企业岗位说明书编写的误区分析

企业岗位说明书编写的误区分析规范的岗位说明书明确了工作的职责权限、任职资格、工作特点、工作目标等重要因素，能为企业进行工作评价、人员招聘、绩效考核、确定培训需求、薪酬管理提供依据，但是很多企业发现岗位说明书编制后，对于改善本企业的绩效、提升人力资源管理工作效率并无预期的作用，岗位说明书规范和制约作用也无法体现。原因何在呢？一、职责界定不明确，任务交叉没有理顺我国企业目前普遍存在着岗位职责不清、任务指派随意性较大、能者多劳、出现问题互相推诿等管理混乱的现象，因此，岗位说明书不应是简单的对目前岗位工作任务的要求和描述，而应该通过岗位说明书的撰写达到明确各岗位的职责权限，规范工作流程，实现科学管理的目的。在编制岗位说明书之前，必须进行认真的工作分析和调查，了解每一个岗位的工作任务、工作目标、工作条件、上下级的关系、任职资格等因素。在实际操作中，可灵活选择用问卷调查法、面谈法、工作日志法、实地观察法等方法进行。在界定岗位职责时，首先应编写部门职责。岗位的职责应为部门职责的分解，部门的各项职责应在岗位的职责中得以体现，即“人人有事做，事事有人做”。部门职责是界定岗位职责的基础，因此，界定岗位职责的第一步界定部门的职责。界定部门职责时，可根据部门的工作任务进行分析，规范各项任务的工作流程，找出部门之间交叉的工作，明确各部门的职责权限。工作流程图可以一目了然地描述完成工作的程序，反映各岗位之间的工作衔接关系。当出现职责交叉现象时，应具体问题具体分析，而不是简单“一刀切”。其次，将部门职责分解到部门的各个岗位，明确各岗位之间的分工关系。这一过程也可作为企业定员定编的依据。根据任务量和工作的要求，应将部门的工作任务合理分解到具体的岗位，确定部门的岗位设置和人员安排，并明确部门内各岗位的岗位职责。特别是对于多个岗位承担某一共同任务时，应用规范的语言明晰地确定各岗位在此项工作中要承担的责任。如某公司的财务部门的职责包括以下要项：会计核算、资金管理、预算管理、成本管理、财务分析。二、描述不规范，用语不准确岗位职责的描述应能准确、清晰、真实的界定岗位承担的责任、所具有的权限和岗位工作必须达到的目标、规范性责利关系。可是很多企业的岗位说明书没有注意到描述用语的选择，笼统地使用“负责、管理”等词语，导致岗位职责的描述流于一般化、普遍化，出现“千岗一面”现象，或者使岗位职责描述过小或者过大，根据岗位说明书的描述方式和用语显得尤为重要。标准的岗位职责描述格式应是“动词+宾语+结果”，动词的选择可参照表1，宾语表示该项任务的对象，即工作任务的内容，结果表示通过此项工作的完成要实现的目标，可用“确保、保证、争取、推动、促进”等词语连接。例如人力资源部部长负责人力资源战略工作可描述为“负责组织制定人力资源战略和人力资源规划，保证为公司的发展战略提供有效的人力资源支撑”。三、宣传不到位，员工不理解岗位说明书涉及到对各岗位的描述与规范，目的是使员工明确了解自己的工作责任、本岗位在企业的作用以及企业的要求，因此，在编制过程中必须得到全体员工的支持和参与。可惜很多部门主管都像在应付作业一样草草完成，没有借此机会与员工进行充分的交流，甚至在做完岗位说明书之后，员工也不知道岗位说明书的作用，有些员工还认为岗位说明书是对他们工作的限制，出现员工不理解、不利用、不执行的情况，使岗位说明书变成可有可无的摆设。此外，对任职资格的界定，会使一部分员工感到恐慌或者失望。在国有企业中若是按照行业通行的标准对岗位任职资格进行界定，很多老员工的学历或者技能达不到企业要求，他们就会认为岗位说明书是人力资源部给他们设置的障碍，担心未来的职业发展。而另一种情况是企业为了培养和锻炼人才，往往会将一些重点培养对象放在基层工作一段时间，这些人才的素质和技能都会远高于岗位的要求，他们的心理就会失衡，若是不及时引导，将会导致优秀人才的流失，给企业造成重大损失。因此，企业在编写岗位说明书时，应由各部门的主管负责，人力资源为其提供格式和方法，并予以及时的指导和审核。而且应做好充分的准备工作，给员工宣讲制定岗位说明书的意义和说明书中各项内容的含义。对现行人员配置达不到或者远超出企业要求现象，企业应向员工解释其原因，打消他们的思想疑虑，保证企业的稳定发展。四、定位不明晰，高层不认同HR经理在编写岗位说明书时，如果原有的岗位职责界定不清，那么就要对原有的岗位职责进行一次大盘点，编写的工作量将会很大。这时人力资源管理就面临着两种选择：对现状的描述和对未来的描述，即岗位职责“是什么”和“应是什么”的问题。若编写岗位说明书是解决岗位职责“应是什么”，则在界定岗位职责时必须对现存的职责交叉、职权不明的现象进行调整，这将导致一部分员工的工作职责和权限的变动，可能招致员工的抵制和反对。因此，在编写之前，HR经理应和相关的高层领导进行讨论，认清规范岗位职责的意义，明确岗位说明书的定位，并取得领导对职责变革的理解和支持。在岗位说明书实施过程中高层领导应率先树立岗位责任意识，对各项工作实行归口管理。五、管理不及时随着时代的进步和企业的发展，企业中部门的职责及岗位的工作内容也会不断地发生变化，尤其是网络时代的新兴行业更是如此。一般而言，岗位说明书应至少每1~2年修改一次，根据行业的发展和职责的变化情况灵活进行选择。但是当企业发生重大组织变革和战略调整时，应及时修订岗位说明书。我国很多企业都注重岗位说明书的更新和发展。如联想集团甚至规定每半年对岗位说明书修正一次。因此，岗位说明书的格式要求简洁实用，重点突出，项目不宜过多。而且制定动态管理制度，由专人负责管理更新。