浅谈会计电算化条件下的内部控制

1浅谈会计电算化条件下的内部控制班级：会计0804班学号：0802054417姓名：王健摘要：我国的会计电算化工作起步较晚，从20世纪70年代末才开始，经历了尝试阶段、自发发展阶段和有组织、有计划地稳步发展阶段，到目前的管理型会计软件以及EPR的发展阶段。在这近20年的发展过程中，已取得了长足的进步，商品化、通用化的财务软件得到了广泛的应用。那么在电算化软件已经普及的信息时代，企业应该怎样加强内部控制使得自己经久不衰呢？为此，笔者在该文中简要介绍了会计电算化的发展历程，分析了会计电算化对企业内部控制的影响，提出了我国当前会计电算化中存在的主要问题以及完善的具体措施以适应未来的发展需要。关键字：会计电算化、内部控制、措施一会计电算化的内容和发展历程(一)会计电算化的内容：一般而言，会计电算化有狭义和广义之分。狭义的会计电算化，是指以电子计算机为主体的当代电子信息技术在会计工作中的应用。具体来说，就是利用会计软件，指挥各种计算机设备替代手工完成，或完成在手工下很难完成，甚至无法完成的会计工作的过程。广义的会计电算化，是指与实现会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发和应用，会计电算化人才的培养，会计电算化的宏观规划，会计电算化的制度建设，会计电算化软件市场的培育与发展等。(二)会计电算化的发展历程：国外从50年代就开始了会计电算化的研究，我国的会计电算化从20世纪70年代末开始已经走过20多年的历史，从会计电算化工作的开展程度、组织管理和会计软件开发等因素综合分析，可以概括为4个阶段：第一阶段：1982年以前，该阶段阶段属于起步阶段。1979年在长春第一汽车制造厂进行会计电算化试点工作，1981年8月，中国人民大学和第一汽车制造厂联合召开了财务、会计、成本应用电子计算机问题的讨论会，会上把电子计算机在会计中的应用简称为“会计电算化”。这标志着我国会计电算化已经起步阶段。第二阶段：1983—1988年，该阶段属于推广应用阶段。这个阶段，全国掀起了计算机应用热潮，许多单位也开展了会计电算化工作。但此阶段，技术上远远落后于计算机的发展和会计变革的形势，使会计电算化在我国的推进非常缓慢。第三阶段：1989—1996年，该阶段属于普及与提高阶段。1998年8月在吉林召开了我2国首届会计电算化学术研讨会，提出了实现会计软件通用化的若干措施，并将市场机制引进我国会计软件市场，极大地促进了我国会计电算化的发展。第四阶段：1997年以后，该阶段属制度化与创新阶段。商品化、通用化的财务及管理软件得到了广泛的应用，形成了一个初步繁荣的国产会计软件市场，普及了会计电算化知识，造就了一批既懂计算机又熟悉会计的维护和开发人才，提高了经营和管理的效率。二会计电算化对企业内部控制的影响内部控制是企业在会计工作中为维护会计数据的可靠性、业务经营的有效性和财产完整性而制定的各种规章制度、管理方法、业务处理手续等控制措施的总称。会计电算化使传统的会计系统组织机构、会计核算形式及内部控制制度等发生了很大变化,其中对企业内部控制制度的影响最为显著。主要表现在以下几个方面:(一)控制方式发生变化,由单一制度控制转为程序控制和制度控制手工会计系统中,内部控制的方式主要是人员的内部牵制制度。会计电算化后,会计账务的集中化处理,使会计部门传统的内部控制措施如编制科目汇总表、凭证汇总表,试算平衡的检查,总账、明细账的核对等自然而然地消失了。取而代之的是计算机内部控制措施,如凭证借贷平衡校验,余额发生额平衡检查。随着远程通讯技术的发展,会计信息的网上实时处理成为可能,业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作。例如昔日应由会计人员处理的有关业务事项,现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成,昔日应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项,现在集中在一个部门甚至一个人完成。会计电算化后企业的内部控制制度是由人通过会计软件来实现的,由人员和计算机相结合来共同完成。(二)控制对象发生变化,由对人的控制为主转变为对人、机控制为主手工会计系统中,内部控制的对象主要是会计对象、工作情况、信息处理方法和处理程序等。企业的经济业务发生均记录在纸张之上,并按会计数据处理的不同过程分为原始凭证、记账凭证。会计电算化后,会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上,使会计核算无纸化,修改数据不留痕迹。随着电子商务、网上交易、无纸化交易等的推行,每一项交易发生时,该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机,并由计算机自动记录,原先使用的每项交易必备的各种凭证、单据被部分地取消了,原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了。3(三)加大了控制舞弊、犯罪的难度手工会计系统中,会出现由于会计人员的粗心大意、疲劳或处理环节过多等而产生的无意识错误。会计电算化系统后,输入数据正确、计算机程序正确和设备正常运转三者具备才能保证财务信息的准确性,如果上述的任何一方出现差错,就会使处理结果错误。现实中,由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改,有时甚至能不留痕迹地篡改,加之数据高度集中,未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁企业重要的数据。因此,计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性,会计电算化系统中发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大。由于控制方法、对象等方面的变化,企业原有的内部控制制度已不能适应电算化会计系统的要求,因此进一步完善企业内部控制制度已刻不容缓。完善会计电算化内部控制的基本思路为:坚持明确分工、相互独立、互相牵制、相互制约的安全管理原则,建立系统的人工与机器相结合的控制机制,使会计电算化运行的每一个过程都处于严密控制之中。三我国当前会计电算化中存在的主要问及完善的具体措施（一）我国当前会计电算化中存在的主要问题1.会计基础薄弱，难以满足会计电算化的需要在我国会计工作起步较晚，基础薄弱，会计制度不健全，核算过程不规范。大多数企业部门对会计工作没有清晰的、完整的认识，一些基础数据无法准确完整的反应出来，使会计信息系统无法顺利进行。2.会计电算化发展不均衡总体来说，在我国会计电算化的发展东部经济发达地区要高于内地经济不发达地区，大中城市要高于小城镇，中央直属部门要高于地方部门，大型企业要高于中小型企业，会计电算化的不协调发展，也阻碍了会计行业的统一和规范。3.相关的软件开发不成熟，使用混乱我国的会计电算化软件开发还处于初级阶段，会计功能还相对不很完善，对不同的财务制度适应能力较差，数据的保密水平很低。而且缺乏统一的标准，使会计电算化所使用的财务软件比较混乱。4.相关的政策法规不完善，思想观念落后我国会计电算化事业起步较晚，国家在相关方面所出台的政策法规还较少，政策制度还不够健全，漏洞较多。人们的思想观念还没充分认识到会计电算化的重要作用，一些企业单纯的认为电算化是使用电脑，对会计电算化的支持力度还不够。45.从业人员素质较低，电算化专业人员缺乏在我国，相关的会计从业人员接受的关于会计电算化方面的培训较少，且主要是初级人员，高、中级人员较少，无法满足会计电算化的需要。大部分人仅仅只是懂得相关操作，而对专业的应用和维护缺乏了解。6.会计软件通用性差、集成化程度低。财务软件厂商基本是一套软件使用于不同类型、不同规模的用户，对行业特征和单位的核算特点考虑不够。导致不少施行会计电算化的会汁人员仍要做大部分辅助工作。系统初始化工作量较大，难以增加自己所需要的功能。材料、工资等各核算子系统分隔，缺乏会计数据传输的实用性、一致性和系统性。7.没有充分发挥电算化对强化财务管理的功能。多数单位电算化部是用于代替手工核算，仅仅是减轻了会计人员的负担，只重视报账功能，忽视管理功能。只在软件的材料核算、工资核算、固定资产核算等功能上较强，而对管理型功能的成本核算、财务指标分析体系，以及资金供求预测等模块没有进行没汁，功能不全，没有充分发挥会计电算化对加强财务管理的功能。8.会计软件开发疏漏了审计因素。传统审汁中最为重视的会计系统提供审计线索的方法发生了很大变化。由于计算机自身及会计软件运行特点，加上审计人员对会计电算化内部程序不一定全面了解，使得会计电算化过程成为一只“黑箱”。电算化会计系统本身的故障也会给审计工作带来困难。目前，会计电算化与审计处于一种“脱节”状态。9.数据保密性、安全性差。财务上的数据是企业的绝对秘密，但却没有几家软件厂商认真研究过数据的保密问题。由于许多单位对会计电算化档案的组成内容不甚了解，缺乏管理经验，造成存储会计档案的磁盘和会计资料未能及时归档，已经归档的内容不完整。没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员职责，从而造成会计档案被人为破坏，乃至单位会计信息泄密。会计人员计算机操作业务素质水平也有待提高。（二）完善我国当前会计电算化中存在的主要问题的具体措施1.巩固会计基础，学习相关先进经验各企业应加强自身的会计部门建设，进一步健全会计机制，不断改进会计工作的方法和技术，推动会计机制的改革。积极吸取国外先进的会计理念和工作技术，扬长避短，根据我国的实际特点进行有针对性地学习。2.统筹会计电算化的发展5根据我国现阶段会计电算化发展不均衡的状况，有针对性地对较弱地区和部门进行扶持和帮助，优势地区和部门应对其他地区部门提供人员和技术上的支持，开放先进的经验，使会计电算化在我国协调的发展。3.转变会计软件开发模式，采用统一标准会计软件的开发应从核算型向管理型转变，完善软件的功能，增强对不同财务制度的适应能力，加强会计信息系统的安全性和保密性，制定统一的行业标准，开发普及性强，适用范围广大会计软件。4.完善相关的政策法规，转变思想观念国家应加快会计方面政策法规的制定和出台，并不断完善现有的法规制度，使之更加合理和权威，是会计电算化更加规范化。转变人们对会计电算化的固有思想，使人们对电子会计有更加清晰和深刻的认识。5.提高从业人员素质，加强电算化专业人员培养应经常组织会计从业人员对会计技术方法进行学习，不断提高自身文化素质和专业知识，加深对电脑知识和管理技术的了解，加强对中、高级电算化从业人员的培养，设立专业的培训机构和学校，使会计电算化健康发展。6.改善和提高会计软件功能，形成企业管理的核心部分。现行的单位会计软件虽然已开始从核算型向管理型过渡，但总体上讲，模块不能适应管理需要，必须将其纳入管理信息系统，提高会计软件功能，增加具有管理型功能的模块。建立一个通用统一的财务软件协议，并与市场细分相结合此协议可以规定相同的数据接口，或者规定公共的转换接口，使不同的数据可以相互转换，且可以被辩别与接受，这样不同软件系统下的数据可以直接使用，不必再做处理，使不同系统实现数据共享。7.改善和提高会计软件功能，形成企业管理的核心部分。现行的单位会计软件虽然已开始从核算型向管.理型过渡，但总体上讲，模块不能适应管理需要，必须将其纳入管理信息系统，提高会计软件功能增加具有管理型功能的模块。8.要加强会计信息系统的安全性、保密性。财务上的数据往往是企业的绝对秘密，在很大程度上关系着企业的生存与发展。为了确保会计信息的安全、保密，要做到：一是对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽，以防止电磁辐射和干扰。制定计算机机房管理规定，制定机房防火、防水、防盗、防鼠的措施，以及突发事件的应急对策等。二是实施必要的内部控制。在电脑网络环境6下，某些内部人员的恶意行为及工作人员的无意行为都可能造成会计信息的不安全性，因此建立内部控制制度是必要的。三是增强网络安全防范能力。网络会计实现了会计信息资源的共享，但同时也将自身暴露于风险之中，这些风险主要来自泄密和网上黑客的攻击等。为了提高网络会计信息系统的安全防范能力应采用一些措施，例如采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证、授权等。四是加强数据的保密与保护。在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段，另外还可以考虑硬件加密、软件加密或把系统做在芯片上加密等机器保密措施和专门的管理制度。参考文献[1]、施卓晨，蒋秋霞，郑健壮.关于企业会计电算