机关是一个组织体

編者序機關是一個組織體，公務的處理必須經過一定的運作程序，形成合法有效的意思表示。這個過程，都必須留下文字記錄，才能明確認定是機關的決定，完成有效的公務處理。這些文字的記錄，就是所謂公文書，它包羅甚廣，凡是公務處理所製作的文書都是。這本書列舉的十種，是比較常用到的，為了便於初任公務員參考，特別按使用機率編排，換言之，越常用到的，排在越前面，依次往後推，所以，一般公務員只要熟習前面五種就夠了，第六種以後，於遇到需要撰寫時，再去翻閱研究即可。公文寫作的速度與品質，關係到公務處理的績效。一個公務員的辦事能力，往往是從這方面表現出來，自然也會影響到他的升遷發展，不可不重視。我常對同仁說，公文寫作，可以說是我們公務員的謀生工具，也是我們的看家本領，如果你不會寫，這碗飯吃起來就很辛苦了。作者在行政機關打滾已滿三十八年，擔任處長階層的職務就有二十一年，其間二度在行政院人事行政局擔任主任秘書，親自撰寫以及核閱修正過的文稿，不計其數，也曾在民國七十一年，參加銓敘部舉辦的第一屆全國公務員專書閱讀寫作，獲得第一名，可以說，累積了不少公文書寫作的經驗，特別在退休前夕，把過去的一些心得，整理成這本小冊子，用以提供剛進入政府機關任職的年輕新秀參考，是為編印本書之目的。個人不揣譾陋，匆匆脫稿付梓，遺漏舛錯之處在所難免，尚祈方家識者指正。謹識民國95年12月公文書寫作要領鐘昱男目次壹、簽的撰擬………………………………1貳、公文稿的撰擬…………………………18參、箋函（書信）的撰擬…………………37肆、電子信件（E-mail）的撰擬…………46伍、會議紀錄的撰寫………………………53陸、講話稿的撰擬…………………………55柒、新聞稿的撰擬…………………………57捌、業務報告的撰寫………………………64玖、研究發展論文的撰寫…………………66拾、法規的草擬……………………………80附錄一、公文程式條例…………………………87二、法律統一用字表………………………91三、法律統一用語表………………………94四、新聞寫作通則…………………………96五、常見誤用字詞………………………109六、標點符號用法表……………………1531壹、簽的撰擬一、格式（一）制式的簽簽報高級長官核判，或較重要案件，或以個人身分簽報者用之，格式可區分為：1.一段式：採「主旨」一段。案情簡單者適用之。2.二段式：採「主旨」及「說明」二段。「主旨」扼要說明目的與期望或擬辦意見。其他需要讓長官瞭解的案情、理由及相關事項，於說明段敘述；案情較複雜者，分一、二、三……項敘述。長官對案情已瞭解，重點在提出擬辦意見者，可採「主旨」、「擬辦」二段。3.三段式：採「主旨」、「說明」、「擬辦」三段。對於案情較複雜，且擬辦意見，無法於主旨段容納者用之。（二）便箋一般案件，承辦人用便條紙直接簽擬處理意見，陳主管或首長核判時用之。其格式以分一、二、三……項撰寫為原則。但為求便於表達，亦可採「主旨」、「說明」、「擬辦」的格式。2如用一、二、三…條列式撰寫時，應依序先敘明案由，再就有關事項予以說明，最後提出擬辦意見（可參考第22頁公文稿撰寫要領（五）之例）。二、用語（一）稱謂語：鈞長（稱陳核長官）、職（自稱）。（二）期望語：請核示（提出擬辦意見簽核時）、請鈞閱（檢陳有關資料請長官過目時）、請核閱（同上）、請鑒察（將辦理情形簽報長官瞭解）、請鑒核（除簽報長官瞭解外，並含有請示之意）、請鈞參（提供長官參考）。（三）結束語：「右陳」或「敬陳」（一般用）、右上（簽報非直屬長官用）。次行抬頭書寫核判長官職銜。（簡單之便箋，此部分可免除。）（四）簽署：一般性之簽，於簽末左下署簽報者姓名，押上日期時間即可。三、要領（一）力求簡明扼要。需要長官瞭解者應簽明，無關緊要者免提。切忌該講的不講，不該講的扯了一大堆。具體言之：31.必須長官瞭解事項：緣起背景、問題關鍵、法令依據、主要理由、產生作用等。2.無須簽出事項：來文日期、文號、開會處所、處理經過細節等。3.以附件附陳有關資料。用以減少簽之篇幅。（二）要有組織、有條理、有連貫。使核閱者很容易瞭解、看懂。（三）正確、巧妙使用按語、轉接詞。按語，用在一段之起頭，點出該段要表達的意旨；轉接詞，用在文章中間，用以承上啓下，使語意通暢。此等字詞，有如公路旁之路標，用以指示前方之路況，使開車者預先瞭解，而能掌握車速並作轉變、煞車、加油等之準備。常見之按語、轉接詞及其用法如下列：查──於第二段之後，要敘明事實、引述規定或依據時用。經查—於敘述背景或指示後，接續要敘述查明之事實或有關規定時用。復查、再查—繼續要敘述其他有關之事實、狀況或規定時用。另查—要敘述不同面向之事實、狀況或有關規定時用。4案查—要敘述以往曾經辦理之有關檔案資料，或曾作之有關處理情形時用。第查—要探究敘明有關事實或規定時用。惟查—要敘述查明所得之不同事實或反面有關規定時用。惟──要敘述反面之因素，如不合之規定、困難之情形或有所顧慮之處時用。茲──起敘語，或行文中要開始導入正題時用。另作「現在」、「此處」用。以──要敘述理由時用。乃──因應上述因素，接著要敘述採行之作法時用。茲以—要轉向敘述緣由時用。經──要敘述已作如何處理時用。茲經—於事故發展過程中，要敘述已作如何處理時用。茲據—於緣由說明後，要提出建議意見或實施辦法前，先引敘有關依據時用。頃經—要敘述剛剛所作的處理情形時用。甫經—要敘述於近期內已作之處理或發生之情形時用。案經—要敘述有案可查之處理經過時用。5復經—要繼續敘述已作如何處理時用。嗣經—要接續敘述時間在後而具有銜接性、階段性、或步驟性之處理情形時用。按──要分析道理時用。爰──承接上述事實或理由，要提出因應作法時用。審──接著要敘述須考量之因素時用。至於—要轉向敘述另一個部分時用。復以—要敘述另一個併列之因素時用。（四）引述有關機關意見或有關規定，僅將其重點節錄或敘明即可，避免全文或全段照錄。引述方式，有下列二種：1.引述其文意或語意。如行政院○○○日期文號來函略以：（以下把其來文之意思重點寫出。）2.引述原文或原語。如依內政部○○○日期文號函規定：「…○○○…○○○○○○…○○○…○○○○○○……」原文不能改，必須用「」引出，不必要者，用刪節號略去。（五）複雜的內容，儘量採用表格敘述、比較，或作成附件附陳。擔任公務員，必須要有設計表格的能力。（六）對例外情形或特殊狀況，可於適當文句間用（）6加註，以求交代清楚，並節省篇幅。（七）避免前後矛盾，或有疏漏之處。所謂疏漏就是没有交代清楚之意。（八）「主旨」不宜太長，以不超過60字為原則。內容應包括「案由」及「擬辦」。如「行政院人事行政局函送民國96年辦公日曆表一案，擬函轉本府各機關，並提市政會議報告，請核示。」（九）「說明」的內容，以對本案之背景、案情、法令規定，相關事項之闡述分析為主。避免提出擬辦意見。（十）「擬辦」的文字，避免與「主旨」重複。能於「主旨」段完全表達擬辦意見者，即不必再列「擬辦」。主旨之擬辦，屬原則性、概況性或方向性之擬辦；而「擬辦」段，則提出具體作法，或細節之擬辦意見。（十一）正確使用標點符號。（請參閱附錄六）四、實例（下頁續）7一段式簽＜例1＞簽於臺北市政府人事處○○年○月○日主旨：行政院人事行政局檢送明（○○）年辦公日曆表（如附件），擬函轉本府各機關，並提市政會議報告，請核示。敬陳秘書長副市長市長○○○（署時間）＜例2＞簽於臺北市政府人事處○○年○月○日主旨：檢陳「市長交接前後應辦事項日程表」1份，擬據以辦理各項事宜，請鑒核。敬陳秘書長副市長市長○○○（署時間）8二段式簽＜例1＞簽於（機關或單位）○○年○月○日主旨：○○部為亞洲開發銀行請撥付亞洲蔬菜研究發展中心補助費新台幣○○○元，擬准動支本年度第二預備金，簽請核示。說明：○○部函為○○銀行以亞洲開發銀行請自該行B帳戶我國繳付本國幣股本內支付亞洲蔬菜研究發展中心新台幣○○○元，業已先行墊撥，上項亞洲蔬菜研究發展中心補助費，本年度未列預算，既由○○銀行墊付，請准在○○年度第二預備金項下撥還歸墊。又本案事關涉外重要案件，特專案簽辦。敬陳○長副○長○○○（署時間）9＜例2＞簽於臺北市政府人事處○○年○月○日主旨：檢陳本府辦理95年度員工英語文比賽實施計畫，擬於奉核可後，函送本府各機關據以辦理。請核示。說明：一、為使旨揭比賽更趨豐富有內涵，擬遵鈞長於去（94）年10月市政會議頒發該年度員工英語文比賽優勝者獎狀時指示，朝多元、活潑、趣味化方向規劃辦理。是以，本（95）年度英語文比賽除延續94年度辦理之比賽項目外，為鼓勵同仁挑戰自我英語能力，新增「英語辯論表演賽」項目。另為增加本府同仁之參與感及現場熱絡氣氛，擬於各項比賽後搭配「互動式有獎徵答活動」。二、有關95年度員工英語文比賽活動計畫，經本處於本（95）年1月20日邀請本府各一級機關召開研商會議討論，茲參酌上開會議會商結論（詳如會議紀錄），研擬如后附實施計畫，謹摘要如次：（一）比賽方式：由本府各機關先分6組，各組就下列初賽5個比賽項目中任擇3項以上辦理，並於95年7月1日前完成初賽；另各組推選參加益智及話劇比賽各110隊，併同各項比賽前2名優勝者名冊，免備文送本處，俾利本府視人數、隊數規劃辦理後續決賽相關事宜。（二）比賽項目：1、初賽：演說、說故事、作文、歌唱比賽及辯論表演賽等5項。2、決賽：除上開5項比賽項目外，另辦理益智及話劇比賽，共計辦理7項。（三）茲為提昇本府員工英語文程度及員工之間相互觀摩學習，本年度與歷年英語文比賽最大之不同處，在於參加對象由原先僅限員工參加，擴大至各級學校教師。（四）有關評審、評分標準及獎勵措施由初、決賽主辦機關自行決定。三、本府決賽預訂於本（95）年8月30日（星期三）及8月31日（星期四）在本府市政大樓2樓大禮堂舉辦。另為帶動同仁學習英語興趣、瞭解本市英語學習資源，擬於是日在1樓中庭展示與英語學習相關之學習機構及資源（如：空中英語教室、英語雜誌社、大專院校英語文進修辦理單位及公訓中心英語課程等）。敬陳秘書長副市長市長○○○（署時間）11三段式簽＜例1＞簽於臺北市政府人事處○○年○月○日主旨：檢陳「臺北市政府95年人事服務品質與陞遷考核制度意見調查」書面報告1份，謹請鑒核。說明：一、本研究案依本府民意調查委外作業相關規定，由本處提供調查題目（含問卷）及訂定契約書，於本（95）年8月下旬委託國立台北大學民意與選舉研究中心調查執行，本報告係依據上開規定撰寫，研究結論將作為本府相關人事政策重要參考。二、本報告由台北大學就本府各機關編制內人員14371人（不含警察、事業機構及人事人員），隨機抽樣的方式抽出有效樣本為1107人，以電話訪問及實地面訪方式進行。受訪者：「非主管」職務佔83.7%；「主管」職務佔16.3%。調查結果如次：（一）人事服務品質部分：1、88.1%的受訪者同意該機關人事單位會運用人事法規，維護同仁權益。122、84.3%的受訪者同意人事單位會重視同仁需求及意見，並有效回應。3、67.8%的受訪者同意人事單位與其他單位協商時，能達成處理問題的共識。4、94.8%的受訪者同意人事單位的服務態度良好。5、91.7%的受訪者滿意該機關人事單位的服務品質。（二）陞遷考核制度部分1、56.5%的受訪者同意現行公務人員陞遷制度可達到公開、公平、公正；但在31.5%不同意的受訪者中，認為最主要原因依序是「易受機關長官偏好影響」、「社會有力人士介入」。（其餘12%為無意見或不知道）2、51.9%的受訪者同意現行公務人員任用制度能確實任用到機關所需要的人才；但在38.4%不同意的受訪者中，認為最主要原因依序是「人才難以交流」及「用人管道太少」。（其餘9.6%為無意見或不知道）3、49%的受訪者不同意現行公務人員考績制度能達到獎優汰劣的目的，又認為最主要原因依序是「考績流於形式」、「主管13鄉愿心態」。（其餘同意者42%；另9%為無意見或不知道）4、54.5%的受訪者不同意以機關(單位)團體績效來決定考列甲等人數之比例，又認為最主要原因是「不同機關因業務性質各異無法客觀比較」。（其餘同意者40.5%；另5%為無意見或不知