(BT-XZ-106)档案资料管理程序

编号：BT-XZ-106版本号A档案资料管理程序修改次第00页次/总页数1/5档案资料管理程序受控状态：____受控_________发放编号：________________生效日期：___2007-04-02____编号：BT-XZ-106版本号A档案资料管理程序修改次第00页次/总页数2/5版本/修改次第更改页次/章节编制审核批准生效日期编号：BT-XZ-106版本号A档案资料管理程序修改次第00页次/总页数3/51目的为加强公司文书档案工作，实现文书档案的科学管理2适用范围适用于公司各部门、各项目部文书档案的管理。3职责3.13.2集团办公室及各项目部办公室为文书档案管理的主管部门。各办公室指定专人负责收集归档、整理编号、保管、利用和销毁工作，并指定专人负责文书档案管理工作。4工作程序4.14.24.34.44.4.14.4.24.4.34.4.44.5公司各类档案按部门工作职责范围，收集整理文件材料。文件资料和档案的鉴定档案的鉴定分两类，一类是立卷归档前的文件资料鉴定；另一类是立卷归档后，随着档案保存时间的增长，或者保管期限到期，或者保存价值发生变化，应重新筛选调整。划分档案密级根据国家有关保密规定以及档案资料的性质、作用，并兼顾公司参与社会竞争的需要，将档案密级划分绝密、机密、秘密、内部保管。档案立卷按照文件自然形成的规律、保持文件之间的有机联系，便于保管和查找利用；凡是上级机关或项目部制发的文件与本项目部本部室工作有密切联系的应与本项目部本部室文件一起立卷，其它文件可按来文公司级别单独组卷；凡是公司各部门工作和活动中形成的文件、照片、报表、资料等，按时间特征和问题(也可以是机构)特征相结合的方法立卷，即把同一时期、同类内容的文件组合在一起立卷；工程、基建、竣工资料按工程项目(栋号)立卷，设备按机(车)型号立卷；档案的保管编号：BT-XZ-106版本号A档案资料管理程序修改次第00页次/总页数4/54.5.14.5.24.64.7建立并严格执行登记、统计制度，每年对室藏档案进行一次全面的安全检查，并作好记录，发现问题及时向领导汇报。档案室设立全宗卷，以保存公司的立卷说明、分类方案、交接凭证、移交销毁清册、全宗介绍等材料。档案的调阅与利用调阅、借离或复印档案时，由办公室负责人同意后方可办理，原始档案的借离必需填写公司《资料、物品借离申请表》，报请总经理审批同意后方可办理。档案用毕应及时归还，并办理注销手续，不准转借。一般档案借离时间最长不超过５个工作日，公司密级档案原则上借离时间最长不超过２个工作日。档案的鉴定公司办公室分管副总经理、部门负责人和有关部门负责人、业务人员及档案管理人员组成档案鉴定小组，每2年1次对文书档案进行检查鉴定工作，重新确定文件密级；并对失去保存价值的档案提出意见，登记造册，经鉴定小组审核后报公司领导批准销毁。销毁档案应在指定地点进行。由鉴定小组指定两人监销，并在销毁清册上签字。5相关性/支持文件5.15.2报刊资料管理制度(BT-XZ-103)项目档案、特种档案管理制度(BT-XZ-105)6附录档案资料管理流程图编号：BT-XZ-106版本号A档案资料管理程序修改次第00页次/总页数5/5总部办公室流程名称概　　要分管经理总部办公室主任档案主管各部门（项目部）责任部门BCDEF12各部门（项目部）3档案主管4行政总监、分管经理5档案主管6办公室主任、档案主管、各部门（项目部）7档案主管8档案主管9档案资料管理工作层　　次行政总监A档案资料管理工作流程图　编号：BT-XZ-106部门名称档案资料管理工作流程定期组织鉴定开始文件资料整理鉴定资料交接调阅和借用保存立卷销毁结束保存无保存价值有保存价值有保存价值无保存价值鉴定无保存价值