高级文秘与总经理助理实战教程（PDF 102页）

高级文秘与总经理助理实战教程第一章绪论第二章秘书的素质与职业道德第三章秘书机构与职能环境第四章秘书的日常事务工作（一）第五章秘书日常事务工作（二）第六章秘书的办会工作（一）第七章秘书的办会工作（二）第八章秘书的办文工作第九章接待工作第十章信息与调研工作第十一章协调工作第十二章秘书自我设计与发展第一章绪论[学习目的]：了解秘书的来由和类别，掌握秘书工作的原则和特点，理解秘书工作的作用。秘书工作源远流长。如今，秘书已是我国党政机关、企事业单位普遍设置的一个职位，在世界范围内也是昀常见的社会职业之一。秘书有各种类型，他们在各自的岗位上，按照秘书工作的基本原则，发挥重要的作用。第一节概述一、秘书的来由与定义据史籍记载，“秘书”一词在我国昀早出现于汉代，昀初的涵义不是指人，而是指物：一是指宫中秘藏之书。如《汉书·叙传》：“斿博学有俊才，……与刘向校秘书。”《汉书·刘向传》：“诏向领校中五经秘书。”二是指用隐语预卜吉凶或未来作出预言的谶讳、图箓之书。如《后汉书·郑玄传》：“遂博稽六艺，粗览传记，时睹秘书纬术之奥。”到了公元2世纪，东汉桓帝时，“秘书”一词才开始用来作为官员职务的名称。《文献通考》：“后汉图书在东观，桓帝延熹二年，始置秘书监一人，掌典图书、古今文字、考合异同。”“以其掌图书秘记，故曰秘书。”虽然这时“秘书”一词的涵义有了变化，由原先指物变为指人，但所指的人（即被冠以“秘书”称谓的官员“秘书监”），掌管的仅仅是朝廷的图书典籍而已，并未从事真正的（现代意义上的）秘书工作。东汉末年，曹操为魏王，设秘书令以“典尚书奏事，并掌图书秘记之事”。曹操不设尚书而设秘书令，目的是为了使他的中枢秘书机构的主管人员，在名称方面有别于东汉宫廷秘书机构主管人员，以避“篡位”之嫌。但他这样做的结果，实际上是由秘书令取代了尚书的职权，使秘书令不但掌管了“图书秘记之事”，还掌管了草拟奏章、发布政令之事。秘书令所掌管的这后一种职权，是以往任何一位曾被冠以“秘书”称谓的官员所没有的。因而可以说，曹操所设的秘书令，是我国历史上第一次出现的现代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书官职。不久，魏文帝曹丕即位，“置中书令，典尚书奏事；而秘书改令为监”（《晋书·百官志》），即将朝廷秘书机构的纳奏、出令之事，改由中书令掌管；秘书令改名为秘书监，并恢复桓帝时秘书监只掌管图书典籍的职能。此后，历代封建王朝虽然大都设有名为“秘书”的官职（如“秘书监”、“秘书郎”、“秘书丞”等），但其职能主要是掌管图书典籍，都不是现代意义上的秘书。而那些替封建王朝真正从事秘书工作的官员，却不冠以“秘书”的称谓，而分别冠以“中书令”、“中书舍人”、“记室史”、“掌书记”、“主簿”等称谓。真正使秘书这一职务具有现代意义的开宗，是孙中山领导的中华民国临时政府。当时政府实行总统制，下设秘书处，有秘书长一人，秘书若干；政府各部局也设秘书室，秘书科和秘书官；各省都督府也设秘书。这时的秘书才真正成为现代意义的秘书职务了。“秘书”这个字眼可以说是一个翻译名词，即英文Secretary.这个词又是从罗马时代的Secretarius而来，意为守密的人(thekeeperofsecret)。到了十五及十六世纪，开始有所谓的国际贸易，秘书的地位也显著地提升。到了1880年末期，由于“写字机”的发明，许多妇女才因此有了机会进入这一行。1930年代以后，男性秘书逐渐减少，女性秘书取而代之。今天的秘书，已非仅做些“秘”、“书”的工作，她们“写信”、“开会”、运用电脑软体，从事资讯管理，与员工、顾客沟通，维持办公室运作，负责采购，甚至还要训练其他人，这样的一切，已经不再局限于“秘书”。虽然“秘书”这个词早在两千年以前就出现了，但是由于各国的国情不同和秘书服务的对象不同，以及人们对现代秘书职能的理解不同，因而对于“何谓秘书”即“秘书的定义是什么”这个问题，国外的一些秘书组织和我国研究的一些专家所作的阐释各不相同。国际秘书联合会对“秘书”下的定义是：秘书应是主管人员的一位特殊助手，他们掌握了办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。（见光积昌等编译的《现代社会·秘书》）美国全国秘书协会对“秘书”下的定义是：秘书“是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书”。（王千弓等编著：《秘书学与秘书工作》）“秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。”（袁维国主编：《秘书学》）“秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。”（杨永清：《领导·秘书·智囊》，《华中师范大学学报（哲学社会科学版）》1986年第二期）“秘书是在管理系统决策者近身，以沟通信息、参谋决策、处理事务的综合职能，辅助决策者有效控制全的工作人员。”（张清明等：《关于秘书定义的思考》，载《武汉大学学报（社会科学版）》1986年第六期）“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。”（张家仪：《也谈“秘书”的定义》，载《秘书》1986年第二期）“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。”（史玉峤、陶菊怀主编：《现代秘书学》）上述种种见解，各有其道理。比较起来，我们认为，所谓秘书，在我国现代主要是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员。二、秘书的类别从秘书服务的对象来划分，可分为公务秘书和私人秘书两类。1、公务秘书公务秘书是指为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企事业单位服务的秘书。公务秘书是国家工作人员，由组织或人事部门选调，从国家或所在单位（集体企事业）领取工薪，在编制上属于所服务的机关或单位。我国的秘书人员，多数属于公务秘书。（1）集体秘书。集体秘书与专职秘书相对而言的。集体秘书是指为某一机关或某一单位的领导集体服务的秘书。我国各级党政机关、军队、企事业单位和社会团体的秘书，大都属于集体秘书。集体秘书所从事的工作，不是为某一个领导者服务的，而是为所在机关、单位的领导班子服务的。（2）专职秘书。专职秘书是指专门为某个领导者、专家服务的秘书（有时也称为某某领导者或专家的私人秘书）。专职秘书服务的对象虽然是某个领导者或专家，但他仍属于国家干部编制的工作人员，同样是从国家或所在单位（集体）领取工薪（这与私人出资聘用的私人秘书不同）。2、非公务秘书（私人秘书）非公务秘书是指由私人出资聘请并为聘请者服务的秘书。这类秘书又可分为外资企业秘书、中外合资企业秘书、中外合作企业秘书、民办企事业秘书、民办团体秘书、专业户或个体户秘书以及其他个人聘用的秘书等。这类秘书不属于国家编制的工作人员，其工薪由聘用者付给。按照秘书人员所从事的工作内容划分，可分为文字秘书、机要秘书、信访秘书、通讯秘书、事务秘书、生活秘书等等。1、文字秘书文字秘书是指以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的一个机关或单位的“笔杆子”、“秀才”。2、机要秘书机要秘书是指在党、政、军机关从事机密文电的翻译、处理及保管的秘书。机要秘书通常包括译电员、机要保密员等。3、信访秘书信访秘书是指办理人民群众来信工作的秘书人员。信访秘书的职责是通过办信、接访，沟通领导与人民群众的联系，加速政策的贯彻落实。4、通讯秘书通讯秘书是指负责管理通讯事务以及各种通讯设备（如电话总机、电传、传真等）的秘书人员。5、事务秘书事务秘书是指负责总务、后勤以及机关日常行政事务工作的秘书人员。6、生活秘书生活秘书是指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人员。生活秘书通常是专为较高级的领导人配备的。按照秘书人员所从事的工作性质来划分，可分为党务秘书、行政秘书、军事秘书、司法秘书、外交秘书、新闻秘书、文化秘书、教学秘书、科技秘书等。这里，就不一一细述。我国党政机关的秘书，按照其承担职责范围的大小和工作任务轻重的不同，在纵向上分为以下三个层次。1、高级秘书高级秘书，是指秘书长、办公厅（室）主任。虽然他们工作的机关、单位不同（有的是在中央机关、单位日常行政工作的负责人，其职责是“参与政务，管理事务”，协助首长综合情况、研究政策、掌握机要、推行工作，以及主持日常行政事务工作等。2、中级秘书中级秘书，是指办公厅（室）主任及其下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、收集和整理信息资料等工作。其工作成效，对领导者的决策有重要作用。3、初级秘书初级秘书，是指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事文件收发保管、打字、印校、接待、联络、会务工作和办理其它事务工作的人员。他们不一定有秘书的职称，但通常也被称为秘书工作人员国外秘书人员，根据各人承担责任的大小和资历等方面条件的不同，也在纵向上分为不同的层次。例如英国，把属于政府文官系统的秘书，分为行政级、执行级、文书级、助理文书级四个层次；日本企业界的秘书，则分为见习秘书、初级秘书、中级秘书、高级秘书四个层次。第二节秘书工作一、秘书工作的原则秘书工作的基本原则，就是准确、迅速、求实、保密。1．准确准确，是对秘书工作质量的要求。办文要准确，办事要稳妥，情况要属实，主意要慎重。抄写、打印、登记文件，都应反复校对、核实。2．迅速迅速，是对秘书工作效率的要求。首先，秘书人员必须具有很强的工作责任心，要坚决反对拖拉、懒散的工作作风；其次，要建立科学的工作制度，合理地安排各项工作，尽量减少环节，简化程序。此外，还要改善工作手段，尽可能使用先进的技术设备，提高工作效率。3．求实求实，是对秘书工作的基本要求。秘书工作必须尊重客观事实，不仅不能脱离社会实际，而且更不能为了个人或小团体的利益而弄虚作假。4．保密保密，既是对秘书人员的要求，也是秘书工作的基本原则。二、秘书工作的内容秘书工作有广义和狭义两种。广义的秘书工作即秘书部门的工作，也称办公室工作；狭义的秘书工作是指有正式秘书部门的人员所承担的工作，即人们通常所说的秘书业务工作。广义的秘书工作，其主要内容归纳起来有以下几方面：第一类是事务性工作，包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复e-mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排；第二类是管理性工作，包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等；第三类是沟通支援性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。三、秘书工作的特点秘书工作的性质与任务，决定了秘书工作具有下列特点：1．从属性从属性是现代秘书工作昀根本的属性和特点。第一，秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是围绕领导工作而开展的，领导工作涉及到哪里，秘书工作的范围就必须延伸到哪里；第二，秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其是；第三，秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会议，与领导者共同研究各种有关问题，但秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。2．被动性秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。秘书工作的被动性主要表现为：第一，秘书工作是为满足领导工作活动的需要而产生和展开的，是受领导活动的制约和支配的。第二，秘书部门需要处理的许多日常事务工作（如处理来往公文、信件，接听电话，接待内、外宾，以及处理某些突发事件等），往往预先估计不到，只能随机应变，来了什么文件就处理什么文件，遇到什么事或者领导叫办什么事就去办理什么事。这一类工作，大都是被动的，却又是秘书人员非干不可的。3．事务性秘书工作绝大多数都是具体的事务工作，如收发文件、起草文件、打印校对、接听电话、迎来送往、布置会场、派车买票、安