六、工作分析

1六、工作分析(一)、工作分析概述(二)、工作分析的方法与流程(三)、工作分析的产出(一)、工作分析概述1、工作分析简史2、基本概念3、工作分析定义4、工作分析功用5、工作分析的原则1、工作分析简史（1）古代的工作分析思想（2）近代的工作分析思想2、基本概念（1）个人层面的相关概念。A、要素要素是指一项操作或者动作，是工作活动中不可再分的最小单位。B、任务任务是指工作活动中围绕某一工作目的的一系列的要素组合。C、职责职责是指个体在工作岗位上需要完成的一个或多个任务。D、职位职位，有时也称岗位，是指某个工作周期内个人承担的一项或数项相互联系的职责的集合。E、职务职务是指组织内具有相当数量和重要性的一系列职位的集合或统称。F、职业职业是指不同时间、不同组织中工作性质类似的职务的总和。G、职业生涯职业生涯指的是个人在一生中所经历过或将要经历的曾拥有过的职位、曾担任过的职务和曾从事过的职业的系列的总和。（2）组织层面的相关概念。A、职级职级是指同一职系中繁简难易程度、责任轻重大小及任职条件十分相似的所有职位的集合。B、职等职等是指不同职系之间，繁简难易程度、责任轻重大小及任职条件十分相似的所有职位的集合。3、工作分析定义工作分析是运用科学方法收集与工作有关的信息的过程，主要包括该项工作应该承担的职责以及承担该项工作需要的任职资格等方面的信息，工作分析的最终产出表现为职位说明书。职位说明书包括两大部分：工作描述和工作规范。（1）工作分析是一个过程。通过选用合适的方法，全面收集与工作有关的信息。2（2）这里的信息主要围绕两个方面，一是关于工作本身的描述（工作说明书），包括职位名称、直属上级、工作职责、工作联系等方面的内容；二是关于任职资格方面的内容（工作规范），包括承担该项工作需要的学历、经验、知识、技能等方面的内容。（3）工作分析的最终产出为职位说明书，采用书面的方式系统地表达出工作描述和工作规范的内容。工作分析所需要掌握的八个方面的信息具体描述如下：who：谁从事此项工作，责任人是谁，对人员的学历及文化程度、专业知识与技能、经验以及职业素质等资格要求。what：做什么，即该项工作的工作内容是什么，需要承担哪些责任。whom：为谁做，即客户是谁。这里的客户包括外部客户和内部客户。内部客户指组织内与从事该工作的人有直接关系的成员——上级、下属、同事、客户等。why：为什么做，即从事该项工作的目的是什么。when：该项工作的时间要求。where：该项工作的地点、环境要求等。how：如何从事该项工作，也就是工作的程序、规范以及为需要的权力和支持等方面的内容。howmuch：为该项工作所需要支付的费用、报酬等。4、工作分析功用（1）工作分析的意义。A、为人力资源管理各项功能决策提供基础。B、对人员能力、个性等条件的分析，达到“人尽其才”的效果。C、对工作职责、工作流程的分析，达到“人尽其职”的效果。D、对工作环境、工作设备的分析，使人与物相互配合、协调。E、科学评估员工的业绩、有效地激励员工。（2）工作分析的作用。工作分析的结果可以运用到人力资源规划、招聘与甄选、人员设置、晋升、职业生涯设计等各个环节上。5、工作分析的原则（1）目的原则（2）职位原则（3）参与原则（4）经济原则（5）系统原则（6）动态原则(二)、工作分析的方法与流程1、工作分析方法2、工作分析流程3、结构化工作分析方法1、工作分析方法A、观察法。观察法是工作分析人员在工作现场运用感官器官或其他工具,观察特定对象的实际工作动作和工作方式,并以文字或图表、图象等形式记录下来,以收集工作信息的方法。3通过观察法,可以对人员的工作过程进行观察,记录工作行为各方面的特点;了解工作过程中所使用的工具设备;了解工作程序、工作环境和体力消耗等内容。观察法不适用于以智力活动为主的工作;不适用于各种户外工作；也不适用于高、中级管理人员的工作。运用观察法需要注意a稳定原则b信任原则c隐蔽原则d详尽原则e代表性原则f沟通原则B、访谈法。运用访谈法,需要把握几个原则:a尊重原则b互动原则c倾听原则访谈提纲举例:你向谁报告?你在预算上所负责的责任如何?(包括预算金额及你所管理的资产价值)你的主要职责是什么?你是怎么利用你大部分工作时间的?你分配的工作从何而来?完成的工作送到哪里或送给谁?你的工作中最具挑战性的是什么?工作之前必须完成哪些准备工作?你要怎样提高产品或服务的质量?你觉得有哪些工作是重要的或是不重要的?工作过程可以怎样加以改善?可以用什么不同的方式来工作,以降低费用或成本?你必须遵循什么原则、规定、政策等以达成你的职责?在采取行动之前,有哪些决策必须请示或必须通知你的部署?这个工作对你的创意或解决问题的能力有什么样的挑战性?你和公司内或公司外哪些人有定期性的接触?这些接触的原则是什么?你的接班人在知识和经验上必须具备哪些资格才能完成你现有的工作?请说明你工作所需要的体力。你如何回答”为什么需要我在这个职位”这个问题?访谈法的优点在于对生理特征的分析非常有效,可以相对容易地直接从员工那里取得较为详细的信息,可以与任职者进行双向交流,对任职者的了解较为深入,用以判断提供信息的可信程度。访谈法还可以发现新的、未预料到的重要工作信息。运用访谈法的最主要问题是员工在回答问题时有可能会扭曲信息,可能是被访谈者在无意中造成的,也可能是因为被访谈者主观臆断工作分析结果的运用,于是有意制造了某种被歪曲的信息，需要在实践中注意避免这个问题。C、问卷法。指组织相关人员以书面形式回答有关职位问题的调查方法。4问卷设计时,应注意:a明确要搜集哪些信息,将这些信息设计成问题或项目;b每个问题的目的要明确，语言应简洁易懂,可附加说明;c问卷的问题应根据工作分析的目的加以调整。问卷法的优点:可以面面俱到,在短时间内收集尽可能多的工作信息;比较规范化、数量化,适用于计算机对结果进行统计分析;可以收集到准确规范、含义清晰的工作信息;成本低,工作人员比较容易接受,可以随时安排调查。问卷法的不足:问题事先已经设定,调查难以深入;设计质量难以保证,工作信息的采集受问卷设计水平的影响较大;对任职人员的知识水平要求较高;不能面对面地交流信息,了解不到被调查对象的态度和动机等;不易唤起被调查对象的兴趣;不能获得足够详细的信息。D、写实法。写实分析法,通过对实际工作内容与过程的如实记录，达到工作分析目的的一种方法。a工作日志法。工作日志是指要求任职者在一段时间内用工作日记的方式详细记录一切活动,然后运用这些材料进行工作分析的过程。表6-1工作日志表5表6-2工作日志填写实例5月29日工作开始时间8:30工作结束时间:17:30工作日志填写说明A、请您在每天工作开始前将工作日志放在手边,按工作活动发生的顺序及时填写,切勿在一天结束后一并填写。B、要严格按照表格进行填写,保证信息的完整性。C、请您提供真实的信息以免损害您的利益。D、请您注意保留,防止遗失。工作日志姓名:年龄:职务名称:所属部门:直接上级:从事本业务工龄:填写日期自月日至月日6表6-3工作日志填写实例机构名称:办公室工作:办公室主任编制:3人,主任1名,打字员1人,办事员1人b主管人员分析法。主管人员分析法是指由任职者的直接主管通过日常的管理权力来记录和分析任职者担任工作的任务、责任和要求等因素的方法。E、参与法。参与法是指由工作人员亲自参加工作活动,了解工作的方方面面,从中获得工作分析资料的过程。2、工作分析流程（1）准备阶段。A、获得管理层的核准序号工作活动名称工作活动内容工作活动结果时间消耗备注1复印协议文件4张1分存档2起草文件贸易代理委托书800字1小时15分报上级审批3贸易洽谈玩具出口1次4小时承办4布置工作对日出口业务1次20分指示5会议讨论东欧贸易1次1小时30分参与…16请示佣金数量1次20分报批17计算机录入经营数据2屏1小时承办18接待参观3人35分承办花费时间开始开始工作活动内容业务完成量备注8:008:058:078:118:158:198:208:218:278:328:378:408:448:458:479:009:029:129:169:219:239:329:409:555244411655341213210452981510打电话到销售科接电话帮办事员登记材料帮办事员校对准备广告材料张厂长电话李厂长电话,要一信件和办事员商议工作找李厂长要的信安排当天的工作找王科长找工程师送李厂长所要的信为张厂长打文件同张厂长商量,布置简报开始复印李厂长的材料把张厂长材料归档继续复印材料同李厂长商议工作给办事员布置复印工作继续复印分发信件继续复印整理档案材料112份5页1页11111111110301125247B、取得员工的认同C、建立工作分析小组D、明确工作分析的总目标和总任务E、明确工作分析的目的F、明确分析对象G、建立良好的工作关系（2）收集信息阶段。A、选择信息来源B、选择收集信息的方法和系统C、确定收集信息的原则D、确定收集信息的内容a工作活动信息b工作中人的行为信息c工作中所使用的机器、工具、设备以及其他辅助工具信息d工作的绩效标准信息e工作背景信息F对工作人员的要求信息（3）分析阶段。工作分析阶段是收集、分析、综合与组织某项工作有关信息的过程。A、工作名称分析。包括工作特征的分析与概括、名称的选择与表达。B、工作规范分析。对工作任务、工作责任、工作关系与工作强度的分析。C、工作环境分析。包括对物理环境、安全环境和社会环境。D、从事工作条件分析。对从事某项具体工作的员工需要必备的知识、经验、技能和心理素质的分析。包括:a工作知识b智力要求c熟练及精确度d经验e教育与训练f身体要求g作胜任能力（4）描述阶段。分析工作完成后，将获得的信息予以整理并写出报告，可以用职位说明书、业绩指标、薪酬标准以及工作分类依据等四种形式表示。（5）运用阶段。A、培训运用工作分析结果的人员。B、根据工作分析的结果制定各种具体的应用文件,如职位说明书、薪酬制度、考核制度等。（6）反馈与调整阶段。3、结构化工作分析方法结构化工作分析方法一般采用问卷的形式,把工作分解到工作单元,分项目由任职者进行描述,最后工作分析人员确定哪些项目可以应用到该职位的工作分析中去。结构化工作分析方法最大的特点就是可以利用计算机来对工作的信息进行定量分析。（1）职位分析问卷法。A、职位分析问卷的项目。8a信息输入b心理过程c工作输出d人际活动e工作情景与职位模式f其他方面、B、职位分析问卷的评分标准。a信息使用度(U)b耗费时间(T)c适用性(A)d对工作的重要性(I)e发生的可能性(P)f特殊计分(S)C、职位分析问卷的优缺点。职位分析问卷的优点:它按照五个基本领域将工作进行了排序,并且提供了一种量化的分数顺序。a是否有决策/沟通/社会方面的责任。b是否执行熟练的技能性活动。c是否伴随有相应的身体活动。d是否操纵汽车/设备。e是否需要对信息进行加工。职位分析问卷的不足之处:a由于职位分析问卷没有对职位的特定工作活动进行描述,因此，职位行为的共同属性就使得任务之间的差异比较模糊。b职位分析问卷的可读性不强，只有具备大学文化水平的人才能够理解其中的项目,这势必对问卷的使用范围产生很大的限制。（2）美国劳工部工作分析程序。这种分析方法的基本程序是首先清理出任职者在信息、人、物这三个纬度上有哪些基本活动,并予以归纳总结。（3）功能性工作分析法。这种方法所获得的信息还涉及工作任务、目的以及工作对任职者的培训要求等方面。功能性工作分析法与美国劳工部工作分析程序的区别在于:功能性工作分析法不仅仅是依据信息、人、物三个方面来对工作进行分类,它在对工作分类时还考虑到以下四个因素。A、在执行工作时需要得到多大程度的指导;b、在执行工作时需要运用的推理和判断能力应达到什么程度;C、完成工作所需要具备的数学能力有多高;D、执行工作时所要求的口头及语言表达如何。(三)、工作分析的产出1、工作说明书2、工作规范3、职位说明书1、工作说明书（1）工作说明书的主要内容。9包括职位名称、直属上级、工作职责、工作联系等