浅谈企业会计电算化岗位职责存在的问题

浅谈企业会计电算化岗位职责存在的问题[摘要]实行会计电算化后，会计人员的分工和职能发生了变化，正确组织会计电算化工作，对完成会计的任务，发挥会计在企业管理中的作用，具有重要的意义。会计电算化系统是一个人机系统，因此，企业必须根据本单位实际情况建立专门的会计电算化机构或有关岗位从事会计电算化工作，使会计电算化工作得以顺利开展。一、会计电算化人员的岗位职责及权限的分配（一）会计电算化人员的岗位职责及权限建立的必要性建立会计电算化系统的条件之一就是能建立、健全各项管理制度，并且使其贯彻执行。实现会计电算化在现在这个高速发展的高科技时代成为会计工作现代化的重要组成部分，也是会计改革的重要内容。会计电算化的出现提高了会计工作效率和财会人员业务素质发挥了重要的作用。会计电算化在现代已经成为会计工作中不可少的一项重要的经济管理手段。然而目前好多企业的会计电算化的情况来看，会计岗位职责设置的不合理是影响电算化进一步发展的主要原因之一。会计是一项内容复杂繁多的工作，只有合理的设置会计岗位及权限，使之科学化、规范化，并对岗位职责加以落实才能使整个会计电算化系统很好的运作起来，达到高效率、有条不紊。（二）、会计电算化人员的岗位职责会计电算化中的基本岗位有：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等岗位；还有会计电算化会计岗位：系统管理员、系统操作员、数据审核员、系统维护员四大岗位。出纳和档案保管员也是十分重要的岗位。实际建立会计电算化岗位职责，就是在原有的会计人员岗位分工和再组合，进行修补、补充和完善岗位职责，以便适应会计电算化随时发生的新情况，进一步更好的明确会计人员的岗位职责，充分发挥出会计人员的积极性和创造性。二、会计岗位职责及权限（一）、系统管理员的职责与权限1、概述系统管理人员主要负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求精通会计知识和本单位业务流程，有计算机基础，能较熟悉的使用和维护本系统。系统管理人员可由会计主管兼任，也可制定专人担任。系统管理人员对整个系统的运行总负责，其权限很大，一般可调用所有的功能和程序，但不能调用系统的源程序及详细的技术资料，系统管理员不能由软件的开发人员（包括分析员、设计员、编程人员）担任。根据实际情况，也可将有关职责分配给其他的人员负责。2、系统管理员的现状及存在的问题分析系统管理员的现状。在会计电算化工作中，系统管理员一般由具备条件的部分负责人或会计主管担任，也可指定专人担任。但人们往往将系统管理员与数据管理员、网络管理员混为一谈，造成工作中职责不明、权限不清。表现最为突出的问题是系统管理员的权力过大，相当多的单位在赋予系统管理员权限时，都能够调用系统的所有功能，有时甚至完全超过了会计主管的权限。对于其现状存在的原因，主要在于以下两个方面：（1）、一些会计软件本身就允许赋予系统管理员全部工作权限，支持系统管理员享有所谓的“超级用户”权利；（2）、一些单位对系统管理员的我、岗位职责认识不清楚，混淆会计主管与系统管理员的岗位界限，往往将二者混为一谈。前者需要软件开发商依照《会计电算化工作规范》，加强对系统管理员权限的约束，放弃不顾会计制度要求的不严肃商业行为。后者则需要会计人员，进一步学习体会在会计电算化条件下的岗位分工，澄清感念、明确职责。3、系统管理员存在现状解决的办法就系统管理员存在的现状分析，为了使得系统管理员在会计电算化中充分的发挥本职工作，我国政府对其做出了基本的要求。由于系统管理员工作压力大、责任重，会计人员对系统管理员的要求是事事必会，出现问题能够彻底解决当应用程序出现不干活、报表数据计算错误或者系统死机了，会计人员首先想到的是找系统管理员，而不是去问网络管理员或其他人员，因为他们认为系统管理员应该能够解决一切问题，究其原因在于他们不能判断是系统方面的原因，还是计算机硬件或网络方面的原因。这无形中提高了对系统管理员工作的要求。这就要求系统管理员首先应该掌握基本的会计知识，熟悉会计业务，了解会计软件的各项功能及其结构、联系，尤其是网络版软件的功能设置。其次，要求系统管理员掌握会计法、会计制度及财经纪律的各项规定。第三，系统管理员必须知道计算机硬件方面的基本知识，单机条件下应熟悉基本的计算机硬件，如软驱、硬盘等，出现硬件的小问题知道错误在何处及解决办法；网络条件下的系统管理员还必须掌握网络方面的基本硬件知识，如系统的物理线路所连接的集线器或交换机，经常出现在线路中的路由器，还需要知道用语名字识别的域名服务器或口令识别的网络信息服务器，执行系统设置或关键任务所使用的任何服务器，如打印管理服务器、数据库服务器、文件管理服务器等。第四，系统管理员必须熟悉本单位主要业务情况，了解主要工作流程。最后，要求系统管理员具有良好的职业道德、个人品德修养。鉴于系统管理员岗位的重要性、特殊性，其工作涉及整个系统的会计数据、重要工作口令等，故而要求系统管理员应忠于职守、诚信自律，具有好的道德品质、职业信念。4、系统管理员的主要职责（1）、负责电算化系统的日常管理工作，监督并保证系统的有效、安全、正常运行，在系统发生故障时，应及时到场，监督与组织有关人员恢复系统的正常运行。（2）、协调会计电算化系统各类人员之间的工作关系，制定岗位责任与经济责任的考核制度，负责对电算化系统各类人员的工作质量考证，以及提出任免意见。（3）、负责计算机输出的帐表、凭证数据的正确性和及时性的检查工作。（4）、建立会计电算化系统各种资源（硬件资源和软件资源）的调用、修改和更新的审批制度，并监督执行。负责做好系统运行情况的总结，提出更新软件或者修改软件的需求报告。（5）、完善企业现有管理制度，充分发挥电算化的优势，提出单位会计工作的改进意见。（二）、会计主管的主要岗位职责1、定义会计主管是指单位会计机构的负责人，是各单位会计工作的具体领导者和组织者。2、会计主管的主要职责：（1）、守国家法规，制定企业财务制度。具体领导本企业的财务会计工作，对各项财务会计工作要定期研究、布置、检查、总结。要积极宣传、严格遵守财经纪律和各项规章制度。要把专业核算与经营管理紧密结合起来，不断改进财务会计工作。组织制定本单位的各项财务会计制度，并督促贯彻执行。根据《企业财务通则》和《企业会计准则》，结合本企业的生产经营特点，制定适合本企业的各项财务会计制度，要贯彻经济核算的原则，以便提高经济效益。要随时检查各项制度的执行情况，发现违反财经纪律、财务会计制度的情况，要及时制止和纠正，重大问题并向领导或有关部门报告。要及时总结经验，不断地修订和完善本企业各项财务会计制度；（2）、组织筹集资金，节约使用资金。组织编制本单位资金的筹集计划和使用计划，并组织实施。资金的筹集计划和使用计划要结合本单位的经营预测和经营决策以及生产、经营、供应、销售、劳动、技术措施等计划，按年、按季、按月进行编制，并根据企业的经济核算责任制将各项计划指标分解下达落实，督促执行。根据生产经营发展和节约资金的要求，组织有关人员，合理核定资金定额，加强资金的使用管理，提高资金使用效果。根据管用结合和资金归口分级管理的要求，拟定资金管理与核算实施办法，并组织有关部门贯彻执行；（3）、认真研究税法，督促足额上缴。对于应该上缴的税金、费用等款项，要按照国家税法等规定进行严格审查，督促办理解缴手续，做到按期足额上缴，不挤占、不挪用、不拖欠、不截留。积极组织完成各项上缴任务；（4）、组织分析活动，参与经营决策。按月、按季、按年分析计划的完成情况，找出管理中的漏洞，提出改善经营管理的建议和措施，进一步挖掘增收节支的潜力。参加生产经营管理会议，参与经营决策。充分运用会计资料，分析经济效果。提供可靠信息，预测经济前景，为领导决策当好参谋助手；（5）、参与审查合同，维护企业利益。审查或参与拟定经济合同、协议及其他经济文件。对于违反国家法律和制度，损害国家和集体利益，以及没有资金来源的经济合同和协议，应拒绝执行，并向本单位领导报告。对重要的经济合同和协议，要积极参与拟定，加强事前监督；(6)、提出财务报告，汇报财务工作。负责按规定定期或不定期地向企业管理当局、职工代表大会报告或股东大会报告财务状况和经营成果，以便高层管理人员进行决策。要按照会计制度和上级有关规定，认真审查对外提供的会计报表，保证会计资料的真实可靠，并及时按规定报送给有关部门；(7)、组织会计人员学习，考核调配人员。要建立学习制度，组织会计人员学习业务技术，不断提高会计人员的业务水平。定期召开专业研讨会，研究工作问题。要制定对会计人员的考核办法，按期进行考核。参与研究会计人员的任用和调配。对不适合做会计工作的人员，要提出建议，进行调整；对不能胜任会计工作的人员，要帮助培养提高，或者另行安排适当的工作。3、会计主管岗位中存在的问题会计主管容易与系统管理员混淆，而且权限基本相同，应区分清楚。（三）、系统操作员的职责与权限1、概述会计电算化的系统操作员负责会计数据的录入与输出工作，能够使用会计电算化系统的部分或全部功能。系统操作员要根据会计电算化制度的要求，严格执行计算机阴影件，软件的操作规程和防范计算机病毒的措施。根据系统操作员工作岗位的性质，还可以细分为以下岗位：（1）、数据录入员负责检查专职会计人员提供的记账凭证是否合法、合理与正确，对于违规记账凭证拒绝录入。在数据录入过程中如发现有疑问或错误时，应及时询问有关人员，不得擅自修改或作废。严格按要求录入数据，录入完毕后自查核对，校对无误后转审核人员进行审核。录入数据应做到日清月结。（2）、账务系统输出操作员负责打印机制记账凭证和会计账簿，根据情况可以由原专业会计各会计岗位责任者担任，也可以指定一人负责。输出操作员应认真按本汇总、打印、输出机制凭证和汇总表，并与对应的原始凭证粘贴在一起，保证手工凭证和机制凭证在内容、编号和金额上完全一致。（3）、专项模块操作员负责会计专门核算的操作工作，根据情况可以由原专门进行材料核算、工资核算、成本核算、利润核算等会计岗位责任者担任专项模块操作员。（4）、报表系统操作员负责会计报表的计算和打印工作。根据情况可以由原专门负责会计总账报表会计岗位责任者担任报表系统操作员，也可以分别由成本核算、利润核算、总账报表等会计岗位责任者担任报表系统操作员。上报会计主管部门的会计报表应根据会计主管部门统一设计和布置的格式编制上报。内部管理会计报表应根据会计主管领导统一要求决定。报表的初始化和编制输出一经确定，不得随意变动。打印输出的会计报表必须经有关领导审阅签字或盖章。每月报表必须以软盘（双份）和书面两种形式保存，并填写“备份数据登记簿”。（5）、数据分析员负责对机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平。采用大中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，需设立此岗位，由会计主管兼任。主要负责会计预测、计划、分析以及其他会计业务的操作工作。2、系统操作员的主要职责（1）、将审核过的原始凭证或记账凭证及时，准确的录入计算机，同时通过计算机输入界面对输入的数据进行初步核对；（2）、根据数据审核员核实过的会计数据进行凭证过账；（3）、及时输出会计凭证和有关会计数据；（4）、采取有利措施保证数据安全，每天进行数据备份并妥善保管备份数据；（5）、为保证本单位软件的正常运行和数据的保密安全，不得进入数据库直接对会计数据进行修改；（6）、为保守本单位经济秘密和会计数据的安全，不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。3、系统操作员的主要权限（1）、有权设置主语本岗位权限范围内的操作保密口令；（2）、对于未经过允许审核的会计凭证有权拒绝录入计算机；（3）、对于未经过数据审核的记录的会计数据，有权拒绝进行凭证过账处理；（4）、有权拒绝来历不明的软件在会计电算化中运行。（四）、数据审核员的职责与权限会计电算化的数据审核员负责审核已录入的会计数据帐表正确性，能够使用会计电算化系统有关方面的功能，包括会计数据的输入与输出，会计政策的设定等，数据审核员要根据财经法规，会计制度和会计电算化制度的要求，严把审核关，维护财经法规和制度的严肃性。1、数据审核员