档案分类的含义和档案种类划分

2013年7月档案的分类内容提要一、档案分类的含义和类型二、全宗与全宗群三、全宗内档案的分类和档案分类方案的编制档案分类的含义和类型一、档案分类的含义档案分类就是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并组成一定的体系。1、广义的分类，有三种类型档案概念分类（档案种类划分）档案分类档案实体分类档案信息分类(档案检索分类)二、档案分类的类型指全宗内档案的分类，即档案整理的分类，它仅是档案实体分类中一个方面的内容。2、狭义上的档案分类：档案实体分类以档案实体（档案原件）为对象，按照其形成特点和历史联系，逐级分为多种类别。包括三级分类层次：①国家档案全宗的分类（宏观）②档案馆馆藏档案的分类（中观）③全宗内档案的分类（微观）国家档案全宗的概念：归国家所有，由国家统一管理的一切档案的总和。此种分类是各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据。①国家档案全宗的分类②档案馆馆藏档案的分类指对一个档案馆全部馆藏档案的分类，一般以全宗作为基本单位。根据每个馆馆藏全宗情况不同，可按全宗所属的历史时期、机关性质、部门系统或其他联系进行分类。中国各地方综合性档案馆，首先按历史时期划分为中华人民共和国建国前的档案和建国后的档案；建国前的档案又按档案的性质划分为旧政权档案和革命历史档案；建国后的档案又可以按部门系统划分党务系统全宗群、工交系统全宗群、农林水系统全宗群、金融系统全宗群等。此种分类对分库管理和排架的合理化起着指导和组织作用。③全宗内档案的分类第三章专门讲。档案信息分类（档案信息检索分类）是对档案实体所记录的信息内容进行分类。通俗一点讲，就是按照《中国档案分类法》，通过编制卡片目录和组织情报的机械化、自动化检索，建立统一的档案情报检索系统。档案信息分类一般不适用于档案实体管理的分类(某些特殊专业档案例外)。档案馆的信息检索分类系统与档案实体分类排列上架序列通常是不一致的。档案信息分类与档案实体分类的区别：1、分类范围不同。档案实体分类一般来说面对的是同一单位形成的实实在在的档案；档案信息分类面对的是档案中所记载的信息，它打破了档案形成单位的界限，按照同一内容、同一主题、同一职能来进行分类。2、所属工作范畴不同。档案实体分类属于档案管理范畴。档案信息分类属于检索与服务范畴，它主要是为了充分揭示档案内容，统一组织档案的分类目录，为利用者提供最佳检索条件。三、档案种类的划分①按照档案形成者的性质，即档案的来源标准可分为国家机关档案党派团体档案企业单位档案事业单位档案名人档案……每类社会组织档案中，又分为具体社会组织档案。注：每个独立的社会组织档案是划分全宗的依据，每类社会组织档案是划分全宗群的依据。有两种划分方法A.先分为普通档案（又名“党政档案”、“文书档案”）和专门档案两大类，然后再具体划分。②根据档案的内容性质标准党务档案普通档案政务档案……公安档案档案诉讼档案会计档案科技档案专门档案人事档案社会保险档案……B.直接分为文书档案、公安档案、诉讼档案、会计档案、科技档案、人事档案、审计档案、社会保险档案等多种门类。“门类”的概念字面解释，“门类”就是事物的不同类别，门派。目前的档案门类数以百计，到底有多少个，因为不断地在发展、增加，暂无定论。按门类进行全宗内档案的分类是当前机关团体单位普遍采用的方法。一定要掌握门类的概念。普通档案（文书档案）是机关、团体、企事业单位在党务、行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。怎么确定普通档案之外的其他“档案门类”1、是专门领域（专业性活动中）形成的；2、有比较稳定的文件名称、格式；3、有独立的整理与管理方法。★某一种档案，如果它是在某一专门领域（专业性活动中）形成的，有比较稳定的文件名称、格式，有自己独立的整理与管理方法，就构成一个档案门类。★特殊载体档案（如照片档案）不能算一个档案门类文书档案与其他门类档案的区别1、从形成的领域看：文书档案通常是在各个单位或组织的党团组织管理、行政管理、工会管理等社会活动中形成的，涉及广泛的社会活动领域。其他门类档案则主要是各种单位或组织在从事某些专业性活动中形成的，涉及的社会活动领域比较有限。2、从内容性质上看：文书档案的内容性质偏重于政治性、行政管理性，通常与各项工作的决策、计划、协调组织、监督检查等活动有关。其他门类档案的内容性质一般偏重于专业性和现实性，是进行某种现实的专业性管理活动、服务活动、研究活动等不可或缺的重要工具。各单位在分类时，要确认某些档案是否属于专门档案，第一，要有依据，不能说你认为是专门档案它就是专门档案。第二，要看档案的数量，比如，行政执法形成的案件文件材料，案件多、文件数量多时，可以作专门档案，象烟草局；案件少、文件数量少时，就没有必要作专门档案，象我们档案局。“文书档案”与企业“管理类档案”的区别“文书档案”是一个档案门类，它是采用门类分类法的产物。“管理类档案”是采用职能分类法的产物。职能分类法打破了门类的界限，将同一职能中产生的不同门类、不同载体档案全部集中作为一个类别。也就是说，管理类档案中有文书档案，也有其他门类的档案。（但有的企业在实际应用中只将文书档案归入管理类档案）③根据档案的载体形式标准可分为：石刻档案、泥板档案、甲骨档案、金文档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、纸草档案、羊皮档案、蜡板档案、树叶档案、树皮档案、胶片档案、磁带档案等。（载体形式不同，档案的整理、保管与利用的方式均有所不同）④按照记录信息方式标准分为文字档案图形档案照片档案录音档案声像档案录像档案电子档案影片档案⑤按照档案的时间标准一般可分为古代档案、近代档案和现代档案。古代档案和近代档案常被统称为历史档案。我国通常分为中华人民共和国时期档案和中华人民共和国建国前档案两大类；建国前档案又分为历代王朝档案、中华民国时期档案、新民主主义革命时期档案。档案是不同时代的产物，这种划分对认识档案的时代特点有意义。⑥根据档案所有权形式标准《档案法》划分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。实际工作中，可以划分为公共档案和私有档案。公共档案（国家全部档案）属于国家所有的，具有社会意义的档案，称为公共档案。公共档案是社会的核心信息资源，一般都在政府的掌握和控制之下。在我国，公共档案又被称为国家全部档案，是指归国家所有，由国家统一管理的全部档案的总和。在全国范围内确立国家全部档案，是由我国的社会制度所决定的。档案是国家的宝贵财富，也是国家主权的象征，全民所有制性质的一切机关、部队、团体、企业事业单位形成和收藏的档案当然归国家所有。私有档案属于私有组织和个人的档案，则被视为私有档案。私有档案有两种类型：1、集体所有制单位产生和形成的档案；2、个人、家庭、家族产生和形成的档案。相对于公共档案具有的社会共享功能，私有档案的使用范围受其所有者控制。虽然私有档案的所有者对所属档案的一切事务具有最终裁决权，但私有档案也是社会记忆的一个组成部分，在必要的情况下应将其中具有重要意义的档案依法转变为公共档案，以供社会共享。集体或个人所有的档案在必要、自愿和合法的基础上可以通过向国家档案机构捐赠、出售等途径，将所有权转让给国家，而成为公共档案。对不同所有权的档案，要按照档案法规的规定，分别采取不同的收集和监管办法。属于国家所有的档案，要按规定向国家档案馆移交。属于集体或个人所有的档案，其所有权的转让，一般要在自愿、合法基础上进行,档案所有者可向国家档案馆捐赠、出售或寄存，但不能强迫。（村级档案向乡档案机构移交是值得商榷的；民企建档和家庭建档只能扶持与引导，不能强制。）⑦在中国，常见的档案种类划分还有把档案划分为文书档案、科学技术档案和专门档案3大类别，然后再下分；把档案划分为社会管理档案和科学技术档案两大类别，然后再下分。