性（三）角色的差异性（四）才能的复合性第二节秘书工作的内容、性质与作用一、秘书工作的内容（一）政务性工作1．参谋辅助2．协调工作3．调查研究4．信息工作5．督查工作（二）业务性工作1．文稿撰写2．文书处理3．档案管理4．会务工作5．信访工作6．保密工作7．公关工作（三）事务性工作1．接待工作2．日常事务3．通信联络4．随从工作二、秘书工作的性质（一）工作位置的政策性（二）工作形式的事务性（三）工作内容的综合性（四）工作作用的辅助性（五）工作职能的服务性（六）工作范围的机密性（七）工作效果的潜隐性三、秘书工作的作用（一）助手作用（二）参谋作用（三）桥梁作用（四）信息作用（五）督查作用（六）窗口作用第三节秘书工作机构的性质、地位和职能一、秘书工作机构的设置（一）单一式秘书机构的单一式，又称作“集中式”，是指只具备一名专职或兼职的秘书人员直接为领导人员或业务部门提供综合服务的一种组织结构模式。这种机构设置常见于级别较低的机关或企事业单位，它的优点是任务清楚，权责分明，行动迅速，便于调遣。缺点是由于任务过多，负荷过重，易使秘书人员精力分散，因工作忙乱而出错。领导层秘书文书信息督查信访会务||（二）分设式秘书机构的分设式，又称为“分理式”，是指根据领导人员和领导机构的工作实际和需要，在设置办公室的同时，又设置若干与办公室平级的其它秘书部门，以适应秘书机构职能分工的需要的一种组织结构模式。这种结构模式比较适宜于大中型机关或单位，它的优点是有利于秘书人员发挥个人业务专长，有利于规范化和科学化管理，提高工作效率。缺点是不便于直接为领导者服务，协调不力会造成工作失调，业务易重复交叉，易生混乱。领导层办公室研究室文档处信息处信访处|||（三）综合式秘书机构的综合式，又称作“综理式”，是指根据机关或单位的整体需要，只设置一个办文、办事、办会等秘书事务均归口管理的综合办公部门，而在它的下面再根据专业化分工和分级管理的原则设置一些派出机构或不同专业、层次的内设机构的一种组织结构模式。这种结构模式适宜于地、市、县级以上的机关，它的优点是因实行专业分工，而使工作效率明显提高，利于统一规划和协调，信息反馈迅速，工作程序简化，节省人力物力。缺点是办公室负责人的事务繁多，责任重大，因而难于整体协调。另外，如果分工不细，不精，员工的工作也容易产生交叉和重复现象。领导层办公室秘书科文书科调研科机要科档案科接待科信访科|||二、秘书工作机构的性质（一）从所处地位看，是一种从属性机关（二）从活动内容看，是一种综合性机关（三）从工作性质看，是一种辅助性机关三、秘书工作机构的地位（一）秘书机构是辅助服务机构（二）秘书机构是综合办事机构（三）秘书机构是协调沟通机构（四）秘书机构是要害中枢机构四、秘书工作机构的职能（一）综合办事职能（二）枢纽协调职能（三）信息管理职能（四）助手参谋职能（五）督促检查职能（六）后勤保障职能（七）“不管部”职能五、秘书工作的管理（一）秘书工作管理制度1．目标管理制度目标管理的过程一般包含三个步骤：第一，建立一套完整的目标体系；第二，组织目标实施；第三，进行目标考核。2．岗位责任制度秘书部门的岗位责任制度，一般包括领导者对秘书工作的职责、办公室主任的职责和秘书人员的职责三大部分。3．请示报告制度一般情况下，以下问题必须加强请示报告：1）涉及大政方针的问题；2）贯彻重大部署的问题；3）无章可循的新情况、新问题；4）对外行文和召开会议答复重要问题；5）改变机关、单位原有规章制度和长期形成的传统惯例；6）领导交办、批办的事项；7）重要客人的接待；8）重要物资设备的购置处理；9）企事业单位发生的事故等。4．调查研究制度秘书部门应当建立和完善调查研究的制度和办法，积极采取定时、定人、定点深入基层的调查研究，建立蹲点轮换、下放等制度。并要建立信访、督查、信息等工作与调查研究相结合的制度。5．专业领域制度秘书部门的专业领域制度主要有文书工作制度、档案管理制度、会议工作制度、信访工作制度、信息管理制度、保密工作制度、印信管理制度、值班工作制度等等。（二）秘书的绩效管理绩效是指一个组织的成员完成某项任务以及完成该任务的效率与效能。秘书的绩效管理包括岗位绩效目标的设立、绩效测评方法的选择、绩效测评标准的制定以及绩效测评的实施等，下面简要介绍一下绩效测评方法。常用的绩效测评方法有等级评定法、强迫分布法、关键事件法等，其中，等级评定法是最容易操作和最普遍应用的评定方法。等级评定法的操作形式是，给出不同等级的定义和描述，然后针对每一个评价要素或者绩效的指标，按照给定的等级进行评估，最后再做出总的评价。等级评定法的最后评估等级一般设为以下五个：A级——卓越；B级——优秀；C级——良好；D级——需改进；E级——不足。（三）秘书的招聘选用1．严格把握条件把握的条件一般包括敬业精神、团队意识、职业能力、心理素质、职业形象和准入资格等等。2．选择招聘渠道常见的渠道有人才市场招聘、报刊媒体招聘、广播电视招聘、网上招聘、校园招聘、猎头公司招聘和内部招聘等等。3．设计面试问题面试问题设计的题型一般有背景性问题、知识性问题、智能性问题、意愿性问题、情境性问题、行为性问题、压力性问题和连贯性问题等。另外，除了设计面试问题外，还可以设计情境性面试，给应聘者创造一个与工作相关或者与工作无关的情境，主考官借此观察应聘者的行为表现，评价其是否具有相关的实际能力和相关的职业素质。任务实例◆实例描述：秘书小白从行政机关调任为新组建的某公司任办公室主任。新公司的负责人让小白尽快草拟一套日常办公制度和管理办法，供领导班子讨论、通过，使工作走上正轨。小白未当过领导，一时不知从何着手。◆解决方案：小白向原办公室主任请教，终于明白了制度的管理办法都要根据组织目标、职能分工、工作需要和组织规范来制定。于是，她找来组建新公司的审批文件，及有关业务内容、内部分工、工作要求等，并参照有关行业管理的标准，花了整整两周的时间，制定了一套日常办公制度和管理办法。◆操作过程：依据上述做法和方案，应制定如下制度和办法：1、目标管理制度2、岗位责任制度3、请示报告制度4、调查研究制度5、专业领域制度本章小结●本章从秘书的概念、类别、职业特征，和秘书工作的内容、性质、作用，以及秘书工作机构的性质、地位、职能等方面做了全面系统地介绍。●秘书：秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。●秘书的职业特征：工作的依存性、服务的全面性、角色的差异性、才能的复合性。●秘书工作的内容：政务性工作、业务性工作、事务性工作。●秘书工作的性质：工作位置的政策性、工作形式的事务性