文书与档案管理基础(三版)四单元1

任务一办公文书档案管理任务二企业档案工作任务三任务四会计档案管理任务一办公文书档案管理1、文书档案管理程序（1）收集（2）整理（3）保管（4）统计（1）档案收集档案的收集工作，是指在档案人员的监督、指导下，按照法律、法规的规定将在工作活动过程中形成的、分散保存在各部门和个人手中具有保存价值的各种门类和载体的历史记录进行收集工作。档案收集工作是一个单位档案室工作的起点和基础，是档案室积累和丰富本单位信息资源的主要手段，因而是一项极其重要的档案业务工作。（一）1．2．3．是积累历史文化财富的重要渠道2、操作流程（1）档案收集（二）档案收集工作的要求根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》要求，结合本单位职能部门和各部门工作实际，编制文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并报经同级档案管理部门审查同意后执行。1．2．3．注意收集和掌握重大活动信息2、操作流程（2）档案整理档案整理即根据收集来的文件之间内在联系，以方便保管和利用为目的对文件进行价值鉴定、分类、组合、排列、编目、装订装盒、入库上架等一系列条理化的工作。2、操作流程（3）档案保管1、概念：档案保管工作是采用专门的技术手段和科学的管理措施，维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命的一项专业性工作。2、内容：①档案装具的管理②档案的库房管理③档案的流动管理④档案辅助设施的管理3、基本原则：①预防为主，防治结合；②加强重点，照顾一般；③立足长远，保证当前。2、操作流程（4）档案统计1、概念：档案统计就是以表册、数字的形式，反映和揭示档案与档案工作情况的一种管理方法。2、内容：包括对档案室档案及其管理现状的登记和上报各级档案行政管理部门的档案统计年报工作。2、操作流程（5）档案利用1、概念：档案利用工作，也叫“档案利用服务”，是档案部门通过一定的方式与方法提供档案，为利用者服务的一项业务工作。2、档案提供利用的方式：①开设阅览室②档案外借③函查和电话查询④出具档案证明⑤提供咨询服务⑥网上查询⑦举办陈列展览2、操作流程（一）档案收集工作1、档案收集工作：①按照档案管理相关业务规范和标准收集。收集的重点是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的档案。②各种门类和载体的、具有查考价值的原始记录全部收集归档。③收集之前，应确定机关应保存档案的质量、范围、种类、内容、数量、整理情况等，做到心中有数。同时应注意指导收集重大活动档案。④在档案种类方面，既要收集反映行政单位活动的普通档案，还要注意收集科技档案、基建档案等专门档案。⑤在文件载体方面，既应包括纸质文件，也应包括各种特殊载体的材料。要注意收集原稿原件。⑥注意零散文件的收集。⑦注意对撤销机构档案的接收。二、档案收集工作及其内容（一）档案收集工作2、归档文件材料的范围凡是本单位工作活动中形成的、反映主要职能活动和历史真实面貌的文件材料，均属于档案室的收集范围。此外，还应收集与本单位的档案有关的资料和证据。二、档案收集工作及其内容（一）档案收集工作归档文件材料的范围凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。①反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；②机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；③本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；④其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。二、档案收集工作及其内容（一）档案收集工作不归档文件材料的范围①上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；②本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；③同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；④下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。二、档案收集工作及其内容（一）档案收集工作3、单位之间分工归档的范围①上级业务主管单位发来的文件，由隶属下级归档，党委、政府办公室和非隶属单位一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。②上级业务主管单位召开的专业会议文件，由各隶属下级归档，党委、政府办公室一般不归档。③联合签发的文件，由主办单位归档，会签、联办单位归档与否视自身需要来确定。④联合召开的会议文件，由主办单位归档。联办单位归档与否视情况而定⑤联合派出调查组、检查组或联合举办的重大活动形成的文件材料，由主办单位归档，联办单位归档与否视情况而定。⑥本单位领导兼任外单位职务而形成的文件材料，由兼职单位负责归档。⑦临时机构形成的文件，由临时机构负责归档，工作结束后将档案收集移交主管部门或同级档案室。二、档案收集工作及其内容（一）档案收集工作4、归档规程①清点核对。②填写档案交接文据。③完成实体移交（接收）二、档案收集工作及其内容（一）档案收集工作4、归档规程①清点核对。档案员对移交（接收）的档案及有关材料逐件进行清点，对照有关移交文件进行核对，双方共同确认无误。二、档案收集工作及其内容（一）档案收集工作4、归档规程②填写档案交接文据。⒈单位（部门）名称栏⒉领导人栏⒊经办人栏⒋交接性质栏⒌档案所属年度栏⒍档案类别栏⒎档案的数量⒏检索及参考工具种类栏⒐移出说明栏⒑接收意见栏二、档案收集工作及其内容1992.12国家技术监督局发布《档案交接文据格式》（GB/T13968—1992）（一）档案收集工作4、归档规程②填写档案交接文据。⒈单位名称栏应：填写全称或规范化通用简称⒉领导人栏：由部门现任负责人签名。⒊经办人栏：应由对档案交接负有直接责任的人员签名。⒋交接性质栏：交接性质栏由交接双方共同填写。交接性质分为移交、寄存、征购或收购、捐赠四种。二、档案收集工作及其内容（一）档案收集工作4、归档规程②填写档案交接文据。⒋交接性质栏a.移交：机关、团体、企事业单位和其它组织与档案馆之间、档案馆与档案馆之间及本单位内部的档案交接属移交。b.寄存：集体所有和个人所有的档案交档案馆(室)保管，保管期间其所有权仍归移交者属寄存。c.征购或收购：国家依法收买属集体所有的和个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。d.捐赠：无偿向国家献出集体所有的或个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。二、档案收集工作及其内容（一）档案收集工作4、归档规程②填写档案交接文据。⒌档案所属年度栏：由档案移出单位填写。应据实填入所交各类档案形成的最早和最晚时间。⒍档案类别栏：按档案的不同门类、不同载体及档案与资料区分类别。⒎档案的数量：以卷或伯为计量单位，声像档案可用张、盘为计量单位。⒏检索及参考工具种类栏：填入按规定随档案一同移交的有关材料。一般应随档案移交案卷目录、资料目录、全宗指南和著录卡片等材料。二、档案收集工作及其内容（一）档案收集工作4、归档规程②填写档案交接文据。⒐移出说明栏：填入有关档案交接或需要说明的事项。a.档案有无损坏、虫蛀鼠咬、纸张变质、字迹模糊等情况。b.档案内容中有无涉及国家机密，在档案被利用时需限制使用或禁止使用的范围、内容。c.有无在档案交接中产生的其它文件。d.其它需要说明的事项。二、档案收集工作及其内容（一）档案收集工作4、归档规程②填写档案交接文据。⒑接收意见栏接收意见栏应由收进单位填写。a.交接过程中有无需要记录的事项。b.由移出方填写的各栏是否属实。c.依据《档案法》及档案行政管理机关的有关规定，对所接档案做出评价。以上各栏应由交、接双方分别填写。属个人所有档案的，拥有者应在移出单位栏内签名。移出和收进日期应当相同。有些栏目由移出单位填写，接收单位核实。二、档案收集工作及其内容（一）档案收集工作4、归档规程③完成实体移交（接收）档案交接文据填写完毕后，及时进行档案及有关材料褓的交接。双方再次核对无误并在档案交接文据相关栏内签字，应加盖双方单位印章后，即可进行档案实体交接。档案交接文据应一式二份分别由移交单位和接收单位保存备查。二、档案收集工作及其内容各单位综合部门或业务部门把办理完毕的具有参考利用价值的文件进行系统整理编目后，才算完成了文件处理工作。经过系统整理的归档文件移交到档案室后，文件便由发挥现行效用转入备查参考，从现行文件运转阶段转入档案管理阶段。三、文书档案整理方法（一）档案整理的方法1、业务部门的兼职人员在立卷工作中对文件进行整理归档。2、规模比较小的单位档案室对档案进行整理。三、文书档案整理方法（二）归档文件整理的方法1、改革后的文件级整理方法——以“件”为单位整理。2、传统的案卷级整理方法——以“卷”为单位整理。三、文书档案整理方法（二）归档文件整理的方法1、改革后的文件级整理方法——以“件”为单位整理。①对“件”的确定②修整③装订④分类排列⑤编制归档号⑥编制文件目录⑦装盒⑧入库排架三、文书档案整理方法（二）归档文件整理的方法1、改革后的文件级整理方法——以“件”为单位整理。①对“件”的确定一般以一份文件为一件。文件正本与定稿为一件正文与附件为一件原件与复印件为一件转发文与被转发文为一件报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录本等一本为一件成套的会议材料拆分，以单份材料为一件重要文件正本与历次修改稿各为一件计算机形成无定稿的文件，发文稿纸与正本为一件来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件三、文书档案整理方法（二）归档文件整理的方法1、改革后的文件级整理方法——以“件”为单位整理。②修整去除易生锈的金属物，对大纸进行折叠以方便存放。③装订方法：A左上角装订一只不锈钢钉B在文件左侧装订2只不锈钢钉C较厚文件采用“三孔一线”的装订方式排列方式：正本在前定稿在后；正文在前附件在后；原件在前复制件在后；转发文在前被转发文在后；无定稿的正本在前发文稿在后；文件处理单在前，正文在后三、文书档案整理方法（二）归档文件整理的方法1、改革后的文件级整理方法——以“件”为单位整理。④分类排列A区分文件保管期限（永久、30年、10年）B在分类方案的最低一级类目内，按照“年度—机构（问题）—保管期限”、“保管”进行分类排列。规模较小，归档文件数量不多的单位，也可采用“年度—保管期限”或“保管期限—年度”中的一种方法分类。C相同事由中文件按文件形成先后顺序排列，不同事由按办结时间先后顺序排列。三、文书档案整理方法（二）归档文件整理的方法1、改革后的文件级整理方法——以“件”为单位整理。⑤编制归档号文件分类、排列成序后，应在文件正上方空白处加盖红色归档章，并逐件编制归档号。⑥编制文件目录先对有图文的纸张编写页号，再将每份文件的形式特征及编号进行登记，建立档案的文件级目录。三、文书档案整理方法（二）归档文件整理的方法1、改革后的文件级整理方法——以“件”为单位整理。⑦装盒区分不同保管年度，将归档文件按照档案室室编件号的顺序，依次装入档案盒，再填写档案盒封面、盒脊和备考表。⑧入库排架整理完毕的档案，按照本单位分类方案排列上架。三、文书档案整理方法（二）归档文件整理的方法2、传统的案卷级整理方法——以“卷”为单位整理。三、文书档案整理方法1．2．3．按照案卷的排列次序，4．编制《案卷目录》5．贴标签，并填写标签及案卷封面的其他项目（二）归档文件整理的方法2、传统的案卷级整理方法——以“卷”为单位整理。三、文书档案整理方法1．案卷归类一是将不同载体的档案归类二是将所有当年归档的案卷按照不同保管期限划分为永久、定期（30年、10年）分别归类三是按照立卷分类标准，将具有相同保管期限的案卷，按照机构或问题进行下一层次的分类，把相同机构（或相近问题）的案卷集中在一起。（二）归档文件整理的方法2、传统的案卷级整理方法——以“卷”为单位整理。三、文书档案整理方法2．案卷排列将经过归类集中的案卷，按照一定的顺序排列起来。按单位机构归类的，遵循从综合部门到专门部门，从主要部