声像档案的归档整理

45声像档案的归档整理一、归档范围声像载体类档案是本部门在各项活动中形成的、对本部门和社会具有参考利用价值和凭证作用的声像磁性载体、感光材料。归档的主要内容包括照片类、录音带类、录像带类、磁盘类、光盘类等。机关单位一般以照片类为主，其归档范围见附件一。二、归档时间一般在形成后一个月内归档。对一些比较重要的声像材料，归档时间要灵活掌握，要做到及时跟踪、尽快收集。三、归档要求归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律；保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系；注意其成套性特点。根据声像材料形成规律和多种载体的特点，分为：底片、照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等类别作为保管单位（这里类别的划分可根据自己单位声像材料形成情况来确定）。每个声像档案的实体上（照片在实体的背面，其它为脊背或盘面）要加盖其相应的档号。1、底片、照片类材料的整理：（1）底片的归档按其形成的时间，顺序编号入册。一个立档单位的底片册一册为一卷，每卷编一个流水号。46底片编号方法示例：G1.1-1（3）底片张号（一册编一个流水号）底片册号底片类代号照片类代号声像档案大类代号底片号的编制是底片整理中的一个重要环节，在整理时，每一张底片装入册时就应及时编一个底片号，同时将底片号完整的写在底片袋上以及底片册对应的位置，每册底片为一卷编案卷号。底片案卷号的编制示例：G1.1-1第一卷底片类照片类（2）正片按内容——年度分类方法归档，可设三级类目。设三级类目时，同一类内容的照片以组为单位按时间先后顺序装入照片册内，不同类（指最下位类）内容的照片不能组合在一册内（照片的分类参考附件一）。照片册内的每一组照片（即同一时间、同一活动内容的照片）要编写总说明：将该组照片反映的时间、地点、主要内容、人物、该组照片、底片的起止张号等概括写成一个简介。总说明放在该组照片的前面，单独占一张照片的位置。单张照片不需形成总说明。总说明一般不超过200字，其样式见附件二。47册内每张照片必须按照册内标签的格式，填写分说明。已在总说明中注明了的内容，分说明不需重复。分说明的条目可以在档案专用管理软件上进行著录（分说明样式见附件四），并依据照片分说明打印出照片档案的卷内目录（即“卷内目录”以照片自然张为编目单位，填写相应内容，每组照片均要一个通栏标题，即总说明中的“题名”，通栏标题不超过50个字、占一个空行），一式两份，一份装订在照片册上，一份与照片档案案卷目录一起装订成检索目录册。正片号的编制方法示例：G1.2．2-01（003）正片张号（一册编一流水号，册号断则张号也断）正片册号（一册为一卷）正片分类代号（如会议类、人物类等）正片类代号照片类代号声像类代号每册正片作为一卷拟写照片档案案卷目录（底片目录已包含其中，不需另外再写目录），案卷题名应概括案卷内照片的主要内容，必须包含责任者、年度、主要内容三大要素。照片档案案卷目录可在档案专用管理软件上进行著录，并打印出照片档案案卷目录，与相应的卷内目录一起装订成检索目录册（用墨绿色的声像目录夹装订），照片目录册封面标签格式见附件三。照片档案目录册的编号方法示例：G1-03正片目录册号（表示第三册目录）正片类代号照片档案大类代号482、其它载体声像档案的整理录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘、胶片等载体类型的声像档案以盒、张为组卷单位整理，一盒（张）编一个档号，同类按时间顺序编流水号，直接填写案卷目录，不需填写卷内目录。其编制方法如下：G3-003盒（张）号录像带类声像类代号以盒（张）为案卷，填写案卷目录，并在档案专用管理软件上著录、打印，装订成检索目录册（用墨绿色的声像目录夹装订）。目录册的编号和标签格式参考照片类档案（见附件三）；磁盘盒和光盘盒的标签参见附件五；录音带盒、录像带盒、幻灯片盒和胶片盒上的标签如下：题名档号密级责任人制作时间长度分钟张数3、声像档案中除胶片和照片的底片外，其它实体上(通常为脊背或背面)均要贴上一打印的标签（必须贴牢），如：档号49附件一声像载体档案材料归档范围及保期限表序号类目名称内容保管期限1建设面貌类本单位建设面貌的声像材料永久2人物类历届领导班子照片(单人照)永久3会议类各种党政重要会议的声像材料永久4参观视察类上级机关领导来本单位视察、检查工作、本单位外出参观学习活动的声像材料永久5业务活动类本单位重大活动及重要外事活动情况的声像材料永久6荣誉类被评为市级以上劳模、先进集体、先进工作者、及反映本单位荣誉实物的声像材料永久7文体活动类本单位组织的各项文娱体育活动的声材料长期此表所列为机关单位产生的声像类档案的主要内容，供参考。各单位原有三级属类和代号仍使用原编定的三级属类代号。50附件二机关照片档案总说明示例：附件三照片目录夹标签格式示例(机关)：正面脊背题名：广州市×××到本单位参观、指导（本组照片共6张）说明：2000年7月20日，广州市×××在区×××局×××局长等人的陪同下，到本单位参观、指导。在参观后的座谈会上，本单位×××向市、区的领导汇报了本单位在近年来××××××工作及取得的成绩。照片起止号：G1.2.8—3（026）～（031）底片起止号：G1.1—2（008）～（013）全宗名称：东山区×××局题名：历届局领导照片全宗号10案卷号G1.2.1-01目录号G1—1起止张号001-年度1964-保管期限永久全宗号10目录号G1—1年度1964-类别领导照片案卷号G1.2.1-0151附件四机关照片档案分说明标签（分横与竖两种）示例：附件五磁盘盒与光盘盒标签样式:题名档号责任人制作时间密级应用软件（版本）52应用环境