如何做好应归档文件材料的收集归档工作泰州市档案局

如何做好应归档文件材料的收集归档工作泰州市档案局一、档案和档案工作简介二、文件材料的收集三、保管期限的划分四、文件材料的整理五、归档文件的编目一、档案和档案工作简介1、档案的概念档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”___《档案法》学校档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。2、档案的作用(1)档案是机关行政管理和业务工作的查考凭据(2)档案是生产活动的参考依据(3)档案是科学研究的基础和条件(4)档案是宣传教育的生动素材(5)档案是解决纠纷、维护佥权益的法律证据(6)档案是政治斗争、国际斗争的有力武器档案的作用可概括为两个基本方面:(1)凭证作用(2)参考作用3、档案业务工作内容①收集②鉴定③整理④编目⑤保管⑥统计⑦编研⑧利用二、文件材料的收集1、存在问题（1）不齐全完整“帐外”文件短缺职能部门文件短缺特殊载体材料短缺（2）不及时、规范（3）不集中统一管理2、收集要求（1）要齐全完整（2）要保证及时和安全（3）要符合规范和标准（4）要集中统一管理3、收集措施（1）要健全档案管理网络（2）要建立档案收集制度（3）要制定完整的文件材料归档范围4、收集注意事项（1）“帐内”（红头）文件材料的收集发文收集注意事项收文收集注意事项（2）“帐外”文件的收集注意做好本单位业务职能部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集（3）关联文件的收集（4）其它门类和载体文件材料的收集注意做好电子文件的收集5、电子文件的收集归档迫在眉睫计算机在日常办公中的广泛使用办公自动化（ＯＡ）系统的普遍应用行政业务系统的大量运行电子政务网络的互联互通结论：大量产生的电子文件，将成为归档的主体，电子文件管理和归档成为各部门工作的重要组成部分6、收集方法（1）平时收集（2）集中收集7、国家出台的有关政策文件(1)《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局颁布８号令）(2)各级各类档案馆收集档案范围的规定（国家档案局颁布9号令）(3)国家基本专业档案门类（第一批、第二批）(4)《电子文件归档与管理规范》(5)《公务电子邮件归档与管理规则》8、关于国家档案局８号令的贯彻（1）文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制已审批的单位结合本单位、本部门工作实际做好“回头看”工作（2）制定电子文件归档范围和保管期限表9、如何制定电子文件归档范围和保管期限表①各部门处室与档案人员共同划定归档范围。②明确单位的主要职能、重要工作内容和关键的工作步骤③根据业务工作中电子文件的生成节点，明确电子文件的种类④电子文件来源部门制定归档范围和保管期限（初稿）⑤汇总讨论制定初步归档范围和细化的保管期限（征求意见稿）⑥广泛征求意见并试用⑦修改完善归档范围和保管期限⑧上报档案行政管理部门审批后执行（正式稿）通知（正本）WORD格式或CEB版式文件永久日程（正本）WORD格式电子版永久名单（正本、EXCEL表格）永久领导报告、讲话、总结（历次修改稿、定稿、WORD格式电子版）永久各市交流材料（定稿、WORD格式）30年照片（JPG格式）永久录音、录像（MPEG格式）永久网站发布会议信息（HTML格式、WORD格式）30年例：“江苏省档案信息化工作会议”文件归档范围和保管期限三、保管期限的划分1、档案鉴定工作（1）确定是否归档—资格审定（2）区分不同价值—划分保管期限（3）期满档案鉴定（4）划控鉴定2、保管期限的划分（1）划分原则①“以我为主”原则“我”：本机关职能活动本系统密切相关的机关②“公民权益从宽”原则本机关个人利益外机关个人利益（2）划分依据①国家档案局颁布８号令②结合本单位、本部门工作实际（3）划分保管期限应注意的问题：①注意文件之间的联系；②考察文件的实际内容；③研究文件的各种作用；④考虑文件的长久需要。（4）操作层次着重区分的问题①区分“主办的”与“协办的”②区分“针对的”与“普发的”③区分“政策性的”与“事务性的”④区分“凭证性的”与“参考性的”⑤区分“结论性的”与“过程性的”⑥区分“有处理结果的”与“无处理结果的”⑦区分“全局的”与“局部的”⑧区分“时间长的”与“时间短的”（5）永久保管的文书档案范围①本单位机构演变、人事任免、年度计划总结、会议记录、年报表、年度考核、职工名册、大事记等材料；②本单位重要会议、重大活动等形成的主要文件材料；③学校教育教学活动中形成的重要业务文件材料；④本单位房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；⑤上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；⑥其它有关县级以上表彰、工调、人事组织关系、警告以上处分材料等。（6）定期保管的文书档案范围保管期限30年文书档案单位人事工作制度、财务预算报告、大会交流材料、专题报告、调研报告；领导视察汇报材料、重要的接待计划；试卷分析、物资（办公用品）采购计划、招投标、机动车保险、转让等材料；出国审批材料；警告处分材料等；以下哪些文件应该归档？（归档、不归档、待鉴定）⑴内部文件⑵会议文件⑶请示⑷电话记录⑸会议记录⑹合同协议⑺一般文件的修改稿⑻重份文件⑼人事任免材料⑽年度计划⑾年度总结⑿校对稿⒀本单位编印的出版物原稿（附印本）⒁上级机关的简报四、文件材料的整理1、整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系；正确区别文件的不同价值（保证档案质量的重要因素）；便于保管和利用（文件整理工作的基本出发点和最终目的）2、件的确定归档文件以“件”为单位进行整理，一般以每份文件为一件，但有些文件不是单份，不能被分散：几种“件”的情况①文件的正本与定稿为一件②正文与附件为一件③收文与文件阅办单为一件④原件与复制件为一件⑤转发文与被转发文为一件⑥来文与复文为一件⑦报表、名册、图册按其原来的装订方式，各为一件⑧活页纸会议记录一次会议为一件,订本式的会议记录可以为一件⑨整本的介绍信存根为一件注意成套的会议材料不能成为一件3、装订装订的材料：不锈钢书钉装订的顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正文在前，发文稿纸在后；文件阅办单在前，正文在后4、分类（1）常用的分类方法①年度——机构——保管期限分类法（适用于机构比较稳定的单位）②年度——问题——保管期限分类法③年度——保管期限分类法例如:2011年永久、30年、10年④保管期限——年度——机构分类法⑤保管期限——年度——问题分类法(2)、分类方案的编制格式内容:①档案分类制订依据②档案分类制订原则③档案分类方法(含分类类目)5、排列归档文件的排列以事由为原则，同一事由的相关文件集中在一起，再按时间先后排列。不同事由的归档文件排列一是按不同事由形成时间的先后顺序排列；二是按事由的重要程度排列；主要职能活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料在后，综合性的在前，业务性的在后。由于特殊原因未及时归档的零散文件，可采用将其排在同一年度、同一类别、同一保管期限的最后，并在备考表中加以说明。6、电子文件的整理(1)文书类电子文件的整理同一全宗内的文书类电子文件按照：年度——保管期限——机构（问题）或保管期限——年度——机构（问题）等分类方案进行分类(2)其它门类、载体电子文件的整理按照各门类、载体档案整理的有关规定和要求进行整理五、归档文件的编目1、编目概念编目即编制归档文件目录2、归档文件目录格式件号责任者文号题名日期页数备注001档案局义档[2011]3号关于做好2010年度文件整理归档工作的通知201102250053、归档文件目录内容：（1）件号：填写室编件号（2）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。可以用发文机关规范的简称，不能用本局、本公司等含义不明的简称。联合发文一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多，可适当省略。（3）文号：即发文机关代字、年度、顺序号组成。抄全。（4）题名：即文件的标题。有的文件没有题名的，或题名含义不清，应根据文件内容重新拟定或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“[]”。（5）日期：即文件的发文日期。（文件的落款日期）以8位阿拉伯数字标注年月日。如：20100225（6）页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页.两份文件为一件时，页数相加。（7）备注:注释文件需要说明的情况。4、归档文件目录封面编制与装订（1）封面格式要求归档文件目录全宗名称:泰州市XX局年度：2011保管期限：永久机构：办公室（2）封面装订要求5、电子文件的归档(1)归档程序一是整理、鉴定需归档的电子文件；（确保三性）二是编制档号和归档说明；三是复制备份，存入磁、光介质；四是检测归档的电子文件（软硬件环境有效性、格式及病毒等）五是传给电子文件中心,以及本单位备份。(2)档号编制方法一个文件夹表示一件档案，用档号命名××××——××××——×××——××××——××××全宗号——年度——期限——分类号——件号００００——２０11——００１——ＢＧ００——０００１测评依据:江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范测评细则五星级：115分，其中“*”条款不少于18分四星级：100-115分，其中“*”条款不少于10分三星级：90-100分二星级：80-90分一星级：70-80分各单位对照测评细则进行自检，认为已达到某个等级可自愿申报测评。档案工作规范测评规程谢谢大家！[e-mail]