档案收集与保密

档案收集与保密第一章档案的收集•收集工作是档案管理工作的起始环节，是一项重要的基础性工作，与其他各个环节的工作相比，它处于一种特殊地位。特别是在简化档案整理工作、强化档案利用工作、突出馆（室）藏特色的今天，档案的收集工作已变得越来越重要。•档案的收集是接收和征集档案及文献的活动，具体而言，是指按法律和法规的规定，依照接收范围，把分散在各个机关和个人手上和散存在其它部门的档案，有组织、有计划地分别集中到机关综合档案室的活动。•按照档案集中统一管理的原则，各部门、单位应将反映本单位主要职能活动，具有历史参考凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的档案资料收集齐全，并注重行业特色和部门特色，形成内容丰富、门类齐全、载体多样、特色显著的室藏体系。一、抓好文件材料收集归档•文件材料收集归档是文书处理的终点，也是档案工作的起点。在正常情况下，机关档案室的档案收集工作，是通过一定的归档制度来完成的。归档是各机关的文书部门或业务部门及文件工作者，将职务活动中形成的已经办理完毕的文件材料移交给综合档案室保管。•在我国，归档已成为党和国家明文规定的一项制度，称“归档制度”。•各单位要建立健全文件材料归档制度，并把文件材料的形成、收集、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各部门、各类工作人员的岗位职责，确保每一项活动都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。•归档制度包括归档范围、归档时间、归档要求（一）、文书档案归档范围•归档范围是指办理完毕的文件材料应当及不应当归档的范围•1、文件材料的归档范围：凡是本机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均应归档。具体讲，下列是任何单位都应执行的文件材料归档范围：•（1）反映本单位基本职能活动和历史面貌的文件材料•一是单位党组（或党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录；二是本单位召开工作会议、专题会议形成的文件材料；三是本单位与外单位联合召开会议形成的文件材料；四是本单位承办国际性会议、大型展览会、博览会形成的文件材料；五是上级机关、上级领导检查、视察本单位工作时形成的文件材料；六是本单位职能业务文件材料；七是本单位机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料；八是本单位接待、事务管理形成的文件材料。•（2）对维护权益具有凭证价值的文件材料•一是房产、土地所有权和使用权的文件材料；二是与有关单位和个人签订的合同、协议；三是单位财务预算；四是单位物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料；五是国有资产管理文件材料；六是职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续。•（3）需归档的上级、同级、下级单位的文件材料•一是上级机关制发的属于本单位主管业务的文件材料；二是上级或同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；三是上级机关制发的关于本单位领导人任免、人员编制、表彰等文件材料；四是下级机关报送的重要文件材料（如重大问题的专题报告、年度以上计划、总结、统计材料等）。•（4）其它有参考价值的文件材料•如各种交接手续、刊物、出版物，与外单位重要的往来文书，下级报送的预算及法规性备案文件。•各单位应根据自已的工作职能特点，相应的制定本单位的归档范围。••2、文件材料不归档范围是：•（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；•（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；•（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；•（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。需要把握的是，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿虽不归档，但是重要的法律、法规的历次修改稿，重要领导人的修改意见和批示、指示的稿本应当归档。机关文件的最后定稿，即使没有机关领导人的签批，原则上应与正本文件、文件处理单一并归档。•3、应注意的几个问题：•一是常多归的文件材料：•党政机关的非法规性的一般文件，上级、同级、不相隶属的机关不需办理的文件、抄件，本单位一般文件的草稿，内部抄送的文件材料，这些不属于归档范围，不应归档。•二是常漏掉的文件材料：•文书及部分专门、非纸载体归档文件常漏掉如下文件材料：•（1）、重要会议、重大活动材料：包括会议记录，领导人或专业人员开会带回来的会议文件，单位领导人在有关会议上讲话稿，及体现会议（活动）的照片、录音、录像材料。•（2）、本单位的简报和内部规章制度办法；•（3）、本单位与外单位或个人签订的合同、协议、责任书等；•（4）、机关内部工作计划、总结；•（5）、本单位各种基本统计数字报表；•（6）、报社、电台、电视台刊登、播发的本单位的稿件、照片、录音带、录像带等；•（7）、不经过收发文登记的领导人“亲启”文件（属于公务活动者）；•（8）、本单位的组织沿革、大事记；•（9）、本单位干部调转介绍信存根；•(10)、本单位财产、物资、档案的交接凭据。（二）科技档案归档范围••l、产品档案：包括产品开发设计、工艺工装、加工制造、生产定型等工作阶段形成的文件材料。•2、科研档案：包括课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段形成的文件材料以及与各阶段有关的专业会议文件和标本、样本目录等。•3、基建档案：包括基建项目的依据性材料、基础性材料以及工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收过程中所形成的文件及图纸等材料。•4、设备档案：包括依据性材料、设备开箱验收、安装调试、运行维修以及随机图样等材料•（三）会计档案归档范围•下列会计资料应当进行归档：•1、凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证；•2、账簿类：包括总账、明细账、固定资产台账（卡片）及其他会计账簿；•3、会计报告类：包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，以及其他财务报告；•4、其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单，其他应当保存的会计核算专业材料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。（四）实物档案归档范围（四）实物档案归档范围1、荣誉类：单位和人员获得的锦旗、牌匾、奖状、奖杯、证书等；2、徽章类：帽徽、肩章、胸章、臂章、印章、纪念章、牌照等；3、票证类：票证颁发机关颁发的各类票证；（四）实物档案归档范围4、公务活动礼品类：公务活动中接收的有纪念意义的工艺品、字画以及其他具有特色的物品等；5、物证类：反映和佐证本单位、本行业重大活动、重大事件、重大案件的有纪念和凭证作用的物品，领导、专家和英模人物使用过的物品以及本单位开发研制的易于保存的名优产品的样品等；（四）实物档案归档范围•6、书画文稿类：著名书画家和领导人书法、绘画作品，著作、题词及其他手迹等；•7、其他与本单位社会职能有关或具有参考和凭证作用的实物。•（五）照片、录音、录像档案归档范围•1、记录本单位主要职能活动和重要成果的照片和录音、录像；•2、记录上级领导和著名人物视察本单位的照片和录音、录像；•3、本单位组织或本单位领导参加的重要外事活动和重大公务活动的照片和录音、录像；•4、记录本单位重要会议、重大活动、重大事件等情况的照片和录音、录像；•5、其他具有保存价值的照片和录音、录像。（六）电子档案归档范围•1、文书档案中永久、30年保管的数字化全文；•2、科技档案中形成的电子文件；•3、会计电算化材料；•4、永久期限照片档案的电子版及数码相机拍摄的数字照片；•5、其他音频、视频形式的电子文件。二、明确归档时间•归档时间是指文件承办部门或业务部门将规范整理好的文件向档案室移交的时间，应结合整理方式考虑，一般来说，归档时间主要有以下三种形式：•1、集中收集：次年上半年归档，一般集中整理的定在1-2月归档，处理部门整理的5-6月归档•2、定期收集：每月或者每季度•3、随办随归：较少采用，信息化程度要求较高三、明确归档要求与手续1、纸质文件与同版本电子文件同步归档2、归档文件必须系统科学，反映一个单位工作各个方面的文件都要归档，既有反映党务的，也有反映行政管理的；既有主要职能活动的，也有辅助管理职能的；既有文字的，又有表格的，只有这样，才能完整反映一个单位的主要职能活动或历史发展真实面貌。3、归档文件必须齐全完整：（1）每份文件必须齐全完整，即文件的定稿与正本、主件及附件、转发件与被转发件、办文单、关于同一问题的请示和批复等。（2）有关一项工作、一次会议的全部文件必须完整无缺明确归档要求与手续•（3）反映本单位主要职能工作或基本历史面貌的档案必须齐全完整•4、文件归档必须及时迅速：归档工作是一项时间性很强的工作，要及时迅速地完成，切不可拖拉。否则，将会造成文件的积压与遗失，影响档案齐全与完整•5、制成材料要耐久规范，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水•6、电子文件应与相应的纸质文件一并归档•7、文件归档要有交接手续：文件归档时应列出归档清册（单），作为归档文件的移交证据。归档清册（单）上应填写归档文件的题名、份数、归档部门、移交人、接收人、时间等内容。文件归档清册（单）应归入全宗卷保管第二章档案信息保密•档案保密工作是档案管理中一个•古老而长久的话题，在网络环境下，•这个话题显得更加重要。互联网的存•在，给利用者提供了更广阔的空间，•但同时也给档案的保密工作带来一定•的难度。••档案保密工作是档案管理过程中的一个重•要环节，尤其是绝密档案，由于其身份的特殊•性，往往是档案馆（室）保管的重点，这些档•案或者是和国家机密有关，或者是目前还不宜•开放，需要继续延长保管期限。有些档案信息•涉及企业的商业机密，如不慎泄漏出去，必将•给企业造成巨大的经济损失。•在我们的日常工作中，一定要有档案保密意识，真正懂得保密这根弦万万松不得，保密这根高压线万万碰不得，松了、碰了就要付出惨痛的代价，从而进一步增强做好保密工作的自觉性。一、保密形势十分严峻•1.互联网已成为最大的窃密方式•90%的企业在去年遭受过黑客攻击•30%的下载资料中含有病毒•1/3的公司网络上有间谍软件•45%的IT经理曾报告公司网络感染了病毒•从近年查处的失泄密案件看，90%以上的•失泄密问题都与网络直接相关，网络已经成为当前失泄密的主要渠道，网络窃密已成为对我国威胁最大的窃密方式，防范网络失泄密已成为保密工作的主战场，网络保密防范薄弱的问题已到了非解决不可的地步。一、保密形势十分严峻•互联网的发明者是美国国防部，当时美国人把计算机互连互通的初衷是想建立一个战时打不烂的通信网，随着互联网在世界各地的互连互通，和平时期却成了一张无孔不入的窃密网。早在10年前，信息技术已经相当普及的美国，就遭到了来自世界各地的网络攻击。•1998年2月3日美国国防部军事网络被来历不明的浏览者入侵，窃密者竟然是地中海国家的一名高中生！•1999年4月，一个黑客团伙宣称：从网上窃取了美国全球卫星定位系统的尖端技术，并威胁要卖给恐怖组织。•2001白宫的网络邮件系统也被以色列情报机关攻破，导致美国总统所发出的电子邮件，都自动发往了该情报机关“备份”。一、保密形势十分严峻•2002年美国中央情报局第17任局长任职不到500天，就因为不懂保密胆子大，在家用电脑上存储中央情报局的涉密文件而被撤职法办！•频繁发生的网络窃密和泄密事件，迫使美国总统下令所有涉密信息系统和信息设备都必须从美国人自己发明的互联网上撤下来，严格实行物理隔离。自那以后，防范网络窃密和泄密就成了倍受各国关注的世界性难题。•10年后随着信息技术在我国的普及，曾在美国发生过的网络泄密事件，又在中国一幕幕重演，并成为对我国威胁最大的窃密方式。•近年来，境外敌对势力和情报机构凭借其信息技术优势，利用“特种木马”、“僵尸网络”、“后门程序”等手段，对我机关单位