采购-付款审批制度

宁波明日控股有限公司1采购申请及货款支付审批制度为加强财务管理，节约费用开支，提高公司经济效益，特制定本制度。一、厂家购入商品车、配件、原厂用品货款支付审批流程（一）货款包括采购定金、预付货款、结算货款等。（二）货款支付审批流程：（三）审批权限：经子公司经办人、部门经理、财务主管、总经理四人签字后即可向厂家账户直接支付。二、外采商品车货款支付审批流程（一）货款包括采购定金、预付货款、结算货款等。（二）需与对方签定采购合同、协议或互换协议，并将合同或协议抄子公司财务部并经集团财务管理中心备案。（三）货款支付审批流程：（四）货款支付审批权限：1、单笔支付金额在20万元以内的，总经理审批即可。2、单笔支付金额在20万元以上，50万元以下的，对应分管总监和财务总监共同审批即可。3、单笔支付金额在50万元以上的，需经财务总监审核，总裁审批。三、试乘试驾车货款支付审批流程（一）货款包括采购定金、预付货款、结算货款等。经办人填制《付款申请单》销售经理审核财务主管审核总经理审核（批）财务总监审核（批）对应分管总监审核（批）总裁审批经办人填制《付款申请单》部门经理审核财务主管审核总经理审批宁波明日控股有限公司2（二）在申请购买试乘试驾车时，需提供各品牌厂家商务政策通函（通知），并将函（通知）抄送集团财务管理中心、行政管理中心备案。（三）货款支付审批流程：（四）、审批权限：各子公司试乘试驾车采购必须最终经总裁审批后方可采购。四、外采配件货款支付审批流程（一）货款包括采购定金、预付货款、结算货款等。（二）长期定点采购的，需与对方签定采购合同或协议，并将合同或协议抄子公司财务部并经集团财务管理中心备案。（三）采购审批流程：（四）货款支付审批流程：经办人填制《付款申请单》销售经理审核子公司行政人事主管审核审核财务主管审核财务总监审核集团行政总监（或经理）审核总裁审批总经理审核经办人填制《采购申请单》服务经理审核财务主管审核总经理审批（核）对应分管总监审批（批）财务总监审核总裁审批经办人填制《付款申请单》服务经理审核财务主管审核总经理审批（核）财务总监审核对应分管总监审批（核）总裁审批宁波明日控股有限公司3流程说明：1、每家供应商每月需与配件库进行对账，双方在对账单上签字确认，供应商凭对账单开出发票。2、经办人将发票、对账单、入库单、送货单附在《付款申请单》后，办理相关签字审批手续。3、采购审批和货款支付审批权限：1)单笔采购和支付金额在5万元以内的，总经理审批。2)单笔采购和支付金额在5万元以上，10万元以下的，由对应分管总监与财务总监共同审批。3)单笔支付金额在10万元以上的，需经财务总监审核后总裁审批五、外采用品和养护用品货款支付审批流程(一)货款包括采购定金、预付货款、结算货款等。(二)长期定点采购的，1.需做投标、议标进行优选后，与对方签定采购合同，并抄财务总监备案。不得到未经多方投标注、议标或议标后未订合同的公司进行采购。2.合作供应商需确保用品性价比的优势，定期根据市场情况提供经双方确认的用品供货价格清单作为合同的附件，并抄财务管理中心备案。3.无合同且5000元以上的一律不能采购。(三)采购审批流程：审批权限：1.单笔采购金额在5万元以内的，用品经理审批。2.单笔采购金额在5万元以上的，10万元以下由对应分管总监与财务总监共同审批。3.单笔采购金额在10万元以上的，需经财务总监审核后总裁审批。(四)货款支付审批流程：经办人填制《采购申请单》用品经理审批（核）对应分管总监审核（批）总裁审批财务总监审核（批）宁波明日控股有限公司4流程说明：1)各供应商与用品部每月核对清账务（必须做到月月清），双方在对账单上签字确认，供应商凭对账单开出发票。2)经办人将发票、对账单、入库单（或销售单据）、送货单附在《付款申请单》后，办理相关签字审批手续。3)审批权限：所有用品货款支付必须按流程全部走完后方可支付，具体权限与采购审批流程对应。考虑用品部还没规范，2013年所有采购最终暂由总裁审批半年，待7月1日后根据实际情况再确定。4)用品货款支付审批流程坚决按合同规定原则支付，不能提早支付，并随时监督合同中规定的返利执行情况。如遗漏返利到位情况，追究相关部门部长和总监全部责任。（五）、各子公司与用品部的货款结算流程：流程说明：1)各子公司与用品部每月核对清账务（必须做到月月清），对账单必须对当月实际销售、当月预安装（即当月还没实际销售）进行分别列明细，双方在对账单上签字确认，用品部凭对账单开出发票。2)子公司经办人将发票、对账单、销售单附在《付款申请单》后，办理相关签字审批手续。3）各子公司到用品部领用精品采用现用简便方法，即凭装璜联系单即可，但各子公司在填写联系单时应按公司规定填写，用品部如发现联系单填写、手续不规范或内容不齐全，用品部应拒绝接收或安装精品。经办人填制《付款申请单》对应经理审核财务主管审核总经理审批经办人填制《付款申请单》用品部会计审核审核对应分管总监审核（批）财务总监审核总裁审批用品经理审核宁波明日控股有限公司5六、办公用品采购：（一）办公用品由集团行政管理中心采购员统一购买，各子公司不得自行购买，外地公司（非宁波市区公司）采购员可自行购买，但必须进行定点采购，对定点采购单位必须报集团行政管理中心同意或由集团直接定点方可实施，并由集团签订定点采购合同。外地公司签订定点采购合同后报集团行政管理中心备案。（二）集团行政管理中心应选择折扣较大、品质有保障的供应商，同时应对价格较高、消耗量较大的办公用品应定期进行市场查询、比较，对供应商进行调整。（三）采购及支付审批流程：流程说明：1、《费用报销单》后需附：采购申请单、发票、送货单、入库单。2、在指定采购供应商名单内进行采购。3、在非指定供应商采购的，需报行政经理、行政总监审批。七、设备工具采购：（一）设备工具包括：生产用设备及工具、空调、电视机、照像机、音响、电脑、传真机、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、办公家具、工作服等。（二）设备工具由集团行政管理中心采购员统一购买，各子公司不得自行购买，外地公司（非宁波市区公司）采购员可自行购买，但必须经过集团行政管理中心书面同意或在由集团直接定点的单位处采购。（三）集团行政管理中心应选择折扣较大、品质服务有保障的供应商作为定点采购，同时应定期对供应商进行市场查询、比较，及时进行调整。（四）采购申请流程：采购员填《费用报销单》行政主管审核财务主管审核供应商开出发票采购员按《采购申请单》采购子公司行政部签收《送货单》子公司行政部开具《入库单》采购员核对入库单、送货单总经理审批宁波明日控股有限公司6流程说明：1)单价2,000元以内或合计5,000元以内的，总经理审批。2)单价2,000元以上或合计5,000元以上的，需填写《大额采购申请单》，在购买前进行货比三家优选后确定购买商家，由对应分管总监、行政总监和财务总监共同审批。3)单价5,000元或合计20,000元以上的经财务总监审核后，总裁审批。4)以上流程只适用于老店，对新开设的4S店，以上所包括的设备工具采购不管多少金额，一律经总裁审批方可采购。（五）支付审批流程：流程说明：1)《费用报销单》后需附：采购申请单、发票、送货单、入库单或设备验收单。2)如通过银行支付的，《费用报销单》改做填写《付款申请单》。3)支付审批流程权限与采购审批流程权限对应。八、差旅费（含培训费）：（一）出差申请的有关规定：1、凡出差范围超出宁波市且当天不回来需住宿的，应填写《出差申请单》。部门负责人审核总经理审核（批）经办人填写《采购申请单》或《大额采购申请单》行政总监审核（批）总裁审批行政经理审核对应总监审核（批）财务总监审核采购员填《费用报销单》对应部门负责人审核财务主管审核供应商开出发票采购员按《采购申请单》采购子公司对应部门签收《送货单》子公司对应部门开具《入库单》总经理审批行政主管审核财务总监审核对应分管总监和行政总监审批（核）总裁审批宁波明日控股有限公司72、《出差申请单》一式三联：第一联（借款联），第二联（报销联），第三联（行政联）。3、不同级别人员同行出差的，出差申请以最高级别人作为报批程序的起点。4.培训人员出差必须签订好培训协议，同时也应填写（出差申请书），培训视同出差。（二）出差申请审批程序：否是出差人填制《出差申请单》普通员工部门负责人总经理集团人员部门负责人审核总经理审批是否超过总经理权限对应分管总监对应分管总监审批总裁审批是否需借款可凭已审批的《出差申请单》第一联到财务部借款凭行政联到子公司行政部或集团人力资源管理中心考勤备案是行政主管审核集团人事或行政总监审核集团人事或行政总监审核是否超过总监权限是否确定交通方式（按报销规定对应执行）宁波明日控股有限公司8（三）差旅费报销的有关规定：1、如没有已审批同意的《出差申请单》第二联“报销联”的，一律不予报销。2、出差人员应于出差回来后10个工作日之内，需完成《费用报销单》的填报及审批，到财务部报销。3、部门负责人、行政主管、总经理审核的内容：主要是审核出差日期、事项、人数、乘坐的交通工具等是否属实；4、财务负责人审核的内容：审核飞机票、住房、伙食补助、交通费标准是否超标？计算是否准确？票据是否真实、合法等？5、原则上总经理及以上级别出差可乘坐飞机，其他人员如需乘坐飞机，需提前5天以上提出申请，在飞机票价格与其它交通方式要价相差不多且又能提高效率的前提下经总经理审核、由对应分管总监和行政（人事）总监、财务总监共同审批。6.如以上各岗位人员培训费单次超过3000元（含交通费）或培训时间超过5天（途中时间除外），都应报集团人事总监、财务总监审核并报总裁审批。7.培训如有考试不合格的，培训费一律不予报销，培训后当事人必须把培训资料和相关证书带回并交子公司行政部存档，并实施转训，不转训者不予以报销。8、国内外往返机票由集团总裁办订购，按折实票价报销。特殊情况回程机票可在当地购买，按实购价格报销。（四）、报销审批流程宁波明日控股有限公司9（五）、费用标准单位：人民币元项目人员级别城市类别总裁层总经理层总监层部门负责人普通员工住房标准一类：北、上、广、深按实报销≤350≤250≤150二类：省会城市按实报销≤300≤200≤120三类：国内其他城市按实报销≤250≤150≤100港澳及国外城市另行审批伙食标准一类：北、上、广、深按实报销100元/天、人60元/天、人二类：省会城市按实报销80元/天、人50元/天、人三类：国内其他城市按实报销60元/天、人40元/天、人港澳及国外城市另行审批否是出差人填制《费用报销单》并附上《出差申请单》第二联普通员工部门负责人集团人员总经理部门负责人审核总经理审批是否超过总经理权限对应分管总监对应分管总监审核总裁审批相关指定财务部报销行政主管审核财务主管审核集团人事或行政总监审核集团人事或行政总监审核财务总监审核财务总监审核是否宁波明日控股有限公司10城市交通国内城市按实报销机场/车站往返酒店之间可乘坐的士其他路程可乘坐公交、地铁港澳及国外城市按实报销另行审批城际交通飞机经济仓火车硬卧5小时以上：火车软卧5小时以内：火车硬座1、两个以上同性出差的，无特殊情况安排合住双人房、住房标准按其中高级别标准执行。2、住宿、伙食、交通费用超标的，原则上自付；特殊情况需公司报销的，需另附书面说明并报总经理审核，由对应分管总监审批。3、对培训、会议主持方（厂方）有另有餐饮、住宿招待的，不再享受以上费用补贴。如公司标准与厂方标准矛盾时按厂方标准为准。4、集团人事、行政管理中心审核分工基本按外出培训的由集团人力资源管理中心负责审核，其他则由集团行政管理中心负责审核。九、业务招待费（含礼品）：（一）业务招待费的控制：1、业务招待费的开支须本着“必须、合理、节约”的原则从严控制，严禁弄虚作假，一经发现弄虚作假，从严处罚。2、业务招待费的控制方法：定额度、定标准、定人数。1）、定额度：业务招待费实行额度管理，超过当月累计额度的费用当月不得报销。2）、定标准：超过规定标准一律不得报销。客餐（含烟酒）员工聚餐总裁层总监层/总经理层部门负责人按实报销1