提高档案人员素质，加强档案开发与利用

提高档案人员素质，加强档案开发与利用摘要:高校档案工作是高校教育事业的重要组成部分,为了使高校档案工作适应改革与发展的需要,就必须不断提高档案人员的素质，进一步加强档案信息的开发与利用。关键词:高校档案人员素质信息资源档案工作是高校工作的重要组成部分,也是高等教育中的一个重要环节。在高校,档案工作几乎涉及每一个机构、每一项工作、甚至每一个人。可以说,档案工作是办好学校的重要基础工作之一,也是衡量学校管理水平的重要标志之一。一、高校档案在高校改革与发展中的作用1高校档案在学校的教学管理和科研开发方面发挥着重要的作用高校档案与其它机关、团体、企事业单位的档案一样,凝聚着高校师生员工的劳动结晶,记载，记载着高校教学计划、教师任课表、教学研究、教学改革和师资培训中形成的计划、方案、大纲、调查报告、典型教案及听课讲评、考试统计报表、各种质量综合分析、电化教学中形成的录像带等材料。在高校的各项工作中具有凭证、依据、借鉴、参考、史料和认识作用；在学校的教学管理和科研开发方面发挥着极为重要的作用。2高校档案为学校教学工作作参考作用。高校是知识、人才、科学技术密集的单位,高校档案贮存着内容丰富的科技、文化、经济、政治、军事等多方面的信息。随着改革开放和社会主义市场经济的发展,广大教职工的档案意识在逐步增强,档案的利用数量在逐年的增加,利用率在不断提高,档案已由原来的管理型逐步转向提供利用型。高校档案通过各种渠道,传输给师生员工,将对高校各项工作起催化、促进作用，特别是学校领导在制订发展规划,年度计划规定政策等重大事宜时更需要大量的档案信息,作参考作用。3档案信息资源在学生教育中功能的发挥档案教育职能的发挥是以丰富的馆藏为基础的,高校档案要想真正发挥其教育功能,首先在馆藏内容上,必须突出教学与科研的特点,尽可能多的收集教学和科研的档案材料,并正确引导学生学习和阅读这些档案材料,如:学生可以到档案馆查阅任课教师和毕业生的优秀论文;档案信息资源的有效开发与利用可以更好的为学校服务，可以极大地提高现有各种资源的社会利用效益，促进资源的可持续利用；有助于提高社会管理活动的针对性、时效性，避免或减少因管理失误而造成的资源浪费，提高资源利用效益。二、高校档案信息资源开发与利用应注意的问题1加强档案的宣传力度，变被动服务为主动服务档案宣传是档案工作的重要环节。通过宣传使师生知道自己与档案工作有着密切的联系，使师生随时了解档案信息，增强师生的档案意识，树立师生对档案部门的良好形象；利用校报、校园网定期或不定期地发布档案信息,使师生随时了解档案信息；同时，档案工作要变被动服务为主动服务，积极采取应对的方式主动开展档案的开发工作，利用各种形式编发档案信息，主动为师生服务。2优化馆藏,实行档案馆藏数字化数字化档案馆的建设是21世纪档案业务建设的发展趋势,因此,必须加快档案信息化建设步伐,把现代科学技术手段运用到高校档案管理工作中去,改变传统的手工操作管理模式,实现现代化管理。档案信息资源的建设开发必须实行现代化管理,依靠现代信息技术实现档案信息的利用,从而实现档案信息资源为学校的发展提供决策依据,为教学工作提供参考资料的功能。3加强档案的收集、整理、保管工作各高校档案馆(室)要依据《中华人民共和国档案法》和国家教委颁发的《高等学校档案实体分类法与高校档案工作规范》,根据本校实际制定出相应的规章制度,使档案的收集工作规范化、制度化,认真做好档案的收集、整理、保管工作，向用户宣传档案信息,便于用户了解档案信息的类型,提供利用方式,促使档案信息用户从需要向利用环节过渡。4吸引档案信息用户,激起用户的阅档兴趣吸引档案信息用户,激起用户的阅档兴趣，使之充分认识档案信息的价值及使用价值,使档案信息的使用价值与用户的潜在需要两者有机地结合起来。这一步主要是通过广告宣传实现的。它可以向用户宣传档案信息,便于用户了解档案信息的类型,提供利用方式,促使档案信息用户从需要向利用环节过渡。5做好计算机网络建设和应用档案通过计算机网络进行利用是档案信息利用的重要途径,搞好计算机网络建设和应用十分重要。由于高等教育形势以惊人的速度发展,各高校的合并,学生的扩招,教学规模的扩大,不少高校已形成一校多区的办学环境。高等教育的发展给高校档案工作带来了发展机遇,同时也带来了严峻考验。学校扩大了,学生人数增加了,档案资源也丰富了。但是查阅档案信息资源的困难也加剧了。由于馆藏数量的不断增大,馆藏档案文件目录累计数量也大幅度增加,加上时间空间的限制,给档案的查询和利用造成了一定的困难,传统的档案利用方式已经大大地限制了高校档案的利用,给各高校的教学和科研等工作也带来了许多不利因素。随着高等院校的现代化教育技术的普及,学校校园网的建立,教学管理和教学工作都实现无纸化办公。档案作为一种重要的信息资源,理应在网络信息中占有一席之地。因此,档案的管理,档案信息资源的建设开发必须实行现代化管理,依靠现代信息技术实现档案信息的利用,从而实现档案信息资源为学校的发展提供决策依据,为教学工作提供参考资料的功能。6建设一支高素质的档案队伍随着档案信息化的进程,高新信息技术的运用愈来愈广,智能化操作的比例愈来愈大,档案信息资源的科技含量愈来愈高。档案信息开发中强化技术功能,就必须建设一支高素质的档案队伍。建设高素质的档案队伍要实行两条腿走路的办法,一方面要引进具有计算机管理和网络管理方面的人才,同时加强对这些人的档案管理基础知识培训;另一方面加强对现有档案人员计算机和网络技术的掌握的培训。同时要求我们的档案工作者在实践中更加自觉地坚持解放思想、实事求是、与时俱进的科学思想方法。树立创新意识,主动迎接挑战,尽快完成心理、思想、态度和行为上的转变,从传统的“你要,我查”,“要什么,找什么”的服务管理模式中转变过来,变被动服务为主动服务。针对学校教育教学工作中的热点问题进行深层次的档案信息开发,快速全面地为学校的发展提供帮助决策、进行参考的档案信息。同时要努力优化自己的知识结构,高校档案的主体是教学档案。因此我们的档案工作者不仅要不断更新档案管理专业知识,还要掌握相应学科的专业知识。还要努力学习计算机技术、网络技术,培养自己的信息处理能力和开发能力,使自己成为适应符合时代要求的复合型人才,胜任档案信息开发工作的重任,服务高校教育工作。三、提高档案人员素质，加强档案开发与利用大力开发档案信息资源,满足社会对档案信息的需要,档案人员必须加强自身修养,提高素质,发挥其主观能动性，使档案信息真正为高校的各项工作做好参考和借鉴作用。1档案人员要有坚定的政治信念档案人员要有坚定的政治信念，良好的思想品德,不断加强自身的政治修养。在工作实践中要自觉地坚持解放思想、实事求是、与时俱进的科学思想方法；树立创新意识,主动迎接挑战,从传统的“你要,我查”,“要什么,找什么”的服务管理模式中转变过来,变被动服务为主动服务。2档案人员要有为人民服务的思想档案人员应不断更新观念,增强信息观念,树立全心全意为人民服务的思想；树立档案就是信息、就是利用的观念，所以，档案人员必须改进服务态度，要从开发档案信息资源出发,改变档案工作”急无功,慢无过”的观念,进行高质量,高效能的的档案信息开发与利用服务。3档案人员应具备一定的业务知识为了适应新时期档案事业的发展,档案人员必须提高业务素质,勤奋学习,更新知识、刻苦钻研档案业务,不断提高自身的业务水平和工作能力。档案工作人员不仅应具备档案专业知识、计算机知识,同时还要精通网络技术、多媒体技术及信息分析能力等这样才能为学校、社会提供更为便捷、生动、丰富的档案服务；同时要努力优化自己的知识结构,努力学习计算机技术、网络技术,培养自己的信息处理能力和开发能力,使自己成为适应符合时代要求的复合型人才,胜任档案信息开发工作的重任,服务高校教育工作。参考文献：[1]雅坤.《适应新形势创新高校档案工作》.兰台世界.2004(10)：P29[2]颜培珍.《浅谈高校档案工作》.浙江工商职业技术学院学报.2004(1)：P41[3]张明珍.《21世纪的高校档案工作》.贵州教育学院学报.2004(5)：P96-98[4]李华.《新时期高校档案工作必须重在开发》.阴工学院学报.2004(6)：P86-87