会议室使用规定的通知

**有限公司文件编号0301-01-00-115版本第一版页次1/3文件名称会议管理规范文件类型三级文件1.目的规范公司会议管理，提高会议质量，使会议务实，沟通迅速，确保会议内容及议定事项落实到位，特制定本规范。2.范围本规范适用于**规定的定期会议及各种专项会议。3.责任3.1会议发起部门：确定会议目的、会议议程、参会人员、会议资料整理、会议物品准备、会议时间及地点；会议纪律的监督执行；会议决议或对策的实施效果跟踪和验证。3.2通知人：拟定会议通知（内含会议议程），发送至各参会部门或人员；会议因故取消或延迟，至少提前半小时通知相关人员。3.3记录人：组织参会人员签到；现场记录会议内容（文字记录）；会议纪要的整理、报批，并发送至指定人员；会前通报参会出勤情况。3.4参会人员：事前准备相关会议资料；遵守会议纪律；会后传达会议精神并进行工作安排、付诸行动。3.5会议室管理员：于会议开始前半小时确认激光笔、电脑、投影、记号笔、便签纸、桌牌、杯垫、饮用水等是否充足或完好；Zoom会议需确认音频及视频是否正常。4.会议准备4.1议题准备：专项会议召开前需拟定会议议题，会议资料需提前发给参会者并通知参会人员做好充分准备，需要通过会议向领导汇报和请示的问题，要有明确具体的方案或意见，避免会议时间过长。发布日期修订日期实施日期2018-04-082018-05-182018-04-08批准审核制定*-*股份有限公司文件编号0310-03-00-205版本第一版页次1/2文件名称会议室使用规定的通知文件类型三级文件3.8部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若30min未到并未告知人资行政部会议室负责人，则会议室使用权由人资行政部另作安排。3.9如需使用会议室设备，应提前说明，以备提前准备，确保会议顺利进行。3.10各部门在会议期间要宣导参会人员爱护公共设施，自觉维护会议室的环境卫生。3.11会后使用部门及时整理，关闭投影仪、空调，椅子及时归位，确保各种电器断电、门窗关闭，室内干净整洁。如发现设备故障和公物损坏应及时告知人资行政部，以便及时修理。3.12未经允许，任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品，需得到人资行部处负责人许可。借用完毕后，需及时归还。4会议室标配4.1各会议室因大小不同，故提供的标配物品不同，人资行政部会根据各申请部门的实际情况安排会议室使用。4.2会议室标配会议室名称容纳人数设施1号大会议室2号小会议室（北）12人固定投影、翻页笔、笔记本电脑、宝利通、会议音响、可移动式投影、计算器、翻页笔3号小会议室（南）12人计算器本规定即日起执行。附件：（依人资行政部实际使用表格为准）会议室使用申请单序号1时间部门人员缘由参与人员所需物品备注2345678910111213141516注意事项：1、时间包含开始时间与结束时间；缘由处需写清楚使用会议室的原因；所需物品包含：电脑、会议电话；2、各部门使用完毕后，请自行将桌面上物品放置原位，保持桌面整洁，电脑及会议电话交还人资行政部；3、如未借用擅自使用会议室，借用会议室人员有权要求其更换会议室，保证已借用人员的正常会议需求；