2021年7月国开(中央电大)专科《办公室管理》期末考试试题及答案

第1页共7页【2021年7月国开(中央电大)专科《办公室管理》期末考试试题及答案】2021年7月中央电大专科《办公室管理》期末考试试题及答案一、单项选择题1．一般而言在办公室里(A)的位置是上座。A.离入口最远B．离人口最近C．靠近门口D．靠近窗户2．文员必须管理好金钱学会节约开支以下行为中哪一项是不恰当的？(A)A．最好到价格便宜的商店去购买办公用品质量并不重要B.作出预算按月或季度预计办公室的开销来控制开支C．采购大量物品时可以享受批量折扣就一次多购买一些办公用品D．限制不必要的长途电话轻易不要选择快递服务3．以下哪些接打电话的行为是不正确的？(A)A．受到通话对方极大的责难应针锋相对回击B．给上司的来电留言应正面朝下放在他的办公桌上C．做记录时可以在便笺下垫一张复写纸以防遗失后备用D.途因有事需放下电话请对方等待时应把话筒朝下放置4．邮件的寄发不要考虑以下因素(D)。第2页共7页A.时间B．便利C．经济D．爱好5．关于握手的礼仪下面说法错误的是(D)。A．一般以3秒为宜B．右手握手是最普遍的握手方式C．一般社交场合握手不可太用力D．为了表示亲切男士和女士握手时可以双手相握6．文员在处理信访工作时由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种？(A)A.初次写信或有过激言行的B．有过激言行或漫骂领导的匿名信C．已做结案处理的D．没有具体内容的匿名信7．社交场合很讲究次序礼仪一般(B)。A.以右为次B．以右为尊C．以后为次D．以左为尊8．在某些情况下文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任取决于两点：一是掌握足够的知识了解业务的轻重缓急；另一是具有(B)了解要求约会者的心理。A．社交的能力B．说话的技巧第3页共7页C．听话的能力D．听写的能力9．以下关于文员在差旅预订工作中的行为哪一项是不适宜的？(D)A.飞机票预订时与人联系要记下对方姓名（同时告知你的姓名）需再打电话弄清疑点应找同一人B．预订火车票时首先要了解火车运行时间上司对铺位的要求C．如果预订需要有保证应事先申明如果想取消预订也要在结帐之前打电话D．不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明10.文秘人员要关心上司的健康如果上司生病初愈后文员的行为中哪一项是恰当的？(D)A.不要再让上司接触医疗检查从而减轻上司的患病心理负担B．日程安排相对紧凑一些从而把上司因生病耽误的时间迅速补回来C．暂时不要给上司安排任何职务活动D．注意安排好上司的饮食二、判断题11．文员第一次做一项工作时应该快一些如果错误可以再做一遍。(错)12.文员在接听投诉电话时如果对方无端辱骂可把他使用的字眼写下来或使用电话录音以做证据再慢慢地向他解释：“邓先生如果你一直说脏话我就没有办法再跟你谈下去了。”(对)13．英美国家习惯文员接待来访者应该站起来与来访者讲话。(错)14.假如上司不准备第4页共7页参加某个会议应立即将会议通知丢掉以免干扰其他事情。(错)15.如果不小心发生日程安排计划重复的情形就要排定能够动用的空挡文员应自己决定优先顺序。(错)16.当上司要求文员协助私人事务时就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。(对)17．男女之间男士先伸手了女士才能与之相握。(错)18.果要拒绝别人最好是依照自己和对方的人际关系程度分别使用表示方法以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。(对)19．文员对于在值班期间发生的重要情况可以等交接班后再报告上司。(错)20.文书部门立好的案卷必须逐年移交给档案室集中保管称为“归档”有归档范围要求但没有时间限制。(错)三、简答题21．办公室事务管理的服务性表现在哪三个方面？参考答案：一是为上司服务使上司摆脱繁杂琐事的压力把主要精力集中在重要工作上。二是为组织服务为组织员工提供一个高效、舒适的工作生活环境。三是为公众服务保证组织与外界的信息渠道通畅密切与社会各界联系。22．制发文件时加盖机关印章称为用印具体要求有哪些？参考答案：(1)文件用印时必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据经核对无误后始得用印。(2)文件用印要端正、清晰要端正地盖在成文日期上方上不压正文下要骑年盖月。第5页共7页(3)文件用印一定要与制发文件的机关、部门或单位相一致。(4)要核实用印份数超过份数的不能盖印。四、设计题23．设计一份电话记录单。参考答案：评分标准：结构完整要素齐备得满分。缺一项要素扣1分。24.当来访者自称事先已和上司约好会面时文员如何接待与应对？参考答案：(1)先向来访者说：“是吗？请稍等一下。”(2)然后请来访者稍坐再联系上司。(3)向上司汇报：“您约好的某某单位某先生（女士）现在已经来了”。(4)如果上司确认已事先约好文员就回来向来访者说：“某先生（女士）真抱歉不知您已约好让您久等了请往这边走”。然后引导客人去会见上司。五、案例分析题25．案例题一：文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后又遇到了负责宣传的张副经理小曹又向他作了请示结果丽位领导的意见很不一致小曹无所适从两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些支持过张认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的小曹应先同他通气。请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应该怎么办？参考答案：(1)小曹犯了多头请示的错误。遵照领第6页共7页导职权分工、单向请示的原则既然向主管领导请示了就应按孙的意见办不应多头请示；(2)在工作中不应过分亲近或疏远某领导以至落到尴尬的境地；(3)两位领导都作了指示如果张通情达理小曹应向他说明只能按职权分工办事求得谅解后按孙的意见办；(4)如果不能求得谅解时小曹应向两位领导分别自我检讨再建议两位商议一个方法遵照执行；(5)如果矛盾不能统一应向总经理请示遵照总经理的意见办并请他对孙或张作解释。这是文员执行主要决策人的意见。26．案例题二：某年3月5日新欣化工公司的总经理出差了这次的期限是从3月5日至3月12日预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件其中上司亲启的信一封；一个邮包总经理办公室收件三封其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室小王说：“小李把这封信交给你们科长”让他把信带走了。小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里。她拆开总经理办公室收件一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的研讨会小王想总经理前几天还谈到准备参加这次研讨会12日他正好回来一定会参加的。于是小王打印了接受邀请的回信明确告知对方第7页共7页总经理将参加会议并替总经理签了名。拆开第二封信拿出信纸里面还有两张产品样品的照片小王看了信的内容附件里说明有三张照片小王不知道如何处理她把照片又放回了信封中。小王拆开邮包发现是产品研发中心为了开发新产品在前几天订购的新型材料一共有五个品种小王凭印象觉得订购的是三种多了两种。心想是供应商主动送来的不拿白不拿于是她打电话让研发中心的人取走了。小王处理邮件的做法是否正确？如果不正确正确的做法应该是怎样的？参考答案：(1)河南分公司邮件转交销售科处理的应制作签收单要求小李签名并注明时间；(2)把上司亲启信件先保存下来并通知发信人信已收到告诉对方何时可能得到答复；(3)12日回来就参加会议不妥当不宜在总经理出差回来的当天安排活动；(4)在回信上应签上自己的职称（某某人的文秘人员）发出前复印一份留待上司过目；(5)发现附件缺少应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量接着应及时打电话或写信与寄信人联系；(6)没有订购的东西不能签收；(7)在移交邮包里的物品时要先打印一份清单注明收到的日期请接受人员在上面签字并保存好。