档案利用数据统计与实际效益

档案利用数据统计与实际效益收集和管理档案的目的，除了不使其散失和安全保存外，主要是为了开发与利用，在档案信息资源开发利用工作中，存在着传统式的被动服务形式和不重视档案利用信息反馈的两大问题，已严重影响着档案信息资源的开发与利用和档案事业的健康发展。一、当前，在档案信息资源开发和信息反馈工作中存在的主要问题1局限于档案利用数据统计，不求档案的实际效益。各地各级档案行政管理部门，每到年终在要求基层档案馆编制年报，了解档案利用情况时，只需统计几个利用数据，而不了解通过档案信息资源的开发与利用，而所获得的社会效益和经济效益。2在档案馆查阅利用时，只要求填写其利用目的，不求深层次了解，失去档案利用信息反馈的机会。在通常情况下，利用单位和利用人来档案馆查阅档案时，均需填写一份登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码外，就是还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时都较简单，由于不作深层次了解，利用结束亦就了结，而推动了档案利用信息反馈的机会。档案信息资源的开发与利用，可分两个阶段。第一阶段，利用者到档案馆查（借）阅档案或档案馆主动为利用者提供档案，这时只反映档案利用情况；第二阶段，档案通过利用者在工作、学习、生产等社会实践中的利用，不同程度会产生一定的社会效益和经济效益，也就是体现了利用档案的作用和价值。3有了利用实例，不求汇集编发重返社会。有些馆员也注重档案利用信息反馈工作，收集有价值的档案利用实例，但只是作为档案目标管理认证和达标的材料，因此收集后就将实例束之高阁，不汇编发表，重返社会，影响档案信息资源的开发与利用。二、档案馆应在了解和掌握档案利用实际效益上下功夫综观各地各级档案馆都能够把每年档案资料查阅利用情况反映出来，即某某年查阅有多少人次、多少卷（册）档案，但该年数百人次，数百卷（册）档案，有什么社会效益和经济效益呢？却一无所知或知之不多。为此，档案馆查阅利用情况需要了解和统计，但更重要的要从了解和掌握档案利用实际效益上下功夫，即了解其查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益。要想取得成果，除了要求利用者主动反馈信息外，档案馆亦可进行跟踪调查。调查收集档案利用实际效益，主要有以下三大作用：1有利于了解档案的价值和作用。《档案法》第二条称：“本法所称的档案是……对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。但了解档案是否具有保存价值，最重要的一点要提供利用。如果档案不再利用，最有价值的档案也就失去保存的意义。而只有通过档案的利用和开发，才能了解档案的价值。过去不少单位和领导，为什么对档案工作不够重视和支持，主要一个原因是档案部门长期处在少单位和领导，为什么对档案工作不够重视和支持，主要一个原因是档案部门长期处在“封闭”状态，单位和领导也认为档案不能给本单位出效益、出成果。其实无数融合证明，这完全是一种偏见和误解。在保存价值的档案，一般都具有利用价值，但其价值的大少，必须通过利用，一旦利用一定会产生一定的社会效益和经济效益。2有利于档案的鉴定工作。从所周知，档案的保管期限定为永久、长期、短期三种，档案到了规定的保管期限，就要组织鉴定，确定其销毁还是延长保管期限。而档案的价值是复写时必须考虑的一个重要因素。档案利用频率高、周期长、即使已到规定的保管期限，也应继续延长其保管期限；反之，档案利用率较低，保存价值不大，即使未到规定的保管期限，亦应降低其保管期限。通过调查收集档案利用的实际效益，大大有利档案的鉴定工作。3有利于了解和掌握档案利用信息，进一步拓宽档案利用工作的渠道，最大限度地发挥档案的价值和作用。通过实际效益的调查和收集，可以进一步了解社会和市场对档案利用的需求和利用者的心理，从而改进我们的服务形式，拓宽利用渠道，使更多的利用者了解档案，熟悉档案，利用档案，为社会主义现代化建设服务。如果我们不重视调查和收集档案利用的实际效益，档案利用渠道就无法拓宽，亦影响档案价值作用的充分发挥。三、开发利用档案信息资源，获得档案实际效益的基本做法1认真做好查（借）阅登记工作。查（借）阅登记是各馆在档案（借）阅时必须做一项工作。在登记时，一要充分认真负责，按项目一一清楚，必须填写的基础上不要漏填；二要把查（借）阅档案的利用目的，填写清楚，不可填写得太简单，如“工作参考”等，而应填明作那一项工作参考，填明具体内容和将起到的作用和效益，这样便于提供实际效益的线索和确定不否必要进行跟踪调查等。2建立用户联系制度。档案在查（借）阅时，一般不会产生效益，而要通过实践，才能反映出档案的实际价值，产生一定的社会效益和经济效益。因此，为了及时取利用信息，可以建立用户联系制度，即把用户的姓名、单位地址，联系电话和邮编等一一登记在册，以便与用户联系。综上所述，档案利用数据统计是必要的，也说明了档案利用工作的一个侧面，更重要的要了解、收集档案的实际效益，以利进一步加强档案信息资源的开发利用工作，为社会各界和经济建设服务。