第二章职务分析与岗位设计2

第二章职务分析袁声莉篇首案例：职务分析促进管理水平上台阶华为的职业化管理从职务分析开始：公司战略目标：要做与西门子、阿尔卡特齐名的世纪级电信设备供应商。难堪的现实：“走出去很寒碜”——巨大差距。管理要向一流企业看齐，要从游击队到打阵地战，队伍要从游击队到正规兵。华为案例1997年，与英国国家职业资格委员会合作，推行任职资格制度的建设。任职资格制度确立了华为以下制度：职业发展通道制度；职业能力等级标准；职业等级认证制度。华为借鉴英国经验，设计了“5级双通道”。华为5级双通道管理通道专业通道5级领导者资深专家4级管理者专家3级监督者骨干2级有经验者有经验者（合并）1级初做者初做者（合并）华为职业发展“5级双通道”制度该制度规定：员工只有具备了某个专业级别2级资格后才可能成为3级管理者，除少数空降兵外，管理者一般只从优秀的专业骨干中选拔产生。积极作用：促进了职业晋升的规范化；有利于激发内部员工积极性；使员工有了更多职业选择。本章学习内容1.理解职务分析对人力资源管理的重要性2.掌握职务分析的基本内涵及职务说明书的框架、内容3.职务分析的基本流程4.职务分析的几种主要方法5.岗位评价的知识6.职务设计的内容及理论基础一、职务分析的概念是全面了解、获取与工作有关的详细信息的过程。具体地讲，是对组织中某个特定职务的工作内容和职务规范（任职资格）的描述与研究过程，是制定职务说明和职务规范的系统过程。职务分析的地位职务分析是人力资源管理工作的基础。为什么说职务分析是基础？职务分析的两大目的：第一，弄清楚企业各种职务的主要任务；第二，明确这些职务对员工的从业要求。工作分析的具体目的工作人员将完成什么样的脑力和体力劳动？（What)工作将在什么地方完成？(Where)工作将在什么时候完成？(When)工作人员将如何完成这项工作？(How)为什么要完成这项工作？(Why)完成此项工作的条件？(WhichMeans)通过职务分析，管理者方能全面了解职务、工作、岗位的基本情况；职务分析的结论还将成为员工了解工作任务与职责的重要指南；职务分析的结论将用于指导企业人力资源管理的其他工作。职务的别称我们生活在一个奇特的世界：一个被称为“卫生工程师”的人也许是个捡垃圾的人，“复制技术副总裁”也许是个负责管理复印业务的邮局专员，一名证劵经纪人或许被称为“私人理财专家”。试问：这是为什么？它给我们什么启示？二、职务分析的重要作用案例一（略）工作职责的分歧（P27）问题：在实际工作中，你是否也遇到类似问题？请举例。是否考虑过原因所在，如何解决？案例二大学生为什么不满?天津某上市公司在2000年高薪招聘70名大学生本科以上学历的技术型人才.当时公司承诺提供良好的工作环境、优越的工作条件和一定诱惑力的薪水。然而不到一年,有的抱怨专业不对口,有的反应工作条件无法满足工作需要,而其他资源却又未被充分利用。在一次偶然的技术事故中,当事人以职位说明书未注明工作风险为由推脱责任。不满情绪和换岗要求搞得HR经理焦头烂额。几位出类拔萃的人才还离开了公司。职务分析为什么必须？调查显示,原因有三:①招聘时未进行以职务分析为基础的人才测试,仅仅注重了知识背景与学历要求;即人才甄选失之浮浅、片面②安排工作时未考虑任职者的现实能力和岗位要求;即人事失之匹配③工作过程中未实施以职务分析为基础的培训和业绩考核.即分割HRM各活动内在联系职务分析的作用是人员甄选录用的依据为制定科学的培训计划奠定基础是工作绩效评价的标准是人力资源开发的基础是进行组织内部分析的基础职务分析的溢出效应第一、获得有关工作及环境的实际情况，利于发现导致员工不满、工作效率下降的原因；第二、为改进工作方法积累必要的资料，为组织的变革提供依据。案例——某电视台的职务分析（视情况安排）某市电视台广告部审核科的主要职责：广告内容审核、广告合同审核、广告播出审核。最初，部门领导依据本部门的工作职责，将员工的工作职责在有关会议上进行口头分工。一段时间里，这种模糊的“工作分工”，使员工对自己的具体工作目标不清楚，也不知道哪些工作是自己职责范围内的，哪些是自己必须完成的，哪些是要与相关岗位的员工沟通、协作才能做好的。因为岗位责任不清，电视台曾出现广告漏播、错播的问题，因监测数据录入不及时，还出现过广告播出证明无法出具的现象。更严重的是，出现问题后，员工间相互推诿与埋怨，有时员工心里清楚是谁的责任，但又无据可查，最后只好不了了之。面对上述问题，该部门的主管与员工认为，有必要对工作岗位进行科学设计。于是，将部门工作分解到5个岗位：1、广告内容审核；2、广告合同审核；3、广告播出审核；4、广告监测；5、资料管理。这一方案经过一段时间的运作后，员工发现岗位间难易程度、责任大小、工作量差异较大。该部门又根据员工的提议，对上述岗位重新设计：将广告播出审核岗位分为监测一岗、监测二岗；增设出播证岗位，专职出具广告播出证明并负责广告播出情况核实。增设了磁带管理岗位，负责录制节目磁带的归类、摆放、查询及办理供阅手续。在岗位设计好以后，该部门用文字的形式对“岗位职责”进行了规范和明确。实践过程中，该部门又碰到这样一个问题：有的员工因病或者因事不能上班时，其他岗位的员工很难顶替他的工作。于是，在岗位设计中该部门又引进岗位轮换制，轮岗周期为两周。期间，很多员工觉得对岗位的工作流程熟悉时间长而遗忘率高，每次换岗的第一周工作效率最低，而且面对新工作岗位，员工普遍不知从何着手，两周轮岗周期太短。为此又将轮岗周期延长为一个月。一年后，该部门发生了如下变化：1、员工对岗位责任、难易程度、工作量和工作的风险性心中有数，从而减少了岗位目标的盲目性。2、由于职责明确，员工失误率、差错率明显减少，员工的积极性得到了较大提高。3、轮岗之后，员工的综合操作能力、熟练程度及工作效率均有不同程度的提高。大家对全局工作有了更强的适应力，能将各岗位间的技能灵活应用。思考：在你以往的工作中是否也遇到过同类情况？你们是如何化解的？该案例给你最大的启示是什么？三、如何开展职务分析了解职务分析的用语熟悉职务分析的工具——职务说明书明确职务分析的基本流程认识职务分析过程中应该注意的问题掌握职务分析的一般方法（一）职务分析中的术语工作要素：工作中不能再继续分解的最小动作单位。任务：为达到某一明确目的所从事的一系列活动。职责：组织要求的在特定岗位上需要完成的任务。职位：即岗位。是组织要求个体完成的一项或多项责任以及为此赋予个体的权力的总和。职务：即工作。是按规定担任的工作或为实现某一目的而从事的明确的工作行为，由一组主要职责相似的职位所组成。职务分析中的术语职业：由不同时间内不同组织中的相似职务组成。职级：工作内容、难易程度、责任大小、所需资格皆很相似的职位。职等：工作性质不同或主要职务不同，但其困难程度、职责大小、工作所需资格等条件充分相同的职级为同一职等。（二）职务说明书的基本内容及撰写中的问题基本资料（1）职务名称；（2）直接上级职位；（3）所属部门；（4）工资等级；（5）工资水平；（6）所辖人员；（7）定员人数；（8）工作性质。工作描述工作概要工作活动内容：活动内容；时间百分比；权限等工作职责工作结果工作关系：受谁监督；监督谁；可晋升、可转换的职位及可升迁至此的职位；与哪些职位有联系。工作人员运用设备和信息说明任职资格说明最低学历；所需培训的时间和科目；从事本职工作和其他相关工作的年限和经验。一般能力兴趣爱好个性特征性别、年龄特征。体能要求：工作姿势对视觉、听觉、嗅觉有何特殊要求精神紧张程度体力消耗大小。工作环境工作场所工作环境的危险性职业病工作时间特征工作的均衡性工作环境的舒服程度职务说明书的基本内容举例：工作描述的例子注册护士的工作描述1、结构。包括工作名称、工作概述、工作关系、资格、身体要求、责任六个方面。2、格式：没有制作表格，使用的是一般文书格式。例如：“3、工作关系：1）监督下列人员的护理：注册见习护士、助理护士、勤杂工。2）合作者：协助护理部。3）外部关系：医生、患者、患者家属。”举例：任职资格的例子销售经理任职资格1、结构。要素比较多，从职务名称、年龄、性别、学历、工作经验到心理、生理等要求共15项。2、格式：一般文书表达方式。1）高层支持和认可2）员工参与与配合3）对事不对人4）表述准确5）任职资格与岗位责任对应6）逐级分层实施7）建立动态管理机制编写职务说明书注意事项：3）对事不对人职务说明书的编写依据的是什么？A、目前在岗人员的工作职责与状况B、职位职务的要求4）表述准确A、任职者借助说明书能明确其工作责任范围及工作流程。B、使用职务说明书的规范用语。“动词+宾语+结果”思考：如果要描述人力资源部长人力资源战略工作的职责，应如何描述？参考：“负责组织制定人力资源战略和人力资源规划，保证为公司的发展战略提供有效的人力资源支持。”C、规范用语中动词的使用管理职责业务职责决策区主持、制定、筹划、指导、督管、委派等审核、审批、批准、签署、核转管理区组织、拟定、提交、制定、督促、布置、提出等编制、开展、考察、分析、综合、研究、处理等执行区策划、设计、提出、参与、协助、代理编制、收复、整理、调查、统计、记录、维护、遵守、维修、呈报、保管、核算、接待、登记、送达等6）逐级分层实施要点：A、职务调查和分析B、界定部门的职责C、明确各职位的分工协作关系D、重点处理”一职多人“职责的划分，給每个职位都确定明确的职责，避免职责重叠。（三）职务分析的常用方法1、观察法2、访谈法3、工作日志法4、调查表法5、工作实践法6、典型事例法（关键事件技术）（四）职务分析程序准备阶段调查阶段分析阶段完成阶段准备阶段明确职务分析的意义、目的；宣传、解释；跟员工建立良好的人际关系；组成工作小组；确定调查、分析对象的样本；制定工作计划，确定工作的基本难度。调查阶段编制调查提纲；收集资料；对重点内容做重点、细致调查；对各种工作特征和工作人员特征的重要性和发生频率等作出等级评定。分析阶段仔细审核收集到的信息；创造性地分析、发现有关职务的关键成份；归纳、总结出职务分析的必需材料和要素。完成阶段编制“工作描述”和“任职资格”小组案例分析：材料：董克用老师教材第212页-215页，“某公司的职务分析”分析问题：1）该公司选择以职务分析为切入点合适吗？2）该公司职务分析的组织工作存在哪些问题？3）他们选取的方法和工具合适吗？某公司的职务分析A公司是我国中部省份的一家房地产开发公司。近年来，随着当地经济的迅速增长，房产需求强劲，公司有了飞速的发展，规模持续扩大，逐步发展为一家中型房地产开发公司。随着公司的发展和壮大，员工人数大量增加，众多的组织和人力资源管理问题逐步凸显出来。公司现有的组织机构是基于创业时的公司规划，随着业务扩张的需要逐渐扩充而形成的，在运行的过程中，组织与业务上的矛盾已经逐步凸显出来。部门之间、职位之间的职责与权限缺乏明确的界定，扯皮推诿的现象不断发生；有的部门抱怨事情太多，人手不够，任务不能按时、按质、按量完成；有的部门又觉得人员冗杂，人浮于事，效率低下。公司的人员招聘方面，用人部门给出的招聘标准住往往含糊，招聘主管往往无法准确地加以理解，使得招来的人大多差强人意。同时目前的许多岗位往往不能做到人事匹配，员工的能力不能得以充分发挥，严重挫伤了士气，并影响了工作的效果。公司员工的晋升以前由总经理直接做出。现在公司规模大了，总经理已经几乎没有时间来与基层员工和部门主管打交道，基层员工和部门主管的晋升只能根据部门经理的意见来做出。而在晋升中，上级和下属之间的私人感情成为了决定性的因素，有才干的人往往却并不能获得提升。因此，许多优秀的员工由于看不到自己未来的前途，而另寻高就。在激励机制方面，公司缺乏科学的绩效考核和薪酬制度，考核中的主观性和随意性非常严重，员工的报酬不能体现其价值与能力，人力资源部经常可以听到大家对