城建档案著录与检索

城建档案著录与检索主讲人：吕灿第一节城建档案著录(1)城建档案著录是指在编制城建档案目录时，为提取城建档案信息，对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。它是编制检索工具的一项基础工作，也就是按照一定的规则,把城建档案的各种特征集中概括地反映出来,以便于计算机储存管理和检索利用,也可以用它进行手工检索。目前著录工作仍以手工方式进行，它是一项工作量大，技术性强的工作，需要很多专业人员和档案工作人员参加。档案著录必须根据统一的原则、标准，具有统一的著录项目、统一的著录格式、统一的著录顺序和统一的标识符号，这样才便于计算机实现非全文检索，以便更好地为利用者提供服务。依据：国家标准GB/T50323-2001《城市建设档案著录规范》第一节城建档案著录(2)一、著录级别（1）（工程）项目级著录（2）案卷级著录（3）文件级著录第一节城建档案著录(3)二、著录格式按照不同著录对象，（工程）项目级著录格式分为房屋建筑工程、市政基础设施工程、城市管线工程、建设工程规划管理项目、建设用地规划管理项目、通用工程项目六种。（卡片式还使用段落符号式著录格式）第一节城建档案著录(4)三、著录详简级次著录项目分为必要项目与选择项目：(1).必要项目包括：正题名、第一责任者、时间、档号（含分类号、项目号、案卷号）、缩微号、主题词号。(2).选择项目包括：并列题名、副题名及说明文字、文件编号、其它责任者、文本、密级、保管期限、载体形态、丛编、附注、提要、档案馆（室）代号等。第一节城建档案著录(5)四、著录项目城建档案著录项目分大项、小项和单元。大项包括题名与责任者、稿本与文种、密级与保管期限、时间、载体数量、专业记载、附注与提要、排检与编号等。各大项下又分若干小项，小项下又分若干单元。城建档案检索工作是城建档案业务工作的一个独立环节（城建档案业务工作包括收集、整理、鉴定、保管、检索、利用和编研七项）。它是开展利用业务的前期工作。主要是编制和使用检索工具，为城建档案的利用做好准备工作。完整意义上的城建档案检索工作包括两部分内容：一是编目，即建立检索系统，编制检索工具；二是检索，即利用已建立的检索工具，按照利用者的意图查找所需档案信息。第二节城建档案的编目(1)城建档案编目是城建档案管理工作中的一项重要的业务活动，其工作的成果将直接产生各种各样的检索工具，并供城建档案检索之用。城建档案的编目过程分为二个阶段：第一阶段是城建档案的著录；第二阶段是城建档案目录的组织，亦即狭义意义上的城建档案编目。依据：国家标准GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》第二节城建档案的编目(2)一、卷内文件页号1.卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。2.页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。3.成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。4.案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。第二节城建档案的编目(3)二、卷内目录的编制1.卷内目录式样见示例图9-1。2.序号：以一份文件为单位，用阿拉拍数字从1依次标注。3.责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。4.文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。5.文件题名：填写文件标题的全称。6.日期：填写文件形成的日期。7.页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。8.卷内目录排列在卷内文件首页之前。第二节城建档案的编目(4)三、卷内备考表的编制1.卷内备考表的式样见示例图9-2。2.卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数)，以及立卷单位对案卷情况的说明。3.卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。第二节城建档案的编目(5)四、卷内封面的编制1.案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用封面形式。2.案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。3.档号应由分类号、项目号和案卷号组成。4.档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。5.案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。6.编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。7.起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。8.保管期限分为永久、长期、短期三种期限。9.密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。第三节城建档案检索工作城建档案检索工作：依靠事先编制好的各种检索工具，从数量庞大的馆藏城建档案中将利用者需要的信息查找出来的工作。编制系统、完整、科学的检索工具，建立完备的检索体系是档案管理部门管理业务水平的标志。档案检索工作要迅速准确、全面系统、方便实用、标准规范。第四节城建档案的检索工具(1)检索工具的编制是城建档案检索工作的中心内容。它既是档案利用者与档案信息之间的“桥梁”，承担指引利用者找到所需档案信息的作用；同时客观上也是档案管理人员管理档案，统计、鉴定、编研、甚至熟悉馆藏、了解“家底”的必要手段。第四节城建档案的检索工具(2)一、检索工具的主要功能1.存贮城建档案信息2.查找城建档案信息3.组织传递交流城建档案信息在检索工具的三种功能中，查找功能是首要功能，是编制检索工具的主要目的；存贮功能是基础和前提；交流功能是附助功能。第四节城建档案的检索工具(3)二、检索工具的种类按作用划分：（1）检索性工具；（2）馆藏性工具；（3）报道性工具。按载体形式划分：（1）书本式（簿册式）；（2）卡片式；（3）地图式。此外，根据检索工具的检索深度不同可将它分为项目级目录、案卷级目录与文件级目录三种；按检索广度不同把检索工具分为专题目录和普检目录两种；按检索手段不同分为手工检索工具和机械检索工具两种等。第四节城建档案的检索工具(4)三、检索工具的编制指导思想正确：在手工检索的基础上，逐步推行电脑和光盘检索系统，并向标准化、规范化和现代化发展。执行统一标准：《档案著录规则》第四节城建档案的检索工具(5)四、常见检索工具的编制1.总目录2.分类目录3.主题词目录4.档案专题目录5.地图索引第五节城建档案计算机检索(1)一、计算机检索的含义与特点二、建立计算机检索系统的条件三、著录工作四、计算机检索方法与步骤五、计算机检索的基本流程第五节城建档案计算机检索(2)一、计算机检索的含义与特点城建档案计算机检索是指由计算机辅助完成城建档案信息的存储和查检过程。计算机检索与传统的手工检索相比较，具有如下优点：（1）工作效率高；（2）查全查准率高；（3）检索途径多；（4）输出形式多样；（5）资源共享。第五节城建档案计算机检索(3)二、建立计算机检索系统的条件1.硬件条件：包括计算机主机、外存储设备、信息输入和输出设备等。2.软件条件：包括系统软件、应用软件。3.数据库：按一定结构和规则组织起来的有序数据的集合。是计算机城建档案检索系统正常运行的物质基础。第五节城建档案计算机检索(4)三、著录工作著录工作又可称前处理工作，是建立计算机检索系统前所进行的数据准备工作，是在建立计算机档案目录数据库时，对档案内容特征进行分析、选择和记录的过程。在计算机检索系统中，档案检索是通过对数据库的搜寻实现的。而数据库的建立，必须依赖于档案目录项目的输入。所以，城建档案著录工作是实现计算机检索的前提条件。第五节城建档案计算机检索(5)四、计算机检索方法关键字检索在日期范围中检索模糊检索全条件检索全文检索第五节城建档案计算机检索(6)五、计算机检索的基本流程完整的计算机检索系统由存储（信息输入）、检索（查找）、输出三个分系统组成。(1)窗口查询；(2)触摸屏查询；(3)网上查询。城建声像档案工作第一节声像档案概述声像档案是以声音、图像或以声像同步、视听结合的形式将信息记录在特殊载体上而形成的特殊档案。声像档案具有如下特点：1.载体材料具有特殊性；2.载体材料具有易损性；3.高容量存储特点；4.可读性低；5.复制性能好；6.传播速度快；7.保存要求高。第二节声像设备及载体现代声像档案的类型声像型；缩微型；机读型。声像档案及设备照相机与照片；录音机与录音带；摄像机与录像带；计算机及存储设备。第三节城建声像档案管理（1）一、城建声像档案的范围城市建设活动中形成的照片、录像带、录音带等声像档案原则上都属于城建声像档案的范围。二、建设工程声像档案归档内容（深圳）（1）市政、公用工程档案；（2）本市确定的重点工程的档案；（3）十层以上、投资在五百万元以上、建筑面积一万平方米以上的办公、商业、住宅、综合楼等其它单位建设工程的档案；（4）设计新颖、有特色的建筑工程和具有纪念性的新、老建筑和构筑物的档案。第三节城建声像档案管理（2）三、建设工程声像档案拍摄工作要求（1）声像档案应由声像制作人员跟踪拍摄，包括录像、照相，并按照有关规范要求编制成声像档案。（2）拍摄内容主要包括：开工前原貌、开工典礼、桩基及基础部分施工、管线铺设复土前重要环节，重要会议、重大技术改造及工程事故处理、工程竣工全貌、工程竣工验收等。（3）录像、照相应拍摄建筑物全景、中景、近景、特写、正面、侧面、背面、以及工程结构细部。（4）拍摄次数视工程具体情况而定，一般工程需到现场拍摄3~5次，大型重点工程8~10次。第三节城建声像档案管理（3）四、建设工程声像档案归档质量要求（1）照片应该是原版，原件，底片与照片相符；（2）照片图像清晰，焦点准确，画面构图完整，主题突出，曝光正常；（3）照片尺寸应为3R光面纸；底片不能有磨损、划伤和污斑；（4）录像资料图像应清晰、画面稳定、声音清楚，信号制式应是PAL制式；（5）录像带应无变形、断裂、发霉及磁粉脱落；（6）声像照片资料应有必要的文字说明，说明包括：时间、地点、内容、人物、背景及摄制者。第三节城建声像档案管理（4）五、声像资料的收集为了保证城建档案声像档案的完整、系统，必须对分散在个人手中的有价值的声像资料进行收集。第三节城建声像档案管理（5）1．对重大工程的竣工档案除文字和图纸资料外，还要注重对声像资料的收集、整理、移交和归档，竣工资料中没有或缺少声像资料的，应视为竣工资料不完整。2．对城市重大改、扩建工程、重大建设工程要不失时机地进行跟踪摄影和摄像；对反映城市面貌的名胜古迹，老城改造等活动务必及时拍摄，为后人留下完整的声像资料。3．加强横向联系，建立信息网络。与各建设单位，规划和建设系统各有关单位取得经常性联系，沟通信息，加强配合，把反映城市建的重大活动及时拍摄下来。4.广泛开辟声像档案资源，向产生声像资料的单位如新闻媒体、展览馆、博物馆、影视单位、摄影爱好者进行征集。对城市建设和发展有重要保存价值的声像资料，有条件的还需出资购回。5．收集工作必须依法进行，必要时可以采取收购的方式进行。第四节城建声像档案保管(1)一、声像档案的分类与编目对声像档案进行分类和编目是实现城建声像档案管理科学化、规范化、自动化的基础。声像档案应按大类、属类、小类体系编目，并分类存放。第四节城建声像档案保管(2)二、声像档案的存放与保护防火、防光、防尘、防潮、防磁和防有害气体外，相对湿度保持在40~60%之间，温度保持在14~24°C之间。