第章秘书工作概述第二章秘书的素养

秘书学基础1.1秘书1.2秘书部门1.3秘书工作第一章秘书工作概述了解秘书的来由、职业特色、类别和秘书部门的特征，掌握秘书工作的原则和特点，理解秘书工作的作用。通过本章学习，你会对秘书及秘书工作有一个初步的了解，为学习后续内容，奠定一个良好的基础。教学目的教学重点与难点一、教学重点1、秘书的概念2、秘书的职业特点3、秘书工作的原则与作用二、教学难点1、秘书的来由与定义2、秘书工作作用的技能&1秘书的涵义和职业特征1.1.1秘书的涵义四种说法：1.宫中秘藏之书：秘书监—秘书令（秘书监）/秘书丞/秘书郎最早设置于东汉桓帝延熹二年（公元159年）我国古代真正承担“秘书”工作的官员：史官、御史、尚书、掌书记、中书舍人、翰林学士……2.辅臣Secretary:“大秘书”与“小秘书”：（1）Secretary—“辅臣”（部长或大臣）原指在英国国王身边参与机要政务、掌管机密文件和印玺、掌管宫廷内务的大臣。后来沿用为世界许多国家主管政府事务的部长或常务副部长。例如：国务秘书——国务大臣石油秘书——石油部长外交秘书——外交部常务副部长（2）secretary—帮助上司处理文书和事务的人员3.行政职位中共三大，决定在中央设秘书——第一任政治秘书为毛泽东。在我国，政府秘书均属国家公务员。4.社会职业属于第三产业；《现代汉语词典》2005年6月第5版941页秘书:①掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员；②秘书职务。1.1.2秘书的职业特色1.直接性一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么;二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的;三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。2.稳定性秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。3.知识化秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。4.年轻化发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20～35岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。5.女性化近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。1.1.3秘书的分类横向分类按单位性质不同：机关秘书，企业秘书，私人秘书，商业秘书，涉外秘书。按工作内容不同：行政秘书、机要秘书，文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、医学秘书，法律秘书等。按服务对象不同：公务秘书、私人秘书。纵向分类（层次）高级、中级、初级1.2.1秘书部门的涵义秘书部门又称秘书（工作）机构，有广义和狭义之分。广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门。狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。1.2秘书部门1.2.2秘书部门的设置设置原则：精简、纵向层次尽量少、横向幅度适当加大“秘书工作机构，应根据精简原则，尽量减少层次。办公厅，一般可分设两层，最多不超过三层。为便利工作，可多设副职，分工领导。”1.2秘书部门2、组织机构1.2.3秘书工作机构的名称与组织形式1.秘书工作机构的名称（1）广义秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或办公室：机关、单位或首长名称＋秘书机构名称例如：国务院办公厅上海市人民政府办公厅华夏银行总经理办公室1.2秘书部门（2）狭义以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、单位或办公厅下。*以秘书组织承担的具体职能来命名的秘书机构。如：信访办公室、机要科。一般承担组织内部信访、机要等专职工作。*注意：（1）并非所有的“办公室”都属于秘书机构。如：外事办公室、侨务办公室、征兵办公室等就不是秘书机构，这些机构所承担的是专项职能而非综合职能。（2）秘书机构内部也有非秘书性质的部门。如：“汽车队”、“保卫科”、“文印室”等。1.2.3秘书工作机构的名称与组织形式2.组织形式（1）综理制：将全部秘书工作集中在一个部门办理。如一般中小型企业、人大和政协。（2）分理制：将秘书工作分散在机关各个部门分别办理。如国务院机关以及各级党政机关。1.2秘书部门1.2.4秘书部门的地位秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，都是直接为单位领导层服务的。它处于承上启下、协调左右、沟通内外的枢纽地位。如图：下级组织下级组织职能部门职能部门秘书机关首脑机关1.2.5秘书部门的基本特征•从属性秘书机构在整个机构体系中属于综合性的辅助部门。•中介性在党政机关、企事业单位内，领导层是决策机构，职能部门是执行机构。•综合性秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而展开的，活动内容涉及面广。1.3.1秘书工作内容与形式•办文：主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。•办会：包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。•办事：主要分信息工作、技术工作和日常行政事务工作。1.3秘书工作1.3.2秘书工作的性质1.辅助性（根本性质）——助手地位2.综合性（全面性）3.机密性：“守口如瓶”4.服务性秘书工作应对“上、中、下”三个层面服务：（1）为本机关领导和上级机关服务；（2）为本机关其他平级的职能部门服务；（3）为下级机关和人民群众服务；1.3.3秘书工作的作用1.助手作用2.参谋作用：中高级秘书3.协调作用管理的五大职能：计划、组织、指挥、协调、控制4.信息枢纽作用处理文书（书面信息）5.公共关系作用“对外联络、内部协调”—“内求团结、外求发展”第二章秘书的素养1.1秘书的知识和能力1.秘书的知识结构（Ⅱ字型）相关知识专行业业知知识识基础知识2.秘书的能力要求（1）写作能力（2）口头表达能力（3）听知能力（4）阅读概括能力（5）社交活动能力（6）协调能力（7）观察分析能力（8）应变能力（9）使用先进办公器械的能力（10）预测能力1.2.1.秘书的职业道德1.忠于职守2.严守机密3.恪守信用（1）商定的事情不宜多变；（2）工作中不要轻易许诺；（3）守约；（4）守时。1.2秘书的职业道德和心理性格4.文明礼貌（1）要注意修饰自己的仪表；（2）要学会待人接物的应酬礼仪；（3）要学习并掌握各种常见的仪式；（4）要能制作规范的礼仪类文书；（5）要懂得迎来送往的礼节；（6）懂得对外交往的风俗礼仪。5.廉洁奉公案例：“史上最强女秘书”2006年4月7日晚，EMC大中华区总裁陆纯初回办公室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。数小时后，陆纯初还是难抑怒火，于是在凌晨1时13分通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”。陆纯初在这封用英文写就的邮件中说，“我曾告诉过你，想东西、做事情不要想当然！结果今天晚上你就把我锁在门外，我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室，明白了吗？”（事实上，英文原信的口气比上述译文要激烈得多）。陆在发送这封邮件的时候，同时传给了公司几位高管。两天后，瑞贝卡在邮件中回复说，“首先，我做这件事是完全正确的，我锁门是从安全角度上考虑的，如果一旦丢了东西，我无法承担这个责任。其次，你有钥匙，你自己忘了带，还要说别人不对。造成这件事的主要原因都是你自己，不要把自己的错误转移到别人的身上。第三，你无权干涉和控制我的私人时间，我一天就8小时工作时间，请你记住中午和晚上下班的时间都是我的私人时间。第四，从到EMC的第一天到现在为止，我工作尽职尽责，也加过很多次的班，我也没有任何怨言，但是如果你们要求我加班是为了工作以外的事情，我无法做到。第五，虽然咱们是上下级的关系，也请你注重一下你说话的语气，这是做人最基本的礼貌问题。第六，我要在这强调一下，我并没有猜想或者假定什么，因为我没有这个时间也没有这个必要。”1.2.2秘书的心理和性格1.个性特征（1）兴趣：个人对客观活动、事物、人物积极的、选择的爱好倾向上所产生的情绪紧张态度；（2）意志：人确定目的、实现目的、支配和控制自己行动的心理活动；积极：自觉性、果断性、自制力、坚韧性消极：盲目性、顽固性、冲动性、脆弱性（3）情绪：人的情感较强烈的、带有冲动性的、明显的外部表现；（4）思维：人的认识过程（感性思维和理性思维）（5）记忆：人的思想、行为、知识、经历的印迹的保持和再现2.秘书的气质四种气质：胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质气质特征感受性耐受性敏捷性可塑性兴奋性倾向性胆汁质大强快小强外多血质大弱快大强外粘液质小弱慢大弱内抑郁质小强慢小弱内（1）胆汁质：勇猛、果断、顽强，但容易暴躁、粗心；（2）多血质：热情、开朗、活跃，但往往多变、缺乏毅力；（3）粘液质：温顺、随和、文雅，但往往胆小、犹豫不决；（4）抑郁质：冷静、细心、坚定，但固执己见。*传统观点认为，胆汁质和多血质的人不适合当秘书，粘液质的比较受欢迎。3.秘书的性格要求性格的表现：态度特征、意志特征、情绪特征、思维特征。（1）开朗（2）敏捷（3）稳健（4）坚毅（5）幽默（6）自制4.秘书的心理调适（1）博览群书（2）培养广泛兴趣爱好（3）善于反省（4）倾诉、宣泄