徐州市档案工作检查办法解读

徐州市档案业务培训班《徐州市档案工作检查办法》解读修订原因检查办法检查标准一、修改原因新形势下对档案工作的新要求贯彻新标准、新规范档案检查工作新定位——收集齐全、整理规范、保管安全、利用方便二、检查办法检查范围列入徐州市档案馆接收档案单位基本名录（徐委办〔2014〕11号）的单位必查名录未列出的其他省部属可自愿申请参加档案检查工作二、检查办法检查时间：两年一检检查结果（1）通报表彰先进（2）《档案管理违法违纪行为处分规定》（监察部第30号令）追究责任三、检查标准体系1—4收集5整理6—9保管10—15信息化16—19利用20三、检查标准——五个重点单位全部档案集中统一管理依据8号令或10号令，编制文件材料归档范围和档案保管期限表各门类、各种载体档案整理规范全宗卷规范和全宗指南规范的贯彻提高对档案信息化工作的要求（一）单位全部档案集中统一管理内容方面，除文书、会计、基建等，还包括单位业务部门形成的各类业务档案形式方面，除文本方式外，还包括图像、音频、视频等表现形式的档案载体方面，除纸质载体外，还包括电子文件、实物档案等（二）文件材料归档范围和档案保管期限表8号令适用于党政机关、人民团体；10号令主要适用于企业；事业单位可根据实际情况适用8号令已在全市范围内施行，已经市档案局或有关主管机关审批过的单位，如机构、职能无重大变化，不必重新编制，可继续沿用（二）文件材料归档范围和档案保管期限表市属国有企业及其下属企业今年必须按照10号令的要求，编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表。部署这项工作的文件已经下发，对于文件所列的企业来说，这项工作是今年年检的重点（二）文件材料归档范围和档案保管期限表文件材料归档范围和档案保管期限表都必须包括单位全部档案8号令和10号令所附只是机关文书档案或企业管理类档案保管期限表，其他门类的档案保管期限可依据有关业务标准划定（二）文件材料归档范围和档案保管期限表会计档案：《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）基建档案：《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）（二）文件材料归档范围和档案保管期限表企业产品生产类、科研开发类、设备仪器类档案参照《企业档案工作规范》附表干部职工类档案：《干部档案工作条例》（组通字[1991]13号）、《企业职工档案管理工作规定》（劳力字[1992]33号）（二）文件材料归档范围和档案保管期限表电子文件归档范围和保管期限电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据电子文件的保管期限参照纸质文件确定，并应包括相应的背景信息和元数据由于电子档案的存储高密度，在保管期限上可适当延长（三）各门类、各种载体档案整理规范文书档案《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）江苏省《归档文件整理规则》实施办法徐州市《归档文件整理规则》实施细则（三）各门类、各种载体档案整理规范会计档案《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）《徐州市事业、行政单位会计档案整理办法》（三）各门类、各种载体档案整理规范基建档案《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）企业的产品生产类、科研开发类、设备仪器类档案《企业档案工作规范》《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）（三）各门类、各种载体档案整理规范声像档案《磁性载体档案管理与保护规范》《徐州市照片档案管理暂行办法》电子文件《电子文件归档与管理规范》《江苏省电子文件归档与管理办法》（四）全宗卷规范(DA/T12—1994)和(DA/T12—2012)标准的适用已经建立了全宗卷的单位可继续沿用原标准的整理方式不变，但要按新的标准补充相关文件材料（尤其是新技术应用类的材料）未建立全宗卷的单位和新成立的单位必须按照新标准建立全宗卷（四）全宗卷规范(DA/T12—1994)和(DA/T12—2012)新标准(DA/T12—2012)的整理方法全宗卷的内容整理方法全宗卷内容全宗（馆藏）介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记等档案收集类：档案（资料）交接文据及相关目录档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案（如分类方案）等档案鉴定类：档案销毁鉴定制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等全宗卷内容档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查等工作的记录和说明材料档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表档案利用类：档案利用制度、档案编研情况、档案利用效果典型事例等新技术应用类：档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等全宗卷整理1.装订：文件材料以件为单位进行装订2.分类：按标准第5章“全宗卷构成”中5.1至5.8条进行分类3.排序：文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类目，向后接续排列全宗卷整理4.编号：编号格式为全宗号—类号—件号。在文件材料首页上方的空白处进行编号全宗号填写文件材料所属全宗的编号类号填写5.1—5.8条的序号件号填写文件材料在相关类目中的流水排列序号例：F023—１—２（徐州市档案局（馆），全宗介绍类，第２件）全宗卷整理5.编目：全宗卷中的文件材料，分类别，以件为单位，按照排列顺序编制文件目录新增文件材料在相关类目中接续编制目录当相同材料出现新旧几种版本时，应在目录备注栏中，注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间6.装盒全宗指南规范（DA/T——2012）适用：从2015年起，各单位一律按新标准编写全宗指南，以前形成的全宗指南不必重新修订变化：新版全宗指南以介绍档案内容为主，单位组织机构沿革不再是全宗指南的重点提供两个模版，供参考，可套用全宗指南规范（DA/T——2012）全宗指南内容：全宗指南名称全宗来源简况档案内容与成份介绍检索查阅注意事项全宗指南规范（DA/T——2012）全宗指南名称全宗号全宗构成者的名称(全称或通用简称)“全宗指南”起止时间例：J211北京市计划委员会全宗指南1949～1990年例：F023徐州市档案局（馆）全宗指南1983～2000年全宗指南规范（DA/T——2012）全宗来源简况：参考范例，根据各单位实际情况撰写。档案内容与成份介绍根据各单位档案分类方案，按不同门类分别介绍。检索查阅注意事项参考范例，重点说明纸质、机读检索工具（目录）、档案数字化情况和档案完整情况及查阅需要注意的事项。（五）档案信息化工作的四点要求配备档案管理软件，软件须符合全省统一的数据结构标准和国家有关规范的要求档案管理软件要与办公和业务系统挂接，实现电子文件在线归档（五）档案信息化工作的四点要求建立室藏全部档案的电子目录数据库。其中文书、基建等类档案必须建立文件级目录，会计档案可以建立案卷级目录，其他业务类档案可以根据主管部门的要求建立（五）档案信息化工作的四点要求对室藏重要的（如永久、30年的文书档案，基建档案、各类业务档案等）和利用频繁的纸质和其他载体的档案进行数字化加工几点补充对本系统和所属单位档案工作进行指导和监督年检范围包括部分下属单位各单位要对下属单位加强监督和指导年检办法为主管部门提供了依据，也提出了要求分类方案机关全部档案文书档案会计档案业务档案实物档案其他门类档案声像档案分类方案企业《工业企业档案分类试行规则》的适用范围已采用的可延续工业企业为主对管理类、资产经营类的建议档案利用《档案法》规定保存在档案室的档案可以提供利用，须经本单位同意学术观点：档案室保存档案利用工作适用《政府信息公开条例》，档案馆保存的档案利用工作适用《档案法》，这是一种鼓励档案室档案向社会提供利用的方向档案利用档案室在提供利用时一定注意对档案安全的保护，包括对档案实体和档案信息的保护。实体保护是指尽量不要将档案原件借出，可以复制件或数字化副本提供利用；信息安全是要注意档案信息的保密档案室档案利用一定履行完备的审批手续，并认真做好档案借阅登记简化台账简化台账，保留最基本的台账提供三个台账模版，供参考：档案数量统计台账档案资料利用统计台账借阅档案登记簿徐州档案协作组QQ群415894313谢谢！