文书与档案管理--档案收集与鉴定工作

第五章档案收集与鉴定工作第一节档案收集工作概述一、档案收集工作的内容•档案的收集是接收、征集档案和有关文献的活动。是按党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各机关、组织、个人手中和失散在社会其他地方的档案，有组织有计划地分别集中到各有关机关档案室和各级档案馆，实现档案的统一和分级管理。档案收集工作的具体内容包括：•机关档案室对本机关需要归档的档案的接收•机关档案室对那些未及时归档的档案的补充收集•档案馆对现行机关、撤销机关的具有长久保存价值的档案的集中和接收。•档案馆对中华人民共和国建立以前的各个历史时期形成的档案的接收和征集。二、档案收集工作的意义•收集工作是维护党和国家历史真实面貌的必要手段•收集工作是贮存档案信息资源的重要途径•收集工作为开展档案馆（室）各项工作，加强档案馆（室）建设奠定物质基础•收集工作促进档案学理论发展，推动档案工作现代化的实现三、档案收集工作的基本要求•加强档案馆（室）外的调查和指导工作•积极推行入馆（室）档案的标准化•保证归档和入馆档案的齐全完整•维护全宗和全宗群的相对完整性综合性档案馆馆藏成分档案资料实物按历史时期分按档案内容分按载体形式分纸质档案音像档案缩微档案机读档案文书档案科技档案专门档案人物档案新中国成立前档案新中国成立后第二节档案室的收集工作一、档案室的工作任务：•严格按照归档制度要求完成归档工作•指导和协助文书部门组织归档工作指导和协助文书或业务部门坚持执行文件材料的归档制度协助和督促有关部门做好文书整理和归档前的准备工作•配合各部门做好档案的平时收集工作（主要针对那些通过正常归档程序无法收集到的一些文件材料）二、建立机关文件归档制度的一般要求：•归档制度的制定必须符合国家有关文件的规定要求•规档制度的制定必须符合本机关的工作、生产、科研活动的实际，体现本机关的文件材料形成特点和规律•制定的归档制度，应当同本机关的其他相关制度保持内容方面的统一性•完善归档制度的内容三、归档制度的内容包括：归档范围归档时间归档的质量要求归档手续归档范围：•需要归档的：上级机关的文件材料本机关的文件材料同级机关和非隶属机关的文件下级机关的文件材料•无需归档的：重份文件、一般事务性无查考保存价值的、未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿、未生效文件、机关领导兼任其他机关职务形成的文件、一般性群众信件归档时间：•《机关档案工作条例》：“机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对。”•对于那些专业性文件、特殊载体的文件，机密性强的文件、驻地分散的机关文件及形成规律较为特殊的文件，为了便于实际工作的查考利用，也可以适当地延长归档时间。归档的质量要求：•机关档案室一般情况下不接收未经系统整理的零散的文件材料。•质量要求是：遵循文件形成的规律和特点保持文件之间的有机联系区分不同价值便于保管和利用归档手续：•文书处理部门或业务部门向档案部门移交档案时，交接双方应根据归档文件目录或案卷目录详细清点。经核对确认无误，可履行签字手续。四、平时收集的内容包括：•零散文件：分散各部门、领导或工作人员手中的。•帐外文件各种会议材料；各种基本统计数字报表；机关单位的规章制度、条例、办法等内部文件；党组、党委、支部和认识部门形成的材料；反映本单位重要活动的录音、录像、照片等声像材料；不经过收发登记、领导亲启的文件；单位领导人或工作人员外出参观、开会、从事科研活动带回来的材料；•专门文件：财会、人事等专门活动中产生的。第三节档案馆的收集工作：档案馆收集的范围：•中央一级档案馆主要收集需要永久保管的中央以及党和国家现行机关和撤销机关的档案，具有全国意义的，需要由中央保管的革命历史档案和旧政权档案、有关历史档案以及党中央和国务院决定接受的档案•省市、自治区档案馆收集省级各机关、团体及其所属单位~•省辖市和县级档案馆~•各类专门的、专业性的档案馆~一、档案馆馆藏档案的四个档案源：•现行机关档案源•撤销机关档案源•组织和个人保存的散失档案•档案馆之间交接的档案二、现行机关档案的接收要求：•进馆档案按全宗整理，保持全宗的完整性。•进馆档案必须是经过鉴定的，具有长远保存价值的档案。•与立档单位有关的资料和全宗有关的检索工具，应随同档案一起移交。《立档单位的组织沿革、全宗介绍、立档单位和全宗历史考证、案卷目录一式三份（其中一份在档案馆签收后退回移交机关）、档案索引、目录等》•清点核对，质量验收。档案馆对二、三级单位形成档案的接收档案局《各级档案馆收集档案范围的规定》：•各级人民政府的直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的行政管理机关和企事业单位。•有代表性的第二、第三级单位形成的档案亦应向有关档案馆移交。•在接收二三级单位档案的工作中，各级档案馆应注意：避免不加选择，盲目接收。•避免不分重点，普遍接收。三、撤销机关：•由撤销机关组织人力将档案整理好向档案馆移交。•机关撤销或合并时，如有尚未办理完毕的文件，应转交给原机关的职能继任者或有关机关继续办理后整理保存。•机关撤销或合并时，将全部档案进行清理和鉴定并保管好，按规定向各有关档案馆移交或由其职能继任机关代管。•一个机关并入另一个机关或几个机关，几个机关合并为一个新的机关，其合并以前形成的档案，应按照机关分别组成有机整体，向有关档案馆移交。•一个机关撤销后，业务分别划归几个机关时，它的档案不能分散，而应当作为一个有机的整体。•一个机关的一部分业务或其中的一个部门划归给另一个机关时，原机关在从事此部分业务工作活动中形成的档案，应作为原机关档案的有机整体的一部分。四、历史档案的征集与接收：•收集散失于一些国家机关、社会组织中的历史档案•征集收藏于个人手中的历史档案•征集少数民族地区的历史档案•收集党史征集办公室、政协文史组织及其他学术历史研究部门所征集到的历史档案•收集散失国外的历史档案。接收与征集历史档案的方法：•发布通告•调查研究•广泛宣传五、在征集档案过程中，要正确处理好几种关系•个人收藏与档案馆集中保管的关系•征集档案与利用档案的关系•征集档案与留作纪念的关系•征集原件与征集复制件的关系档案价值鉴定工作第四节档案价值鉴定的内容和意义一、什么是档案价值鉴定工作：•是档案馆（室）按照一定的原则、标准和方法，甄别和判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案加以销毁，使保存的档案达到精炼的一项工作。二、档案价值鉴定工作的基本内容•制定档案鉴定的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等。•具体判定档案材料的价值——有用性及有用程度，确定保管期限。•剔除本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或做相应的处理。三、档案价值鉴定工作的意义•便于发挥档案的作用•便于档案的安全保管•便于应付突然事变•档案价值鉴定是决定档案生死存亡的基本手段第五节鉴定档案价值的标准•档案属性标准•社会需求标准•相对价值标准一、档案属性标准（一）档案的来源标准分析文件的价值，应站在本机关的角度分析文件的价值，应看立档单位在社会上的地位和作用在本机关制发的文件中，具体的撰写者，制发机构也对档案价值产生影响。（二）档案的内容标准•看文件内容的重要性•看文件内容的独特性•看文件内容的真实性•看文件信息内容的综合性或集中性（三）档案形成的时间与时效标准•文件形成时间对档案价值的影响，具体表现在文件形成时间的远近，文件形成于特别时期还是一般时期。•档案价值的时效性，表现为档案可以在不同时期满足人们不同需要的阶段性，即现实的使用价值、历史的参考价值和鉴赏的文物价值。（四）档案的形式特征标准•文件的名称决定、决议、命令、指示与通知、简报、来往信函•文件的文本正本与副本、草稿•文件的外形特点有著名人物批示、题词、签字等二、社会需求标准•社会需求方向指广大利用者需要利用哪些内容和哪些类型的档案，把握住总的发展趋势。•社会需求面多方面多层次，全面地满足政治、经济、军事、科学以及党和国家各项事业发展的需要等。•社会需求时间近期利用需求与长远利用需求。三、相对价值标准被鉴定档案与其他档案相比较而存在的价值。（一）相关档案的保存状况•看档案的完整程度•看档案是否重复•看文件的可靠程度•看档案内容的可替代程度（二）保管条件和费用•现有保管条件适当考虑现有的保管条件与设备的承受能力•保管费用包括储存费用、处理费用、保护费用、参考咨询费用“投入”与“产出”问题第六节鉴定档案价值的原则•从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值•全面的观点从档案的来源内容时间文本外形等方面综合判定档案价值把握被鉴定档案和其他档案的联系全面地预测社会对档案利用的需要•历史的观点•发展的观点•效益的观点经济效益与社会效益第七节档案保管期限表：•是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性文件。它是档案室、档案馆鉴定档案价值和确定档案保管期限的依据和标准。一、档案保管期限表的作用：•能够保证鉴定工作的质量和提高鉴定工作的效率•能够有效地防止任意销毁文件•便于更好地组卷二、档案保管期限表的类型：•通用档案保管期限表•专门的档案保管期限表•同系统机关档案保管期限表•同类型机关档案保管期限表•机关档案保管期限表三、档案保管期限表的结构：•顺序号•条款•保管期限（永久、定期）•附注（注释）•说明（适用范围、制定依据、结构、计算方法等等）档案鉴定的工作程序分为三个阶段：•在机关文件归档时确定归档范围，同时剔除没有保存价值的文件，由机关文书处理部门或业务部门保存一两年后销毁。•对于归档文件确定保管期限。•到一定年限时进行档案价值复审。四、档案的销毁•档案销毁清册封面（全宗号、全宗名称、立档单位名称、编制档案销毁清册单位名称、编制时间等）登记栏（顺序号、案卷或文件题名、起止日期、号码、数量、备考等）•立档单位和全宗简要说明（历史概况、档案所属年代及其保管期限、数量及其内容、鉴定概况和销毁理由等）•销毁档案的方法。•（1）编造档案销毁清册。档案销毁清册一般以全宗为单位来编制，每一清册至少应一式两份，一份留档案馆（室），一份送有关领导审查批准，如果要报档案行政机关备案，则需一式三份；•２）编写立档单位和全宗简要说明。为便于机关领导人或主管领导机关审查、批准，了解必要的情况，档案馆（室）在送审清册的同时，还须附上一份立档单位和全宗情况的简要说明档案的销毁程序•（3）报批。将档案销毁清册和立档单位全宗简要说明一起，送交上级档案行政管理部门予以审查批准；•（4）销毁。批准后，一般可将需要销毁的档案送造纸工厂作原料。离造纸工厂远的档案馆（室）或被销毁的档案特别机密，亦可自行焚毁。为保守党和国家的机密，严禁将需要销毁的档案作其他用途，更不允许出卖。无论采用什么方法销毁，均须指派两人以上监销。此后，监销人须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，并由监销人签字，以示负责。