秘书理论与实务讲义

秘书理论与实务××学院×××老师第一章绪论第一节秘书的涵义一、古代的“秘书”1.宫中秘藏的各种图书典籍（或朝廷的机要文件）。2.谶纬图箓一类的文图资料。3.官职、机构名称。公元二世纪，东汉汉桓帝设秘书监。物人二、西方的秘书国际职业秘书协会所下的定义是：具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能能主动负责，积极进取、干练果断、能在授权范围内作正确决定的经理助手。各国对秘书定义的共性：（1）秘书是一种社会职业，而不仅是一种官职名称；（2）秘书主要是为领导服务的人员。但要求与权限有何不同。三、现代秘书定义分析《四角号码词典》“秘书是掌管文书和机要的干部。”商务印书馆1988年修订版《新华词典》，秘书：管理文书并协助领导人处理工作的人员；上海辞书出版社1989年版缩印本《辞海》，秘书：协助领导人综合情况，调查研究，联系接待，办理文书和交办事项等的工作人员；袁维国主编《秘书学》(1990年9月出版)，秘书，在我国现代主要指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职责是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文告、管理文书、接待来访、管理会议、调查研究、处理信息、办理事物、参谋咨询、联络协调等工作。考虑：1.定义的方法。列举法还是种差+邻近的属？2.秘书是职业、职位还是职务？3.对秘书下定义时应主指狭义的办公厅室中的秘书，还是应包括广义的如研究室、信访局、保密局、档案局等与办公厅室独立平行的机构的工作人员？4、秘书的本质特征是什么？核心认识：秘书活动的主要对象是领导者；秘书活动的根本职能是辅助管理；第二节秘书学一、什么是秘书学秘书学是一门研究秘书工作和秘书活动规律的科学，是一门综合性的应用学科。二、秘书学的学科对象.代表性观点介绍：秘书工作——居主导地位。秘书、秘书机构、秘书工作。辅助领导说。秘书活动说。秘书人员为领导进行有效决策与管理所采取的辅助行为三、秘书学的研究领域（一）秘书史：通史/国别史/断代史/专项秘书史（二）秘书理论：基础秘书理论/应用秘书理论/交叉秘书理论（三）秘书业务：文字、文书、信息、协调、督查、信访、接待、会议、值班等（四）秘书技术：秘书人员用于处理事务的方法、手段和技能，与秘书业务相比，有更强的实践性、可操作性。四、秘书学与相关学科的关系1、秘书学与管理学2、秘书学与应用写作学3、秘书学与文书学4、秘书学与档案管理学5、秘书学与公共关系学五、学习和研究方法事实积累法经验分析法案例研究法试验证实法第二章秘书工作的起源与沿革研究对象：1.历代各级各类秘书机构的设置、职能、地位、作用和演进过程。特别是中央秘书机构。2.秘书人员的选拔、培养、考核和素质要求。3.各项秘书业制度。4.历代公文文体。秘书工作范围界定：1、记录帝王、长官言行与政事，拟制处理文书，保管档案。2、在宫庭、中央政权、地方官署为了解下情，传达命令，起上通下达的作用。3、在宫庭、官署内应诏答对咨询，起参谋作用。4、协助官署主持者处理官署内日常行政事务和交办事项。第一节秘书工作的起源一、秘书工作产生的社会基础1.社会组织领导部门的出现，是秘书工作产生的基本前提2.文字和公务文书的产生，是秘书工作产生的基本条件二、秘书工作产生的标志（一）关于秘书人员史官：司马迁的《史记》和班固的《汉书》都认为仓吉是黄帝的史官，执掌记录言行，是左史。明陶宗义《书史会要》又载“沮诵是黄帝的史官。”纳言：《尚书·孔氏传》“喉舌之官，听下言纳于上，受上言宣于下。”（二）关于文书据传黄帝时期已有文书并被汇编。《后汉书·祭祀志》载：自五帝始有书契。（三）关于秘书工作《后汉书》《淮南子》记载尧设进善旌、舜设敢谏之鼓。《尚书》收录起自《尧典》，说明当时已有言行记录。三、秘书工作起源的时间起源于部落联盟昌盛时期，即黄帝－禹的时期或距今四千五百年至四千一百年之间。第二节古代秘书工作一、夏商周三代的秘书工作夏：国家秘书工作由此开始。商：1.浓厚的迷信色彩，进一步分工（占卜史官、祭祀史官、记事史官、作册史官）2.出现了第一个中央秘书机构——太史寮西周：1.太史寮的完善，“五史”各司其职。“五史”：太史、小史、内史、外史、御史2.社会调查制度的推行。春秋战国：1.秘书人员的变革：史官地们的衰落新的秘书官职的产生士充实秘书队伍2.秘书职业道德的深化。注意：（一）文书载体甲骨文书：体例由叙辞；命辞；占辞；验辞组成。金文文书：其功能从歌功颂德转为颁录法典和记载史实为主。简牍文书：已有大量出土。尚书、论语等书都是根据简牍文书整理。缣帛文书：春秋时代最早使用，工艺复杂、产量有限。石刻文书：春秋初出现，属于记事文书文字体式为籀文。（二）公文文种誓、诰、命、檄、书、典誓——动员部下，讨伐敌方的文书。诰——勉励下属的文书。命——代表国家发布的命令性文书。檄——征召、晓谕、声讨。书——臣下向天子或国君陈述自己政见的文书。典——颁布制度、法令的文书二、秦汉时期的秘书工作——确立（一）机构和人员1.秦建立以丞相府为首、御史大夫寺为辅的国家最高行政辅助机构。2.皇宫辅助人员：尚书，负责皇帝的文书收发事务，负责保管未供皇帝查阅的重要档案。博士，学识渊博之士，源于战国的游士。3.地方政府的秘书机构和人员：主簿——典领文书和处理日常事务。记室令史——文书的起草、保管、收发。4.汉代尚书台取代丞相府——验证了中央辅助机构“膨胀回位”的发展规律。5.宦官秘书：中常侍、侍中（二）秘书工作制度1.统一行文标准文字。2.统一文书体制。3.规定公文特殊用语和书写程式。4.确定公文转运行传递制度。（三）秘书官员的选拔途径和要求察举：皇帝诏命大臣，依照标准推荐。征召：皇帝慕其才名，礼聘文人名士。辟除：三公九卿、刺史等高级官员有权自行聘用幕僚。（四）官文书种类1.诏令文书：策书、制书、诏书、诫敕策书——主要用于封、免及诔事项。制书——主要用于向全国颁布赦令；任免九卿或京师近臣。诏书——皇帝以单方面意志下达的命令文书。更主要的是皇帝批示臣民的奏书形成的。诫敕——对象是刺史、太守及三边营官，最大的特点督责敦促的特征。2.章奏文书：章、奏、表、议章——用于向皇帝谢恩陈事；奏——陈请；举劾；谏诤，多用于国家政典大事。表——陈述。用语和体式，起首：臣某言，尾：臣某诚惶诚恐顿首死罪死罪；议——是臣民执奏异议之事的文书。三、魏晋南北朝时期的秘书工作——发展（一）初步形成三省制1.设立中书省①曹操设秘书令，为名符其实的秘书官职。②曹丕设中书令、中书监③中书省的主要秘书官员：中书舍人黄门郎通事郎2.设门下省分散中书省之权，晋时期，由皇宫中的官员组成，出纳诏命，主官为侍中。3.初步形成相互牵制的三省，为制约中书门下两省，将尚书台升格为尚书省。成为中央政府执行政务的总机构。（二）公文理论研究取得重大成果如刘勰《文心雕龙》，曹丕《典论论文》，陆机《文赋》等《文心雕龙》对公文的研究：第一部系统研究公文性质、特点、起源、发展及写作规律的著作。探究了公文的起源。对公文比较科学的分类。对公文写作要求和规律的概括。（三）秘书工作制度1.改革公文书写材料。东晋末年，桓玄下令革除竹、木、帛、纸混用旧习，规定公文一律用毛笔在纸上书写，由此蔚然成风。2.确立文书签押与官印移交制度，并将泥封加印法改为在公文末盖“朱色水印”法。四、唐宋时期的秘书工作——成熟（一）唐1、机构和人员（1）三省制的成熟①职能：“中书出令，门下审议，尚书执行”②主要官员：A、中书省中书令（主管）中书舍人——《旧唐书·职官制》其职掌：“侍奉进奏，参议表章”凡诏旨敕制及玺书册命，皆按典故起草进画，既下则署而行之“凡大朝会诸方起居，则受其表状而奏之”凡册命大臣于朝，则使持节读册命之，凡将帅有功及有大宾客皆使劳向之。B、门下省：侍中（长官）给事中、典议C、尚书省：尚书仆射（2）翰林学士翰林待诏，协助中书省批答四方章表疏义，起草制诏敕，无官署、无官阶。（3）匦使院职责为“申天下之冤滞，达万人之情状”，开辟了一条使民间下情直达中央政府的畅通渠道，是最早的中央信访机构。（4）地方政府的秘书机构掌书记、孔目、主簿2.文书工作律令和制度（1）据《唐律疏议》分析，秘书工作的法制化明显。如：文书拟制方面：遗忘避讳、应题而不题文、写错公文、内容失实、他人代署代制。（2）文书工作制度四禁制度：用纸制度：一文一事制：贴黄制：公文折叠制：3.公文文种（1）皇命文书（下行）：册书、制书、发敕、敕谍、论事敕书册书——立皇后、皇太子、封诸王制书——大赏罚、大赦囚犯、任免重要官职慰劳制书——嘉奖功勋发敕——废置州县、增减官吏论事敕书——用于告戒臣下应遵守的行为规范用的。敕谍——凡皇帝命令臣下对某事可依据旧典施行的文书。（2）臣下上行除表、状、议等外，还有：疏——臣属论谏政事提出建议的文书。榜子——翰林院向皇帝奏事时用的文体。（二）宋1.机构和人员（1）中央辅助机构政事堂三省制枢密院：承旨司——承宣旨命、通领院务。中书省：主事房、点检房、催驱房、班簿房、制敕库房门下省：通进司、银台司、封驳房、进奏院尚书省（2）鼓院、谏院——中央信访机构的发展（与唐比较）宋代的中央信访机构分为两个各自独立，层次不同的部门：鼓院为初级，检院为高级。匦使院设置目的是为了打击政敌为主，宋代两院设置目的是为皇帝了解下情。匦使院隶属中书省，两院隶属门下省，后者更亲近于皇帝。2.文书工作制度引黄制度——公文摘由五、秘书工作的融合期——辽金元金创设快速传递官方文书的急递铺制度元1.机构——中书省内设参议府，相当于办公厅，处理省内日常事务。承发司——负责文书收发管勾司——出纳四方文移检校司——文牍稽失照磨所——文书照刷、磨勘时政科——记注皇帝言行2.秘书工作制度的新发展照刷、磨勘——用来监督公文处理，“明察曰照，寻究曰刷，复核曰磨，检点曰勘”公文传递制度，——（1）设立各类驿站（2）急递铺制度3.秘书人员选拔首论行止，次取吏能，又计日月多者为优。六、明清时期的秘书工作——完备（一）明1、机构与人员（1）内阁内阁的形成内阁的职责：献可替否/奉陈规海/点检题奏/票拟批答/起草诏令/议政（2）通政司掌握内外章疏，敷奏封驳之事，充分发挥沟通上下的作用，是呈文皇帝的咽喉之处。（3）六科——皇帝与六部之间的联系机构侍从规谏/补缺拾遗/驳正御旨违失/科参/稽查弹劾（4）司礼监－乘笔太监（代替皇帝的朱笔批阅奏章称批红）传宣帝命/批阅章奏/草拟诏旨（5）地方秘书机构或人员布政司——经历司府、州——经历县——主簿、典吏2.公文类别明代公文分为五大类三十二种，每种公文都确定了应用范围。皇帝的下行文——诏、诰、册文、谕、书、令等，其中谕可为总称。臣僚上奏文——题、奏、揭贴官府上行文——咨呈、呈状、申状、牒呈官府下行文——照会、札、下帖官府平行文——平咨、平关、平牒3.秘书工作制度（1）明确上下行文程序、衔接、配合相当系统化。例：上行文：通进司——内阁转呈或直呈皇帝——皇帝、司礼监批答——文书房——内阁拟旨——六科抄发。（2）票拟：用纸拟出初步处理意见，贴于原奏章上，进呈皇帝，类似于拟办。（3）贴黄：命内阁制制作统一的贴黄格式，令进呈章疏的官员将文书中的内容以一百字以下字数概括起来，贴于文尾，提高公文处理。宋代引黄制度的继承。4、禁繁文。洪武六年，降诏禁止表笺公文使用骈俪文，开始建立禁繁文制度。例：茹太素受责。5、检查催办制度：沿用元代公文照刷磨勘制度；机构落实，由六科负责检查督促对口部的公文办理情况。（二）清1、机构和人员（1）内阁内阁的演变内阁的职责：掌议政事/办理本章/承办朝廷大典/管理档案/组织修书内设机构：典籍房/满本房/汉本房/蒙古房/满票