信息资源组织与管理(第2版)PPT第02章信息的分类与编

08:14:321信息的分类与编码《信息资源组织与管理》之第2讲陈庄博士教授[e-mail]08:14:322内容提要（1/2）2.1信息元素的涵义（了解：信息分类与编码的最小单位）2.1.1信息元素的概念2.1.2信息元素的命名原则2.1.3信息元素的标识2.1.4信息元素的一致性2.2信息分类的方法2.2.1信息分类的概念（了解）2.2.2信息分类的基本原则（了解）2.2.3信息分类的基本方法（重点）2.2.3.1线分类法2.2.3.2面分类法2.2.3.3混合分类法08:14:323内容提要（2/2）2.3信息编码方法2.3.1信息编码的概念2.3.2信息编码的功能和信息编码的基本原则（了解）2.3.3代码的分类（重点）2.3.3.1按符号形式分类2.3.3.2按符号的含义分类2.3.4编码的校验2.3.4.1错误种类（了解）2.3.4.2校验方法（重点）2.3.4.3信息编码错误的校验步骤（重点）2.3.4.4校验案例（重点）2.4作业（…….）08:14:3242.1.1信息元素的概念信息元素（又称数据元素或数据项）是最小的不可再分的信息单位，是一类信息的总称。例如：船舶资料中的船名“天河轮”、“冀海轮”等，可以抽象出“船舶名称”这个数据元素；每一条船都有一个编号，可以概括出“船舶编号”这个数据元素。通常职工档案中的“简历”、“受奖情况”等，不是信息元素。因为“简历”至少包括时间、地点等信息，是可以继续分解的信息；“受奖情况”也是可以继续分解的信息。（注意：“信息元素”可以视为数据库中的“字段”）08:14:3252.1.2信息元素的命名原则（1/2）1、命名原则信息元素命名的原则就是用一简明的词组来描述一个信息元素的意义和用途。2、词组的一般结构类别词和基本词都只有—个，修饰词可以有一个或多个；类别词是信息元素命名中的—个最重要的名词，用来识别和描述信息元素的一般用途或功能，一般不具有行业持征，条目较少。如数量（AMOUNT）、名称（NAME）、编号（NUMBER）、代码（CODE）等。基本词是类别词的最重要的修饰词，它对一大类信息对象进一步分类（反映一小类信息对象），一般具有行业特征，条目较多。如会计（ACCOUNTING）、预算（BUDGET）、顾客（CUSTOMER）等。修饰词一基本词一类别词08:14:3262.1.2信息元素的命名原则（2/2）3、信息元素命名案例社会保险编码社会（修饰词）、保险（基本词）、编号（类别词）学校学生学号学校贵重设备名称学校（修饰词）、贵重（修饰词）、设备（基本词）、名称（类别词）08:14:3272.1.3信息元素的标识1、信息元素标识的含义又称信息元编码是计算机和管理人员共同使用的标识。2、信息元素标识的方法用限定长度的大写字母字符串表达，字母字符可按信息元素名称的汉语拼音抽取首音字字母，也可按英文词首字母或缩写规则得出。3、案例：08:14:3282.1.4信息元素的一致性信息元素命名和信息元素标识要在组织（政府部门或企事业单位）中保持一致。不允许有“同名异义”的信息元素。也不允许有“同义异名”的信息元素。这里的”名”是指信息元素的标识；“义”是指信息元素的命名或定义。08:14:3292.2.1信息分类的概念（1/2）1、含义信息分类是根据信息内容的属性或特征，将信息按一定的原则和方法进行区分和归类，并建立起一定的分类体系和排列顺序。2、信息分类的两个要素分类对象，分类对象由若干个被分类的实体组成；分类依据，分类依据取决于分类对象的属性或特征。08:14:32102.2.2信息分类的基本原则（1/3）1、科学性使类别的划分符合信息的内涵、性质及使用与管理要求；选择信息的本质属性和特征作为分类的依据，使分类体系结构具有稳定性，以供人们方便地使用。2、系统性分类结构中各类信息按照他们之间的相互联系排成一定的顺序，形成一个系统，既便于人们区分信息、识别信息，又便于人们从整体上去把握信息之间的关系。08:14:32112.2.2信息分类的基本原则（2/3）3、可扩展性随着科学技术的进步和社会经济的发展，人们可利用的信息量急剧增长，信息的类别和分类体系结构也应适应这种变化的需要，这就要求：分类体系结构在原有的基础上有扩展的余地，其中包括新的类别的增补和在原有类别的基础上进行分解、细化。4、兼容性信息的分类是一个庞大而复杂的系统，这个大系统中存在着若干层分系统与子系统，一些子系统之间存在着相互联系和信息共享问题：如生产类信息和人事类信息中都包含工人这一类信息。生产类信息在对工人这一信息的定义和再分类时就要和人事类信息兼容08:14:32122.2.2信息分类的基本原则（3/3）5、实用性由于信息的属性与特征的多样性，在实际生活中选择何种属性与特征进行分类还要考虑到人们实际应用的需要。例如：某企业在开发新产品时，管理部门、设计部门与制造部门从各自的应用目的出发，对信息的分类会提出不同的要求。管理部门从企业的经营管理目标出发，希望信息的分类要便于生产的计划与控制，并能反映成本和市场需求方面的情况；设计部门则从设计需要出发，希望信息的分类体系体现新产品开发组合化(模块化)、标准化、序列化的趋势；制造工艺部门则从实现产品的小批量、多品种成组生产，以提高生产效率和质量的目的出发，希望信息的分类体系能反映产品的量、部件的几何特征与工艺特性。因此，在制订企业信息分类体系时，要从企业的总体目标出发，充分考虑到各部门的合理要求，进行企业信息分类体系的整体优化。08:14:32132.2.3.1线分类法（1/3）1、线分类法的基本思想线分类法（又称等级分类法或层级分类法）是将初始的分类对象(即被划分的事物或概念)按所选定的若干个属性/特征作为分类的划分基础，逐次地分解成若干个层级类目，并编排成一个逐级展开、有层次的分类体系。同层级类目之间存在着并列关系，称为同位类。一个层级类目经分解形成的下层类目，称为下位类；相应的被分解的类目称为上位类；上位类与下位类的关系是隶属关系。同层级类目互不重复，不同层级的类目互不交叉。每个下位层的类目只对应于一个上位层。08:14:32142.2.3.1线分类法（2/3）2、线分类法的典型案例国家标准有《中华人民共和国行政区划代码》(GB／T2260—1999)（以下为河北省部分案例）其他案例：《国民经济行业分类与代码》（GB／T4754—1994）和《职业分类与代码》（GB／T6565—1999）08:14:32152.2.3.1线分类法（3/3）3、线分类法的优缺点优点：容量大。可容纳较多类目的信息。结构清晰。采用树形结构能较好反映类目之间的逻辑关系。使用方便。既符合手工处理信息的思维习惯，又便于计算机处理。缺点：结构弹性较差。分类结构一经确定，不易改动。效率较低。当分类层次较多时，编码的位数较长，影响数据处理速度。08:14:32162.2.3.2面分类法（1/2）1、面分类法的基本思想面分类法是将所选定的分类对象的若干属性或特征视为若干个“面”，每个“面”中又可分成彼此独立的若干个类目。。使用时：可根据需要将这些“面”中的类目组合在一起，形成一个复合类目。2、面分类法的典型案例某高校教师分类编码08:14:32172.2.3.2面分类法（2/2）3、面分类法的优缺点优点：具有较大的弹性。一个面内的属性内容与数量的调整不会影响其他的面。适应性强。可根据需要组成任何类目，也便于机器处理。易于增、删、改。缺点：不能充分利用信息。在面分类法形成的分类体系中，可组成的类目很多，但有时实际应用的类别不多。用手工来组成信息类目比较困难。08:14:32182.2.3.3混合分类法1、混合分类法的基本思想混合分类法是将线分类法和面分类法组合使用，以其中一种分类法为主，另一种做补充的信息分类方法。2、案例：上述教师的面分类体系中的从事专业，又可以分为学科门类(如管理学、工学等)，学科门类下设若干一级学科，每个一级学科一般设有若干二级学科。这样，从事专业这一面可按线分类法分成学科门类、一级学科、二级学科三个层次，如下表所示。其中，一级学科用三位数字表示，二级学科用两位数字表示；一、二级学科之间用点隔开。08:14:32192.3.1信息编码的概念信息编码是将事物或概念(编码对象)赋予具有一定规律、易于计算机和人识别处理的符号，形成代码元素集合。代码元素集合中的代码元素就是赋予编码对象的符号，即编码对象的代码值。信息编码包含数据表达成代码的方法、数据的代码表示形式、代码元素集合的赋值。信息编码形式有多种，例如：国际莫尔斯电报码用小点与短横表示。国际通用的电阻元件参数值是用一组由不同颜色组成的圆环表示的，称为电阻色环码。信息编码的概念08:14:32202.3.2信息代码的功能和信息编码的基本原则（1/2）代码的功能如下：①信息的标识唯一，便于分类鉴别，防止同名异义、异名同义现象发生。②信息的标识统一，便于信息交换与利用，实现更大范围的资源共享。③信息的标识有序，便于信息的加工、排序、查询、检索。④信息的标识明确，可以表达特定含义。⑤信息的标识简洁，可以提高信息处理的效率。⑥信息标识的形式与信息内容的对应关系可以人为设定，有利于信息的安全保密。对信息进行编码，就是使信息的标识规范化的过程，代码就是信息规范化的标识符。08:14:32212.3.2信息代码的功能和信息编码的基本原则（2/2）信息编码的基本原则如下：①唯一性。②合理性。③可扩展性。④简洁性。⑤可识别性。⑥规范性。⑦稳定性。注意：企业代码由技术监督局、工商管理局负责给定；人口代码（身份证）由公安局给定08:14:32222.3.3代码的分类信息编码方法数字型代码字母型代码混合型代码顺序码无序码系列顺序码数字化字母顺序码层次码特征组合码矩阵码符号编码法无含义代码复合码有含义代码符号含义编码法08:14:32232.3.3.1按符号形式分类（1/3）1、数字型代码定义：数字型代码或称数字码是用一个或多个阿拉伯数字表示分类对象的代码。特点：优点：结构简单，使用方便，特别是排序很容易，易于向国内外推广，缺点：但对于分类对象属性与特征描述不直观。案例：我国国家标准《人的性别代码》《国民经济行业企业和代码》《中华人民共和国行政区划代码》。08:14:32242.3.3.1按符号形式分类（2/3）2、字母型代码定义：字母型代码或称字母码是用一个或多个字母表示分类对象的代码。优点及案例：（1）字母型代码与数字型代码相比，同样位数的代码比数字型的容量大得多。案例：用一位英文字母型代码最多可以表示26个(A-Z)类目，而一位数字型代码最多只能表示10个类目，2位字母型代码最多可表示26×26＝676个类目。（2）字母型代码由于其拼音字母的特点，还便于人们认识代码所表示的类目的内容，方便人们的记忆。案例：用CN表示中国(China)，BJ表示北京(Beijing)等.缺点：对象数量较多时，或增补、修改代码频繁时，用字母型代码容易出现重复与冲突现象。08:14:32252.3.3.1按符号形式分类（3/3）3、混合型代码定义：混合型代码或称混合码是由数字、字母或数字、字母、专用字符组合表示分类对象的代码。优点及案例：兼有上述数字型代码和字母型代码的优点，具有良好的直观性与表达性。案例：火车时刻表上的T15表示北京至广州的某一特别快车。网络集团在互联网上的域名编码。缺点：混合型代码组成复杂，造成计算机输入不方便，录入效率低、错误率高。08:14:32262.3.3.2按符号的含义分类（1/8）1、无含义代码：指组成代码的字符本身无实际含义的代码，代码只作为编码对象的唯一标识符。（1）顺序码