outlook邮件操作手册

1/20Outlook2007操作手册说明在公司通讯方式中，内部Outlook与RTX及外部邮件相比主要具有以下几个优势：1.节约公司internet带宽资源，避免邮件因外部线路故障或外部邮件提供商故障而出现邮箱不能用、丢失邮件、收发延迟等情况。2.方便查询筛选历史邮件，可以明确相关人员在具体时间内的相关责任。3.可以为部门分配任务。4.统一交接口径，outlook与RTX相比显得比较正式。本手册以outlook2007客户端进行操作说明。目录1.Outlook2007打开方式……...………………………………………………………………22.新建及收发、阅读、接收、转发、回复邮件……...…………………………..23.新建及分配任务……...………………………………………………………………………….74.通讯录使用………...……………………………………………………………………………….75.信纸、字体以及邮件签名设置……......………………………………………………..96.Outlook2007最小化窗口以及邮件自动收发间隔时间设置……...………107.邮件分类及分类规则设置……...…………………………………………………………..122/20一．outlook打开方式如图1所示，在桌面上点击“开始”菜单------“所有程序”--------“MicrosoftOffice”-----------“MicrosoftOfficeOutlook2007”。图表1二．新建及收发邮件1.新建及发送邮件先点击outlook界面左侧导航窗口的邮件栏，再点左上角的新建按钮，如图2所示。3/20图表2点击新建按钮后就创建了一封新的邮件如图3，填写好相关内容，再点击“收件人”及“抄送人”（收件人与抄送人的区别为：收件人为收到邮件必须要阅读邮件内容，抄送人可以阅读邮件内容，如没有时间也可以不阅读邮件内容），在弹出的通讯薄中选择需要发送的人员如有附件就添加后附件（附件建议只传10M以下的，附件过大会造成服务器负荷量大，会产生邮件堵塞）；如要服务器推送送达及已读加回执以便知道收件人有没有收到邮件及阅读邮件，请点击邮件选项卡页面，如图4所示，然后勾选“请求送达回执”及“请求已读回执”选项框4/20即可；邮件建好后就可以点击左侧的发送按钮发送邮件。图表3图表4以上讲的只是针对只有一个帐件帐号发送邮件，如果Outlook中有两个邮件帐号，一个是内部邮件帐号，一个是外部邮件帐号，那么我们我们怎么选择发内部邮件用内部邮件帐号，发外部邮件用外部邮件帐号呢？如图5所示，发内邮件选用内部邮件帐号，发外部邮件选用外5/20部邮件帐号。图表52.接收、转发、回复邮件具体操作见图6。6/20图表63.阅读邮件，如下图7，在左侧导航栏中点击收件箱，右边就会显示收件箱中的相关邮件，最右侧显示的是每封邮件的内容，双击邮件标题也可以在新的窗口中打开邮件内容。图表77/20三．新建及分配任务先点右侧导航栏中的任务框，再点左上角的新建任务按钮，将弹出新建任务窗口栏，在任务窗口栏中添加任务相关内容后就可以点“分配任务”按钮进行任务分配，操作如下图8。图表8四．通讯录的使用1.新建邮件时，点击“收件人按钮”会弹出通讯薄窗口，再选择“全球通讯薄”或者如图9所示，点击通讯录按钮也会弹出通讯薄窗口，再点选择“全球通讯薄”，一般选择前面的方式，在新建邮件时直接选择收件人，如果要发邮件给公司所有人员，只要选择“怡合达公共信箱”即可，如要发给部门的所有人选择相应部门的公共信箱即可；在通讯薄窗口中可以按名称搜索，也可以按职位搜索相关联系人，如果按职位或者部门搜索就在搜索条件中选择“更多列即可”。8/20图表92.通讯薄不用手动添加联系人，可以定期自动更新联系人，具体操作法见图10，先点“发送接收”旁边的小倒三角按钮打开下拉列表，再点击“下载通讯薄”即可更新通讯薄中的联系人，如有联系人变动，信息部将会通知大家更新通讯薄。9/20图表10五．信纸、字体以及邮件签名设置如下图11先打开工具栏下拉菜单，再点击“选项”，将弹出图12窗口，图表1110/20在图12选项卡中选择“邮件格式”选项，在此选项中可以设置信纸的背景及字体，也可以设置邮件签名。图表12六．Outlook2007最小化窗口以及邮件自动收发间隔时间设置1．Outlook2007最小化具体操作见图13，打开outlook2007,在电脑桌面右下方的状态栏中右键outlook图标，在弹出的选项中选择“最小化时隐藏”即可。11/20图表132．邮件隐藏时设置自动收发间隔时间操作方式见图14，先点“发送/接收”旁边的小倒三角符号打开下拉列表，再点“发送/接收设置”，最后点“定义发送/接收组”，将会弹出图15窗口，图表1412/20在图15窗口中设置自动收发邮件的间隔时间。图表15七．邮件分类及分类规则设置当收件箱中的邮件比较多时，我们就要对收件箱的邮件进行分类整理，新建不同名称的邮件箱，把同类型的邮件移动到指定的收件箱中，这个操作可以通过新建邮件规则来实现对邮件的批量分类，即把相关的邮件自动移动到指定的收件箱中，我们先介绍新建不同名称的收件箱，再介绍新建邮件规则，如图16所示，在导航栏中选择邮件栏，再在个人文件13/20夹上点右键，再在右键列表中选择新建文件夹，即可新建好自己定义的文件夹，新建好的文件夹会自动放在个人文件夹下，此处我们新建了一个test的文件夹，如图17所示。图表1614/20图表17建立好图17的文件夹后，接下来我们新建邮件规则，如图18所示，新建规则，再选择模板，选择好模板后，再点下一步，如图19所示。15/20图表18在图19中，在众多条件中我们选择自己需要的条件，本人一般选择第一个默认条件即“发件人为个人或通讯列表组”这个条件，选择好这个条件后，我们再在图19的步骤2中设定选择好的条件，本人在这里面设定的条件为发件人为“李启军”，设定完后点击下一步，进入图20。16/20图表19在图20中选择如何处理设定好条件的邮件，可以在列表框中选择自己想要处理的方式，本例中，本人选择第一个默认方式“将它移动到指定文件夹中”，选择好处理方式后，再在图20的步骤2中选择具体移到哪文件夹中，本例中选择移动到“test”文件夹中，设定完成后，再点击下一步进入图21。17/20图表20在图21中，是否有例外需要选择，如果有例外需要选择就选择自己需要的例外条件，如果没有，就直接点下一步，进入图22。18/20图表21接下来就进入到规则的最后一步，如图22，先为此规则定义一个名称，因为outlook可以新建多个规则，因此命名应该通欲易懂，便于自己区分，命好名后，在步骤2中把“立即对已在收件箱中的邮件运行此规则”跟“启用此规则”这两个选项勾选上，点击完成，这个规则就已经建好并已经在运用中了，下面我们在新建一封邮件进行测试，测试结果如图23所示，由李启军发出的邮件会自动进入到“test”文件夹中，在实际的操作中我们可以建多个文件夹，为每个文件夹建立相应的规则。19/20图表2220/20图表23