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XXX有限公司档案管理办法SJE/ZY/JL-09依据《中华人民共和国档案法》,结合公司实际情况,制定本办法。第一章总则第一条公司档案工作管理的基本原则:集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主,即公司各类档案由经理办公室统一管理,以便于及时利用、维护档案的完善与保证档案安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件材料,由承办单位主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。第二条经理办公室设立专门的档案工作人员负责管理公司的文书、科技(部分)、财务、基建等档案,接受上级部门档案局的业务指导、监督和检查。其任务是:(一)收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的档案;(二)积极开展档案的提供利用工作;(三)进行档案鉴定、统计;(四)认真学习《中华人民共和国档案法》有关制度,档案工作理论、技术和业务知识,掌握归档的基本方法,保证档案质量。第二章归档材料的形成与要求第三条归档文书(一)公司与有关单位的来往信件,各种协议书、合同等。(二)公司会议原始记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度)。(三)公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。(四)公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话,文件和协议总结纪要。(五)国际交流和合资(作)企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。(六)公司各部门的发文。(七)其他具有保存价值的文件材料,重要的工作经验材料。(八)外单位直接发送给公司各部门的信件。第四条文书归档要求:(一)归档的文件材料,应按照自然形成,保持历史联系的原则和归档要求守则及文件内容进行归档。(二)在一个卷内要按问题或文件形成的时间系统排列。(三)案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定案卷的保管期限,原则上分为永久、长期(15年以上)、短期(15年以下)3种。(四)按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备查表。第五条科技材料的归档范围:(一)设备方面的图纸、文件资料。包括各种原理图、布线图、方框图、说明书及维护手册等。(二)工程方面:与工程有关的请示、报告、批复文件,设计任务书、设计原始材料:包括选线、选地、勘测、业务预测、调查分析、申请用地、城市规划部门的审批文件、红线图,与各方签订的合同、协议书、初步设计、工程概算、技术设计、工程预算、施工图、施工记录、隐蔽工程验收、记录、质量检查资料、对外交涉联系的重要文件、竣工图、验收书、决算等。(三)技术革新、科研方面:上报审批文件,技术革新图纸及批文、专利、证书等。第六条科技材料归档要求:(一)各部门应建立健全科技文件的形成、积累、整理归档制度,做到每项工程、技术活动、引进项目等都要完整、准确、系统地归档保存。(二)对每项基建工程、产品试制、科研、技术创新、引进项目等,进行鉴定验收。设备开箱时,应有档案人员参加。第七条财务档案归档范围与要求:(一)财务档案是指会计凭证、会计财簿和会计报表等会计核算专业材料。(二)公司每年形成的财务档案,都应由财务部按照归档要求,整理立卷或装订成册,当年的财务档案可暂由财务部保管一年,转年初由财务部编造清册移交档案保管。第八条档案借阅管理:(一)查借阅档案,必须到档案室填写借阅申请单后经本部门领导签字后方可查借阅,秘密以上的档案文件须经经理级领导批准方能查借阅。(二)借阅期限不得超过一星期,到期必须归还,如需再借应办理续借手续。(三)借阅档案的人员必须爱护档案,要保护档案的安全与保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。否则,按违反《保密法》追究当事人责任。(四)借阅档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告领导。(五)外单位借阅档案,应持有单位介绍信,并经总经理批准后方能借阅,但不能将档案带离档案室。第三章附则第九条本办法由经理办负责解释,自经理办公会议审定通过后施行。
本文标题:XXX有限公司档案管理办法
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