档案整理方法

设备档案整理方法讲义荔湾区档案局监督指导科：邹红一、归档范围及保管期限1、机关、事业单位：办公设备、电梯、车辆等采购申请与批复、协议书、合同来往函电（或招标、中标方面的材料）；开箱的随机文件材料（包括说明书、图册、合格证、装箱单、安装规程、发票复印件等）。一、归档范围及保管期限2、企业：①自制设备的归档材料（包括设备的设计、研制、试验和制造过程中形成的文件材料，以及该项设备在安装、使用、维护检修、改造过程中形成的文件材料）。②购置设备的归档材料（包括购置申请报告、批复、订购协议、合同等购置文件、开箱随机文件、线路安装、保养、维修及使用后形成的文件材料）。一、归档范围及保管期限3、保管期限：以办公设备和交通设备为主的单位（如机关、团体、街道、管理性的企业和事业单位等），这些设备档案的保管期限一般以“短期”为主；机关保管期限序号类目名称保管期限1申请报告、计划、请示与复。短期2上级或主管领导批复和准购批示。短期3进口设备过程中有关的技术商务文件。长期4开箱记录及装箱单。短期5安装、调试记录和双方签字移交文件保单。短期6验收、报告及材料。短期7索赔来往函件及结果文件。长期8设备说明书及全套随机文件材料。短期9使用、检修、故障事故记录（设备履书）短期10重大事故的调查分析及处理意见。短期11技术改造和开发过程形成的技术文件材料。长期国有企业保管期限序号类目名称保管期限1自制设备、仪器的申请报告、计划、批复和任务书；设计方案、设计说明书、设计图、设计中的计算数据等。长期2引进设备的申请报告及批复、合同、协议等谈判资料、来往信函、图纸或招标材料等：①重要的长期②一般的短期国有企业保管期限序号类目名称保管期限3引进设备的随机资料清单、装箱单、出厂合格证、验收单；地基安装图、原理图、附件图；磁盘和光盘（另存）；使用维护说明书等。长期4安装调试运行记录和检测报告长期5设备操作规程和履历表长期6大、中修记录，故障分析处理文件长期7报废申请、鉴定材料、批复（或处理结果）短期二、归档时间1、外购设备在投入使用之后，将开箱随机文件材料交给本单位档案员归档立卷。2、自制设备在设备鉴定验收并交付使用后一个月内由主管部门系统整理后归档；3、维修方面的文件材料，维修结束后一个月内归档。三、归档要求归档的设备文件材料,必须完整，系统地反映设备从设计制造或申购到改造的全过程，文字及图样的表述与设备实体一致。相同型号的设备，只归档一套即可。四、整理方法1、组卷及卷内文件排列①按设备的台（套）为单位进行组卷。一台（套）设备可组成一卷或若干卷。每一个案卷均由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内备考表组成。②文字材料按问题、时间或重要程度来排列。批复在前、请示在后；正文在前、底稿在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，图样在后。四、整理方法2、编目①编页码：设备档案的卷内文件页码的编制有三种情况：▲卷内材料多数是单页或几页组成案卷的，用号码机将页码打在文件材料正面的右下角、背面的左下角，页号从“1”开始。▲几本为一卷，每本有统一页号的案卷，可以不用打页码，将每一份材料起止页号填在卷内文件目录各份材料的页号栏。▲单份独立材料为一卷（说明书、图册等），每份有统一页号的可以不用另外打页码。▲页号更改时“划改”或“盖改”，不要用涂改液。四、整理方法②卷内目录和编制将归档的案卷内文件材料填写卷内目录。卷内目录档号：C—1序号科技文件材料题名责任者文件日期文件编号页次备注1SAMSUNG20用户指南三星电子公司2003.07.230012四、整理方法卷内文件目录必须用森蓝文档管理软件进行著录管理，并打印一式二份，一份随卷内文件材料一同装订组卷，一份与科技档案分类目录一起装订成检索目录。四、整理方法③分类与编号★机关设备档案代号：“C”档号的编制：机关设备档案可不设二级类目，直接在一级类目下每台设备编号归档，如：C——1～n案卷顺序号设备档案代号每台设备案卷号按时间顺序编一个流水号,满三位数断号。四、整理方法★企业设备档案代号：“1”档号的编制：相对来讲，企业的设备档案复杂一些，需要按照设备的“性质”分一级属类，每个一级属类再按照设备型号分二级属类，二级属类下按阶段材料组卷，如：1.1专用设备1.1.1CXXXX车床1.1.2XXXXXXXX……1.2通用设备1.2.1XXXXXXXX11.2.2XXXXXXXX2……四、整理方法④案卷封面、卷内备考表的编制案卷封面的编制★案卷题名要求简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。结构：案卷题名=项目名称+内容特征+文件名称例：SAMSUNG牌06ST笔记本电脑的用户指南、修证书★立卷单位填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。四、整理方法④案卷封面、卷内备考表的编制案卷封面的编制★起止日期可只填写起止年月如：2000年3月至2000年8月或2000.3~2000.8★保管期限、密级★卷内备考表编制案卷封面模式C-1SAMSUNG牌06ST笔记本电脑用户指南、修证书荔湾区档案局2004.3.31长期卷内备考表模式张三四、整理方法3、装订入盒设备文件材料可分为装订和不装订两种:①凡是几份文件材料组合成案卷的一般都要装订，采用“三孔一线”办法装订，装订前要除掉材料上的金属物，按A4规格装订。如是小册子、卡片形式的材料可自制纸袋装好，并在材料右上角盖上档号章。模式:全宗号档号55C-1四、整理方法②凡单本材料为一卷，材料本身有页码的可以不用装订，只在材料右上角上盖上档号章。③将装订好的案卷以档号排列顺序入盒，盒面不需要填写。只填写脊背的内容。C-1～４四、整理方法4、科技档案分类目录及目录号编制①科技分类目录：按目录格式照实抄录，用森蓝文档管理软件进行著录，打印一份与相应的卷内目录一起装订成检索目录。科技档案分类目录类别：C档案号总登记号案卷题名页数份数立卷单位起止时间保管期限密级变更情况C-1SAMSUNG牌06ST笔记本电脑的用户指南、修证书999荔湾区档案局2004.3.31长期四、整理方法②目录号编制：将已装订好的检索目录册编号，每册目录编一个目录号：C—1~n（机关适用）或1—1~n（企业适用），每满一册断号。四、整理方法③目录夹封面和脊背编制全宗名称荔湾区档案局全宗号55目录号C—1案卷起止号1——年度2004——类别设备档案全宗号55目录号c—1案卷起止号1——年度2004—类别设备类目录夹封面目录夹脊背