文书档案鉴定整理工作方法的实践

文书档案鉴定整理工作方法的实践紫金山天文台陈赤紫金山天文台是中科院确定的30个首批档案进馆单位之一。紫台历史悠久，全宗库藏档案6712卷。其中文书档案2399卷；科技档案1651卷；会计档案2662卷。1980年前需整理进中科院档案馆1332卷。其中文书档案1177卷；科技档案155卷。•经验收合格后向中科院档案馆移交档案（1980年前）共585卷宗，其中文书档案436卷（含紫台前身国立中央研究院天文研究所文书档案20卷），科技档案149卷。在各级领导的重视和档案人员的辛勤努力下，历时两年的档案进馆工作划上了圆满的句号。•一、充分准备，保证档案鉴定整理工作的顺利进行•1.学习文件，拟定档案鉴定整理工作方案。中科院2001年5月下达了关于印发《中科院档案馆档案进馆暂行办法》的通知等文件，通过对档案进馆工作相关文件的学习，我们初步了解和掌握了档案进馆工作的意义、进馆档案范围、档案鉴定与整理工作的要求，掌握了进馆档案的鉴定整理原则。•我主动制订档案进馆工作计划、步骤、要求，拟定了档案鉴定整理工作方案，交给四位台领导和办公室主任每人一份并争得他们同意认可后，由主管副台长蒋耀文、办公室主任戴立峰积极组织实施，多方协调，保证档案进馆工作顺利进行。•2．组织落实，成立档案进馆鉴定工作小组。紫台文书档案、科技档案分别隶属于党政综合办公室、科技处。为确保档案进馆工作的顺利进行，我台于2001年12月成立了紫金山天文台档案进馆鉴定工作小组。鲁春林副台长任科研档案鉴定工作小组组长，蒋耀文副台长任文书档案及其他类档案鉴定工作小组组长，科技处长和办公室主任分别任副组长。•3．人员落实，聘请档案鉴定整理工作人员。我台档案人员身兼多职，不可能把全部的时间投入到档案进馆工作中去。台领导非常重视档案进馆工作并给予极大的关注，同意我们从兄弟所聘请了两位做过档案工作的退休干部参加档案的初步鉴定和进馆档案的整理工作。•4．物质准备，配备档案鉴定整理工作设备。根据档案进馆工作的需要，台领导专拨经费，配备了计算机、刻录机、扫描仪等档案工作专用设备以及鉴定整理档案的办公用具。•二、认真鉴定，是做好档案进馆工作的关键•1．组织学习，严格掌握鉴定原则。档案鉴定工作人员认真学习档案进馆工作的文件以及《中科院科研单位文件材料归档范围及保管期限》表，把握尺度，保证质量。同时还组织聘请来的两位同志学习进馆工作文件，并将“档案进馆范围细则”和“鉴定整理要求”复印人手一册，以便对档案鉴定的目的、原则、依据做到有章可循。•2001年9月鉴定工作正式启动并分阶段进行，2002年6月完成了文书档案的鉴定，2003年8月完成了科技档案的鉴定整理。2003年9月3日院档案馆对我台进馆档案进行了检查验收，认为我台1980年以前的各类档案在进馆范围、案卷整理质量及检索工具编制等方面均符合进馆标准和要求，予以通过验收。•2.根据档案情况，选择鉴定方法。我台1980年前的案卷质量和进馆要求相距较大，以文书档案为例，紫台1949年建档，1949-1956年的文书档案过去曾进行过鉴定，而1957-1980年的还未进行过鉴定整理，案卷质量不符合进馆要求。另外还有清理出散放待毁的解放前天文研究所（紫台前身）的文件资料和上海徐家汇、佘山观象台、北京天文台筹备处、天津纬度站、青岛观象台等隶属于紫台时期的散乱文件资料5大麻袋。•以上档案主要有以下几个问题：•（1）案卷标题•一是无标题，二是标题简单且与卷内文件内容不相符。•（2）文件目录•卷内没有文件目录；有的有目录也是一事一题，不是一文一题。•（3）卷内文件•A.卷内文件排序混乱，有正文无签发的文稿，同一问题的文件散放在几个卷宗或几年度内；•B.卷内文件有的没有文号；有的没有标题；有的作者用3个圈代替；•C.卷内文件没有页码；•D.重复文件较多。•（4）案卷卷皮样式不同，7-8个种类且陈旧破损。•(5)案卷用铁丁装订，无装订线并且压字，8开大纸裹装，56年前都是右边装订。•(6)案卷号类项排列与80年后的排法不一。•以上这些问题的存在，是因为长时间没有专职档案工作人员，每年年终甚至几年集中找人帮忙装订文件的结果。•根据这样的情况，我们决定采取二种鉴定方法，一是目录鉴定法；二是文件鉴定法。目录鉴定法，就是对已经过鉴定的档案，案卷质量基本符合要求的，复制目录结合卷内文件进行鉴定。文件鉴定法，就是对案卷质量不行的全部拆卷，逐年、逐卷、逐件审查，直接鉴定，重新整理。•具体做法总结为三十个字。•三十个字：一粗览二细看三理清四判断五拟写六复审七组卷八录入九装订十标引一揽底工程。•一粗览：览全宗、全年、全卷情况，对所有档案进行粗览。了解家底，根据情况决定具体鉴定方法；•二细看：联系内容看目录，看目录与内容是否相符；看文件产生时间是否与所在案卷年度相符；看文件内容是否与所在的类别相符；•三理清：理清前后文件之间的联系，理清跨年度案卷内文件之间的联系，分析文件发生的历史背景。•四判断：根据鉴定原则，依据进馆档案范围和归档文件保管期限表又不拘泥于进馆档案范围和归档文件保管期限表，以全面的、历史的、发展的、效益的观点考查分析确定文件价值，根据各个历史时期所形成的文件及不同的归档要求存在的不同的问题，决定取舍，确定保管期限。•要站在全院及其他兄弟所而不仅仅是本所的角度来确定进馆档案范围和保管期限。如：发生在“三反”、“五反”、“反右斗争”、文化大革命时期的交心材料，揭发材料、大字报汇集、平反材料等发生在特殊历史时期的文件材料都应定性为永久件归院档案馆。再如：1951年中科院院长会议与南京办事处、华东办事处、上海办事处处务会议纪录，现在的南京分院、上海分院这段时期没有档案，所以这份文件就应该定性为永久件交院档案馆。•五拟写：拟写反映案卷封面和每份文件目录各项内容的文件标签、案卷标签以及鉴定意见。将前两者用回形针分别夹在每份案卷或每份文件上。•文件标签的内容如下：•是否进馆：是年度：1979年•类项：人事教育顺序号：01•文号：科人教字（79）第3号•责任者：中科院•题名：关于人事任免的通知•主题词：人事任免通知•保管期限：永久页号：01•日期：1979年02月01日•没有题名的文件就在文件标签上自拟标题，加“[]”表示。•对经过鉴定后的文件材料按年度-问题-保管期限，我台分为综合管理、党群团体、科研管理、人事教育、外事、财务与资产管理六大类，排序分卷，再拟写案卷标签。•案卷标签的内容如下：•案卷号：004科研所档号：1979－04－004•年度：1979年类项：人事教育•案卷题名：中科院、紫金山天文台关于XXXX、XXX的请示、批复、通知等•保管期限：永久本卷文件总页数：100•卷内文件起止1979年X月X日至1979年X月X日•将案卷标签分别用回形针夹在每卷案卷上。•拟写文件、案卷标签这种做法，不会造成拆卷后的文件混乱，有利于排序分类组卷，有利于复审及案卷目录、文件目录的录入。•在拟写案卷标签和文件标签的基础上认真拟写鉴定意见并填写在文书档案鉴定表中。•六复审：采取交叉复审方式，依据鉴定标准，查看案卷标签、文件标签与卷内文件内容是否相符，定性是否准确，分类是否合理，审查鉴定意见，分析确定文件价值并填写复审意见，最后由鉴定组长终审。•七组卷：对经过复审鉴定后的文件材料按案卷标签类别、文件标签序号确认后分别排序、分卷，整理确定后组卷。•八录入：按照文件标签、案卷标签拟写的正确内容录入，并打印。•九装订：按照档案管理的要求进行拆钉和线装。•十标引，标引要规范。•三、规范整理，是做好进馆档案质量的重要保证•规范整理进馆档案，是今后档案管理工作的重要基础。如果在归档过程中没有按照归档的标准和要求进行整理，会给今后的档案利用带来不便。•我台档案进馆鉴定整理工作大体分为六个阶段•1．第一阶段是整理解放以前的档案。从散乱待毁的文件资料中整理出解放前1938年-1948年国立中央研究院天文研究所的文件522件，组卷20卷。这一时期的文件没有标题，逐件拟标题、标文号、落实责任者、裱糊和扫描修复等。•2．第二阶段是整理1949年-1956年业已初步鉴定过的档案复制目录结合卷内文件进行复审鉴定、拆卷、合并、拟题、裱糊、扫描修复。装订时将案卷变右边装订为左边装订。•3．第三阶段是整理1957年-1980的档案。根据其自身的具体情况，全部拆卷，并对文件进行直接的审查鉴定分类和组卷整理，依据院有关规定，认真填写文书档案的初审复审鉴定意见。•4．第四阶段是组卷、装订、标引阶段。对经过鉴定后的文件材料按年度-问题-保管期限分类组卷、抄写文件目录、装订、拟写案卷标题、著录标引等。共组卷530卷。其中436卷进院档案馆保存。•5．第五阶段是计算机录入打印阶段，共录入6577条。打印案卷、全引目录近6000多张。•6．第六阶段是对重要的文件资料进行扫描备份留存。通过这次档案进馆工作，对库藏档案、文件资料做了一次彻底的清理，全面系统了解本单位的档案内容。在鉴定整理过程中，发现了一些以前未发现的珍贵资料。其中有紫台前身国立中央研究院天文研究所的文件，上海徐家汇、佘山观象台、北京天文台筹备处、天津纬度站、青岛观象台等隶属于紫台时期的文件。•从散在的文件资料中整理出解放前1938年至1948年国立中央研究院天文研究所的文件522件，组卷20卷。其中有国立中央研究院院长蔡元培和著名科学家吴学周、余青松、张钰哲、周培源、陈遵妫、戴文赛等的亲笔文书和信件。我们对80年前所有的珍贵文件资料都进行扫描刻录留存。•在档案鉴定整理工作中易出现的几个问题，应引起我们的注意。•1．文件题名的拟写。我台解放以前的文件没有题名，全部要档案人员拟写。我们知道一般文件标题是由责任者—内容摘要—文种三部分组成。困难的是以领导个人名义写的报告、信件、文件没有责任者，用三个圈表示。这就需要我们考证历史，了解当时的所长是谁，比对笔迹，确定责任者。文件内容要高度概括，文种标引要准确，并加“[]”括号。•2．案卷标题的拟写。案卷标题也是由责任者—问题—文种三部分组成。案卷标题字数不宜过长，要不然，一是拖沓不能简明扼要概括卷内文件内容，二是录入计算机目录表格拉长变形。这就要求我们熟悉卷内文件内容，用精炼的语言对卷内文件内容进行高度概括。多个责任者不必一一列出，标出一两个主要责任者后用“等”字省略。•3．案卷排号。研究所案卷号一般有“大流水”和“年度流水”两种排法。为了方便插卷，我台采用了“年度流水”。进馆档案验收时，屠馆长在我台档案的长期卷中又挑出8卷进馆。我将其插入了相应年度进馆案卷的最后，这样就避免了后面年度档案编号的改动。•4．页号的标注。档案馆的同志来我台检查验收进馆档案时，发现有部分案卷文件反面有文字但未编页号，这样会给今后的档案利用和档案信息数字化处理带来麻烦。我们尊重档案馆同志的意见及时补上。•四、档案人员的敬业和投入，是做好档案进馆工作的决定力量•我台进馆档案工作得以圆满完成，档案人员发挥了积极的决定性的作用。主要是从以下方面去主动开展工作：•1．大力宣传，积极争取。我们知道没有领导的支持，档案进馆工作的任务是没法完成的。要得到领导支持，档案人员就必须去宣传，去争取。•（1）宣传档案进馆工作的目的意义。中科院下达了关于档案进馆工作的文件并确定紫台是首批档案进馆单位后，我立即向台领导传送文件，宣传档案进馆工作的目的意义。•（2）制订适合本单位的档案进馆工作方案并争取领导支持。我主动制订档案进馆工作计划、步骤、要求，送交四位台领导每人一份，征求主管领导对对档案进馆工作的意见并取得领导认同，在组织实施、关系协调和人力物力得到领导的大力支持，保证档案进馆工作的顺利开展。•（3）扩大影响，积极宣传我台档案进馆工作。我台档案进馆工作开展以来，我积极向院政务信息网站和《紫台通讯》投稿，向台内外宣传我台开展档案进馆工作的情况以及所取得的成绩。我所撰写的“学习试点单位经验，做好档案进馆鉴定工作”、“紫金山天文台做好档案进馆鉴定工作”、“紫金山天文台进馆档案通过验收”等几篇信息稿都登载在《紫台通讯》上，并向院报送后被院采用。•2.兢兢业业，无私奉献的敬业精神。我台