食品公司主要业务流程操作规范

××食品有限公司分公司主要业务流程操作规范文档说明流程描述工具如下：No.流程描述工具描述1业务流程的开始或者结束2系统处理的业务流程3系统自动生成的账表或单据4人工处理的账表或单据5判断6其他相关联的业务流程7系统预先定义的业务流程主要业务流程描述文档结构如下：业务流程编号业务流程名称业务流程简述具体软件操作流程具体业务描述其他业务流程操作处理概要描述文档结构如下：No.业务类型软件模块操作业务流程图业务流程编号业务流程名称库存商品暂估入账业务流程简述货到票未到，办理入库及暂估入账手续具体业务软件操作流程结束定义财务类型（暂估入库）定义库存凭证模板（暂估入库）录入采购入库单审核采购入库单记账开始选择入库仓库选择价格类型（实价）录入供应商（红牛总公司）选择财务类型录入物料编码、库位、数量、价格存盘选择库存核算中的凭证管理选择财务类型：暂估入库核算方向：入库记账选择应付账款科目所对应的辅助核算卡片中的发票类型为02存盘基础数据库存管理总账暂估入库记账凭证流程具体描述1、在基础数据模块中预先定义暂估入库的财务类型；并在库存管理中的基础数据中设置相对应的凭证模板。2、选择手工入库中的采购入库，制作入库单。3、制作入库单时，要先选择入库仓库；然后在价格类型中选择实价；录入供应商；在财务类型的下拉框中选择暂估入库；在物料明细行中录入物料数量、库位、价格（不含税价）；至于单据上其他内容，应尽可能填制清楚。4、审核所作的入库单。建议由另外一个操作员审核。5、进入库存核算中的凭证管理，并选择财务类型为暂估入库，核算方向为入库的库存单据。6、记账前，建议进行单据查看，再次确保记账前的数据正确性。7、对采购入库单记账生成的凭证进行存盘前，系统要求将应付账款科目所对应的发票类型00修订为其他类型（这里我们选择02）。8、存盘后自动在总账中生成凭证。上述业务流程所对应的财务类型为：库存商品暂估入库；所对应的凭证模板为：库存商品暂估入库。入库单上的业务日期必须选择是该单据的入账日期或入账会计期，不能是当前计算机的默认时间或默认月份。所有财务类型及对应的凭证模板已经由总公司定义完毕，无须再次定义。业务流程编号业务流程名称库存商品冲暂估业务流程简述沐林总公司开发票给分公司，根据发票数量、金额冲应付账款－暂估款具体业务软件操作流程定义允许录入供应商科目录入凭证开始总账供应商中心录入库存商品借方红字录入应付账款－暂估款贷方红字选择供应商为红牛总公司选择辅助核算卡片中业务类型为采购回冲录入其他凭证信息存盘结束总公司开的发票应付账款核销流程具体描述1、预先在总账中的基础选项设置中定义允许录入供应商科目。2、在总账的凭证处理，根据总公司所开发票，直接录入暂估冲红凭证。3、录入库存商品借方红字时（数量是负数，单价是正数）。4、在录入应付账款－暂估款明细科目时，系统自动弹出辅助核算卡片，要求输入供应商及相关信息。值得强调的是，卡片上的业务类型必须选择PC（也就是采购回冲）。5、进入供应商中心的单据管理，选择应付款核销，将该笔业务类型为PC标志的金额核销掉，并存入。6、凭证存盘后，进行相应的审核工作。业务流程编号业务流程名称正式入账业务流程简述暂估冲红之后，根据沐林总公司开具的发票办理正式入账手续具体业务软件操作流程定义允许录入供应商科目录入凭证开始总账发票录入库存商品明细科目录入应付账款－货款选择供应商为红牛总公司选择辅助核算卡片中业务类型为采购发票录入其他凭证信息存盘结束录入进项税金流程具体描述1、预先在总账中的基础选项设置中定义允许录入供应商科目。2、在总账的凭证处理，根据总公司所开发票，直接录入正式入账凭证。3、录入库存商品借方数量及金额。4、在录入应付账款－货款明细科目时，系统自动弹出辅助核算卡片，要求输入供应商及相关信息。值得强调的是，卡片上的业务类型必须选择PI（也就是采购发票）。5、凭证存盘后，进行相应的审核工作。业务流程编号业务流程名称汇回总公司款（货款支付）业务流程简述向沐林总公司打货款具体业务软件操作流程录入供应商结算单录入应付账款各明细本次结算金额开始供应商中心现金中心总账应付账款核销存盘录入供应商录入结算方式录入结算金额录入项目录入备注结束自动核销货款支付记账凭证自动生成流程具体描述1、进入现金中心子模块主界面，选择银行账户，然后进入供应商结算，编制供应商结算单。2、制作供应商结算单时，必须录入左图虚框中所列示的供应商、结算方式、结算金额、项目及备注。其中，项目选择是“汇回总公司款”，备注输入是“汇回总公司款”。3、当选择供应商为沐林总公司时，系统自动在明细栏目中列出所有历史应付款明细记录。此时，应录入明细的本次结算金额，核销应付货款。4、在总账模块进行相应的凭证审核工作。备注：1、在供应商结算单明细行中录入本次结算金额时，所在行应付账款科目必须是212101（应付账款－货款），并且其第一列业务类型标识必须是应付款。2、若供应商结算单明细行中没有“应付款”类型的212101（应收账款－货款）科目，那么，直接存盘，系统自动会要求你拆分该笔结算金额。此时，可以选择212101（应付账款－货款）科目。采购退货单上的库位与采购入库单上的库位有所区分，比如可能是“破损、过期”或“距保质期6个月”业务流程编号业务流程名称向沐林总部退货冲应付暂估款业务流程简述总公司未开发票已暂估入库的货物退回总公司，办理相应的退库及冲红具体业务软件操作流程定义财务类型：向红牛总部退货冲应付暂估款定义凭证模板：向红牛总部退货冲应付暂估款基础数据库存管理总账冲红记账凭证供应商中心录入采购退货单审核采购退货单记账开始选择入库仓库选择价格类型（实价）录入供应商（红牛总公司）录入入库物料编码、数量、价格存盘选择财务类型选择库存核算中的凭证管理选择财务类型及核算方向记账选择应付账款科目所对应的辅助核算卡片中的发票类型为02存盘结束核销应付暂估款流程具体描述1、在基础数据模块中预先定义财务类型；并在库存管理中的基础数据中设置相对应的凭证模板。2、选择手工出库中的采购退货，制作采购退货单。3、制作采购退货单的操作步骤同采购入库单一样，区别在于两者的财务类型不一样。4、审核所作的入库单。建议由另外一个操作员审核。5、进入库存核算中的凭证管理，并选择财务类型为向沐林总部退货冲应付暂估款，核算方向为入库的库存单据。6、记账前，应进行单据查看的操作，再次确保记账前的数据正确性。7、对采购退货单记账生成的凭证进行存盘前，系统要求将应付账款科目所对应的发票类型00修订为其他类型（这里我们选择02）。8、存盘后自动在总账中生成“应付账款－暂估”的红字凭证。9、在供应商中心中进行应付账款核销。上述业务流程所对应的财务类型为：向沐林总部退货冲暂估应付款；所对应的凭证模板为：向沐林总部退货冲暂估应付款。向沐林总部退货冲应付款的业务流程和上图中的“向沐林总部退货冲应付暂估款”的业务流程一样，唯一的区别在于所选择的财务类型不一样。采购退货单上的业务日期（业务月份）必须选择是该单据的入账日期或入账会计期，不能是当前计算机的默认时间或默认月份。以上业务流程操作注意事项：1、在制作采购入库单和采购退货单时（实际上包括所有模块的原始业务单据），其单据上的业务日期应是实际入账日期或实际入账会计期（这是最应注意的）；如果所输入的业务日期不是当前的会计期，那么，该凭证是不能在当前会计期的库存记账操作中自动生成会计凭证。由于沐林各分公司今后几个月的实施工作处于追账、补账的实施环节，因此，我们建议：调整计算机的默认时间，使之符合所追账簿的会计期（如计算机默认时间是2月18日，而所追账簿的会计期是1月，那么，调整计算机的默认月份是1月，具体日期可自行定义）；待所追账簿的会计期与实际月份相符时，再调整回来（误操作后的更正见第14页）。2、采购入库单或采购退货单记账后，将自动生成应付的一般凭证或红字凭证。若不做任何修改，直接进行存盘操作时，系统将会提示：“某行请正确选择业务类型”。该提示并不是说明你所选择的财务类型是错误，而是提示说明应付账款的辅助核算卡片中没有明确的发票类型。因此，你得首先点击应付账款所在行记录，然后点击辅助核算，将卡片上的发票类型修改为明确的发票类型（或是增值税发票、或是普通发票等）；如果存在多条应付账款记录，你得重复上述工作。选择完毕之后，这张凭证才能存盘，才能在总账中形成记录。3、由于各分公司沐林饮料的进价是基本不变的，因此，尽管是属于暂估入账业务，在采购入库单上的价格类型，请选择“实价”，无需选择其他价格类型。4、在总账中直接进行应付暂估款冲销时，辅助核算卡片上的业务类型应选择“采购回冲”（软件标识码为PC）。5、制作供应商结算单时，不仅要输入结算金额，而且要在明细的应付款记录上输入“本次结算金额”。注意：各明细本次结算金额之和不能大于结算金额，否则该张单据不能存盘。6、“向沐林总部退货冲应付款”和“向沐林总部退货冲应付暂估款”这两种业务类型的采购退货单，经记账之后，生成红字的采购应付款凭证，系统中以PI（红字）标识。7、对PI（红字）标识的采购应付款进行核销时，应直接进行手工核销。并且，待核销应付记录（红字PI）所在的核销金额，应输入负数；而被核销应付记录（兰字PI）所在的核销金额，应输入正数。8、应付（应收）账款的自动核销操作，要求所列出的各应付（应收）账款明细余额必须是“一借多贷”或“一贷多借”，而不能是“多借多贷”。如果存在“多借多贷”，则直接进行手工核销。业务流程编号业务流程名称一般销售业务业务流程简述一般销售包括批发、直销、团体购买、个人购买等业务具体业务软件操作流程启用辅助计量单位基础数据销售管理客户中心定义客户卡片录入销售订单审核销售库单开始录入销售发货单审核销售发货单录入销售出库单按实际出库量录入内部结算单库存管理No结束订单中货是否发完？关闭销售订单Yes应收款业务流程具体描述1、分别在基础数据、客户中心及销售管理中的基础数据预先定义“启用辅助计量单位”、“客户卡片”、“采用商业折扣”、“按物料定价”等基础设置。2、在订单管理中录入销售订单，并进行相应的审核工作。3、根据已审核的订单生成销售发货单，并审核。4、在发票管理子模块中，根据已审核的发货单录入内部结算单。5、在库存管理的系统出库子菜单中，根据已审核的销售发货单，填制销售出库单。6、假如该张销售订单的货物已经发完，那么，在订单管理中关闭销售订单。操作注意事项：1、任何未经审核的单据，将不能被下一操作环节所引用；比如订单未审核，那么，这张订单将不能生成销售发货单。2、价格的引用：在订单明细行中输入物料编码，系统自动引用价格管理中预先定义的标准价（含税价）；也可直接录入商品价格。如果该客户在“客户结算系数”中定义所采用的结算价格（如出厂价、成本价、批发价、代理价、或其他价格），那么系统将自动引用价格管理中预先定义的各类价格（注意：结算系数一般设置为1）。3、扣率的输入：在“销售选项设置”中启用商业折扣，在订单明细行输入完毕物料的数量之后，在订单表头中的“商业折扣”中输入扣率（这里采用的是顺扣，如打八折，扣率为80％），“订单金额”将自动扣减折扣金额。4、买5送1的业务处理：虽然是送1，但在财务上是视同销售。因此，在订单明细行中输入物料的发货数量为6，在“商业折扣”中输入折算过的扣率（5/6，即扣率为83.33％）。5、发货中如有散罐，比如“12箱5罐”的业务处理：在启用“辅助计量单位”，及设置“非标计量单位”之后，在订单明细行录入物料时，系统允许选择对计量单位进行选择。因此，12箱5罐的业务，应拆分成两行明细记录，一行计量单位是箱，数量为12；另一行计量单位是罐，数量是5。注意：对于罐的销售价格，系统自动按照预先的折算公式（标准计量与非标计量），计算出每罐的销售单价。业务流程编号业务流程名称应收款业务业务流程简述包括代销、批发、直销、团体购买、个人购买等业务产生的应收结算具体业务软件操作流程结束按商品大类设置财务类型基础数据销售管理总账录入内部结算单引入已审核的发货单开始客户中心定义对应财务类型的凭证模板选择同一商品大类的