档案管理程序

档案管理程序1目的为了加强档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用档案，使公司的档案管理满足作为客观证据及可追溯性的要求，特制定本程序。2适用范围本程序适用于本公司档案、资料管理工作。3职责3.1公司总经理负责批准外单位借阅档案的申请。3.2技术负责人负责外来文件的搜集。3.3质量负责人负责质量体系文件及质量记录的搜集并批准本公司人员查阅档案。3.4综合管理办公室负责档案资料的分类、索引、存档、维护和清理工作。3.4各部门负责质量记录和技术记录的填写、整理并及时交综合管理办公室归档。4工作流程4.1档案的分类4.1.1技术记录①原始数据记录；②允许偏离记录；③环境条件记录；④标准物质使用记录；⑤仪器设备使用、校准、检定（验证）记录；⑥抽样记录；⑦分包项目记录。4.1.2质量记录的范围①内审、管理评审记录及报告；②标准物质与重要物质采购、验收记录；③外部支持服务和供应的供应商评审记录；④比对和能力验证记录；⑤计算机软件及其有关文档备份等；⑥新增检测项目评审和非标准方法审批的记录；⑦客户抱怨及其处理记录；⑧客户提供的要求保密或保护专利；⑨试验事故调查情况及处理记录；⑩人员档案记录。4.2档案管理4.2.1检测人员档案及业绩的管理按《人员培训与考核程序》执行；4.2.2仪器设备档案管理按《仪器设备管理程序》执行；4.2.3供应商档案管理按《外部支持和供应管理程序》执行；4.2.4分包档案管理按《分包控制程序》执行；4.2.5管理评审档案管理按《质量体系管理评审程序》）执行；4.2.6内部审核档案管理按《质量体系内部审核程序》执行；4.2.7抱怨档案管理按《抱怨处理程序》执行；4.2.8比对和能力验证档案管理按《比对和能力验证管理程序》执行；4.2.9电子档案管理按《计算机和自动化设备管理程序》执行。4.3档案的生成和收集4.3.1检测部门认真做好本部门有关档案记录的填写工作，记录应真实、齐全、及时、清晰、明了，必须有记录人及相关人员签名。有审核、批准要求的，需由相应的授权签字人按规定进行审核批准。4.3.2所有记录不得用铅笔填写，保证记录不被随意涂改。记录中出现差错时，每一错误不可擦涂掉，应使用双线划掉并将正确的填写在其上方，并在记录的改动旁边签上更改人的姓名或姓名缩写。4.3.3各部门应由专人负责做好记录的整理，并按规定的时间送综合管理办公室。4.3.4综合管理办公室收到档案后，必须按其内容进行分类编目，并进行装订。4.4档案的保管4.4.1综合管理办公室应采取措施做好资料的防火、防潮、防盗工作，并配置相应的设施。4.4.2综合管理办公室应维护适当的贮存环境，保证档案的安全贮存，防止档案资料非正常损坏或丢失，对损坏或变质的档案资料应及时修补或复印。4.4.3归档档案若发生涂改、损坏、丢失现象，应追查原因，视情节轻重，按规定对当事人给予处理。4.4.4档案的保存期限见下表，超过保存期限的档案按规定处理。档案资料保存期限序号档案类别保存年限（年）序号档案类别保存年限（年）01原始数据记录510标准物质与重要物质采购、验收记录502允许偏离记录长期11外部支持服务和供应的供应商评审记录长期03环境条件记录212仪器设备使用、校准、检定（验证）记录报废后1年04标准物质使用记录513计算机软件及其有关文档备份等长期05比对和能力验证记录514客户提供的要求保密或保护专利206抽样记录215新增检测项目评审和非标准方法审批记录507分包项目记录516试验事故调查情况及处理记录长期08人员档案记录长期17客户抱怨及其处理记录509内审、管理评审记录及报告54.5档案的借阅和复印4.5.1外单位借阅资料的，必须填写“档案借阅申请表”，并由公司总经理批准。4.5.2本公司人员可借阅资料，查阅前必须填写“档案借阅申请表”，经质量负责人批准后方可查阅，查阅情况由办公室文员在“档案借阅登记表”上登记，查阅资料不得带出综合管理办公室。4.5.3需要外借或复印档案资料，必须填写“档案外借复印申请表”，经质量负责人批准，由办公室文员负责登记。5相关文件5.1《人员培训与考核程序》HZJCZX/CX105.2《仪器设备管理程序》HZJCZX/CX125.3《外部支持和供应管理程序》HZJCZX/CX335.4《分包控制程序》HZJCZX/CX325.5《质量体系管理评审程序》HZJCZX/CX035.6《质量体系内部审核程序》HZJCZX/CX025.7《抱怨处理程序》HZJCZX/CX345.8《比对和能力验证管理程序》HZJCZX/CX065.9《计算机和自动化设备管理程序》HZJCZX/CX216相关表格6.1档案借阅申请表6.2档案查阅申请表6.3档案外借复印申请表7附录7.1附录ACX11记录档案销毁清单（格式）附录ACX11记录档案销毁清单记录编号销毁原因审批意见执行销毁人（签名）：监销人（签名）：年月日备注：