第五章数据的组织与管理

第七章数据库管理软件Access2003的使用本章主要内容1234建立查询认识数据库建立表创建数据库7.1数据库系统的基本概念1.数据与数据处理数据（data）是存储在某一种媒体上能够识别的数据符号。它包括描述事物特性的数据内容和存储在某一种媒体上的数据形式。数据处理是指将数据转化成信息的过程。♥收集♥整理♥组织♥存储♥加工♥传输♥检索2.数据库数据库（DB）是指按照一定的数据模型，有规则地存储在一起的相关信息的数据集合。简而言之，数据库就是数据的仓库。它不仅包括描述事物的数据本身，还包括了数据之间的关系。3.数据库系统数据库系统（DBS）是指引进数据库技术后的计算机系统，能有组织地、动态地存储大量相关数据，提供数据处理，实现数据共享，减少数据冗余。逻辑数据模型逻辑数据模型：也称为结构数据模型，是数据在数据库内的相互依存关系的描述。常见的逻辑数据模型：层次模型、网状模型、关系模型关系数据库一个关系数据库的关系模型的数据结构具有以下概念：（一）关系1)关系表中的每一列都是不可再分的基本属性；2)表中各属性名不能重名；3)表中的每一列必须具有相同的数据类型；4)表中不能有相同的行（即相同的记录）；5)行、列次序不影响表中的数据内容，可调换行、列的前后顺序。（二）元组（记录）表中的一行即为一个元组，或称为一条记录。（三）属性（字段）表中的一列即为一个属性，给每一个属性起一个名称即为属性名，或称为字段。（四）属性值行和列交叉位置表示某个属性值。（五）域：属性的取值范围称为域。（六）表结构表结构在表的第一行，表示组成该表的各个字段名称。（七）关系模式关系的描述称为关系模式：关系名（属性1，属性2，…，属性n）如图5-5：书目（条码号，书名，出版社，主编，单价）。（八）候选键在关系中可以用来惟一地标识一个元组的属性或属性组，称为候选键。（九）主码主码（也称主键或主关键字），是表中的，用于唯一确定一个元组。（十）外部关键字如果一个属性在本表中不是主键或候选键，而在另一个表中为主码或候选键，该属性称为外部关键字。（十一）主表和从表主表和从表是指通过外键相关联的两个表，其中以外键作为主键的表称为主表，外键所对应的表称为从表。5.3MicrosoftAccess的应用Access是一个简易的关系数据库管理系统。利用它来创建、修改和维护数据库和数据都非常简单方便。对于数据库的大多数事务，乃至数据库的部分编程工作，都可以通过向导来完成。Access的操作主界面：数据库组件选项卡数据库窗口图7.1Access2003的窗口窗口菜单应用程序窗口Access数据库对象：一个Access数据库的7个对象（Database）：表（Table）查询（Query）窗体（Form）报表（Reprot）页宏（Macro）模块（Module）在创建表之前，先要对表结构进行设计:根据数据的取值情况确定每个字段的名称和数据类型;字段名一般以字符开头，后面可跟字符和数字等允许的符号，最多74个字符;同一个表中不能有相同的字段名;表7.2Access的数据类型及用法数据类型用法文本用于存放文本或者文本与数字的组合，最多255个字符，默认大小为50。这种类型中的数字不能进行数学计算。数字用于存放可进行数学计算的数字数据，可以有小数位和正负号。日期/时间用于存放表示日期和时间的数据，允许进行少量的日期和时间运算。备注用于存放超长文本或文本与数字的组合，最多含75535个字符。货币用于存放表示货币的数据，可进行数学计算，可以有小数位和正负号。自动编号向表中添加一条新记录时，由Access指定一个惟一的顺序号（每次加1）或随机数。是/否又称逻辑型数据，只有两种可能的取值：“是”或“否”，“真”或“假”。OLE对象用于其他Windows应用程序中对象的链接与嵌入，最大1G字节。超级链接用于保存超级链接的有效地址。查阅向导用于创建一个字段，该字段允许从其他的表、列表框或组合框中选择字段类型。字段属性每个字段都有自己的属性，字段属性是一组特征，使用它可以附加控制数据在字段中的存储、输入或显示方式。属性是否可用取决于字段的数据类型。系统提供了如所示的13种属性供选择使用。表7.3Access的字段属性及功能属性选项功能字段大小使用这个属性可以设置文本、数字、货币和自动编号字段数据的范围，可设置的最大字符数为255。格式控制怎样显示和打印数据，可选择预定义格式或输入自定义格式。小数位数指定数字、货币字段数据的小数位数，默认值是“自动”，范围是0～15。输入法模式确定光标移至该字段时，准备设置哪种输入法模式，有三个选项：随意、开启、关闭。输入掩码使用户在输入数据时可以看到这个掩码，从而知道应该如何输入数据，对文本、数字、日期/时间和货币类型字段有效。标题在各种视图中，可以通过对象的标题向用户提供帮助信息。默认值指定数据的默认值，自动编号和OLE数据类型没有此项属性。有效性规则是一个表达式，用户输入的数据必须满足此表达式，当光标离开此字段时，系统会自动检测数据是否满足有效性规则。有效性文本当输入的数据不符合有效性规则时显示的提示信息。必填字段该属性决定字段中是否允许出现Null值。允许空字符串指定该字段是否允许零长度字符串。索引决定是否建立索引的属性，有三个选项：“没有”、“有，允许重复”和“有，不允许重复“。Unicode压缩指示是否允许对该字段进行Unicode压缩。主键（主关键字）主键是表中用于惟一标识每条记录的主索引。主键不是必需的。只有定义了主键，才能建立表与表之间的关系，同时也方便对表进行排序或索引操作。主键不允许为Null（空值），并且必须始终具有唯一索引。如果表中某个字段没有重复的内容，就可用作该表的主键。视图视图是按特定方式处理数据的窗口。Access2003为表提供了4种视图方式。最常用的是设计视图和数据表视图。图7.3设计视图图7.4数据表视图7.2创建数据库创建数据库包括创建空数据库、在数据库中添加表和建立表间关系三大操作。1．创建数据库作用：建立数据库文件，扩展名为.mdb准备工作：确定数据的名称（如学生管理.mdb）操作步骤：启动Access2003—新建—选择空数据库—修改文件名—创建２．向数据库添加表作用：建立自由表结构准备工作：（1）确定表名（2）表中的各字段的字段名、数据类型、字段大小等操作步骤：打开数据库—单击表—按新建—选设计视图—输入每一个字段的有关信息—定义主关键字—输入表名并保存分析设计表结构字段名数据类型字段大小学号文本8姓名文本10性别文本2出生年月日期/时间生源地文本10专业文本10班级文本8是否住校是/否高考成绩数字整型表7.6“学生基本情况表”结构４．表对象的打开作用：打开数据表操作步骤：单击（对象中的）表—双击表名5．输入和修改数据作用：输入或修改记录数据准备工作：准备要输入或修改的原始数据操作步骤：打开表—输入或修改数据（输入数据在数据表视图下进行）/关闭表6．定义表间的关系作用：建立表间的联动关系准备工作：建立表索引；明确主与从的关系。操作：单击工具栏上的“关系”按钮—双击要作为相关表的名称—建立两表之间的关系—确定联接属性7．和表间关系有关的几个术语（1）联接类型：指明了查询对哪些记录选择和执行操作。三个选项分别表示“内部联接”、“左外部联接”和“右外部联接”。（2）参照完整性：是一个规则系统①不能在相关表的外部键字段中输入或修改成不存在于主表的主键中的值。②如果在相关表中存在匹配的记录，不能从主表中删除这个记录。③如果在相关表中存在匹配的记录，则不能在主表中更改主键值。7.3数据库应用数据库应用有三大常见事务：数据录入、检索数据和打印数据。一、创建查询作用：根据查询要求，构成一个新的数据集合准备工作：确定查询的要求，包括要从哪些表中抽取数据，这些表中数据的投影和筛选创建过程和步骤：（1）打开“设计视图”开始创建查询；（2）选择数据来源表；（3）选择查询结果中所需的字段；（4）设置记录选择条件；（5）设置排序选项等；（6）保存查询对象；（7）打开查询。二、创建窗体作用：通过窗体界面对数据库进行输入、更新和浏览数据准备工作：确定工作界面的布局，确定界面编辑位置与表中数据的对应及其提示（标题），数据间的运算关系操作步骤（向导）：“窗体”—“新建”—“窗体向导”—“表/查询”下拉列表框，在列表中—表—选定字段—确定数据查看方式—确定子窗体布局—输入主窗体标题和子窗体标题2.自行设计或修改（1）设计工具箱“标签”控件“文本框”控件组（2）操作步骤：选择控件—调整控件大小和位置—设置控件属性三、创建报表报表是Access数据库应用中常用的一种对象，通过报表对象，可以将数据库中的数据以你要求的格式从打印机上打印输出。作用：抽取数据库的数据，以用户要求的格式打印输出。准备工作：确定报表的格式，确定报表打印位置与表中数据的对应及其提示（标题），及其有关排序和汇总操作步骤（向导）：单击对象“报表”—“新建”——“报表向导”—“确定”—“表/查询”下拉列表框，在列表中选择表—选择字段—确定查看数据的方式—确定是否添加分组级别—确定排序次序和汇总信息—确定报表布局—输入报表标题