档案的编研

第九章档案的编研第一节档案编研工作的内容和意义第二节档案文件汇编和档案文摘汇编第三节大事记第四节组织沿革第五节会议简介和统计数字汇集第六节创新档案编研重点\难点1、档案编研工作的内容2、档案编研工作的特点3、档案编研资料的种类及编写方法档案编研工作：是以档案为基础，根据利用需求对档案信息进行的研究和加工，汇缉成各种科研产品的过程。第一节档案编研工作的内容和意义一、档案编研工作的内容1、编辑档案史料和现行文件汇编(原文,一次信息)如《发文汇集》、《专题汇集》2、编辑档案文摘汇编(摘要,二次信息)如《档案文摘》、《基础数据汇编》3、编写档案参考资料(提供加工品,三次信息)如《手册》、《年鉴》、《地方志》二、档案编研工作的意义（自学）（一）是档案馆（室）积极主动地、系统地、广泛地深入开发档案信息资源开展利用服务的一种重要方式（二）是提高档案馆（室）工作水平的重要途径（三）是保护档案原件的有效措施（四）可以较好地体现档案的价值，扩大档案的影响，促进档案事业的发展三、档案编研工作的特点（一）研究性（二）政策性（三）成果的共享性第二节常见编研产品编写技巧一、档案文件汇编档案文件汇编的内容可以是新中国成立前形成的历史档案，也可以是新中国成立后形成的各种类型档案。前者通常称为档案史料汇编，后者被称为现行档案文件汇编。（一）档案文件汇编的要求与程序1.档案文件汇编的要求：全面、原始、完整、时效。2.档案文件汇编的程序（自学）（二）现行档案文件汇编的种类1.法规文件汇编2.重要文件汇编3.发文汇编4.会议文件汇编5.公报、政报6.其他文件汇编二、档案文摘汇编档案文摘汇编是将若干篇编写好的文摘按一定体例汇集成册，以出版或内部印发的形式提供利用的一种编研成果。（一）档案文摘汇编的特点（1）篇幅小。（2）信息密度高。（3）忠于原文。（4）引导作用。（5）快速灵活。（二）档案文摘的编写（自学）1.撰写文摘的方法与步骤2.文摘的格式与撰写要求为了加强流动人员档案管理工作，最近，中组部、人事部联合下发了《关于加强流动人员人事挡案管理工作的通知》。《通知》强调：流动人员人事档案的管理应按照人事管理权限,统一由党委组织部门、政府人事部门及其所属的人才流动服务中心等机构负责。其它机构不得承担流动人员人事档案的管理工作；任阿人不得私自保管他人或本人档案。凡擅自承办流动人员人事档案管理工作的非党委组织部门,政府人事部门应停止新的承接工作,并在3个月内将现保管的流动人员人事档案,按照人事管理权限,移交给党委组织部门、政府人事部门及其所属的人才流动服务中心等机构。(卓文摘自《劳动与人事》1989年第2期)第二节大事记一、大事记的作用与种类定义：大事记是按时间顺序记载一定范围内（地区、领域、系统、人物），在一定时期发生的重大事件和重要活动的参考材料。结构：时间+记述例如：生命人寿保险股份有限公司大事记2000年10月25日生命人寿保险有限公司正式获准筹建2001年12月28日生命人寿保险有限公司正式成立…….二、大事记编写体例1、完全按照时间顺序记述大事•例1：人文学院2007年大事记2、先按照事件的性质分类，再按时间顺序记述大事•如2001年中国大事记•先分文化\体育\科技等,再按照时间记述三、大事记的编写要求1、用材真实2、大事突出、要事不漏、小事不记3、系统条理，简明扼要三、大事记的选材大事记记述范围要全面反映机关特色职能活动的大事、要事。1、各种代表大会和重要的专业会议；2、重大事件和影响较大的活动；3、重大的组织机构调整和认识任免；4、重大决定、决议事项；5、对社会上某些重大活动的态度和反映；6、上级党、政府机关对本机关发布的重要指示、批示、批评、表彰等事项；7、各种报刊对本机关的经验介绍、批评等方面的报道；8、上级领导来机关视察的情况；9、本机关先进人物的事迹；10、各类重大事故；11、重要的外事活动12、在业务职能活动中发生的大事、要事。四、大事记的内容结构和编写方式（一）封面（二）序言（三）目录（四）正文（五）按语与注释（六）附录大事记的结构和写法1．封面（标题）有两种写法：（1）综合性大事记，标题由单位名称、时间加“大事记”构成，如“××学院2005年大事记”。（2）专题性大事记，标题则由单位名称、内容项目加“大事记”构成，如“××总公司商品营销大事记”等。2．正文由大事时间和大事内容两部分组成。（谁、什么时间、做了什么）17日市规划局省一级档案综合管理达标评审会于今日在我市档案馆召开.18日香港历史档案处朱福强等4人到市档案馆参观.……………*大事记反映一个年度的，按月、日的自然顺序编排事件2006年大事记1月1月1日………..1月8日………..……………..2月2月1日……..2月19日……..……………..反映若干年的，可每个年度分别记述，每年度设一个小标题，注明起止月2005年大事记(1~12月)…………….2006年大事记(1~12月)…………….生命人寿保险股份有限公司大事记成长·壮大2000年10月25日生命人寿保险股份有限公司成立2004年8月3日南京分公司、杭州分公司获准开业······战略合作2007年9月26日生活伙伴工程隆重启动2009年2月中国农业银行—生命人寿全面战略合作启动·······经营管理2004年7月16日保费收入突破1亿元2007年1月31日公司总资产破百亿·······课堂练习1.以个人成长为例，编写自已成长大事记。2.编写班级大事记(从入学以来)。第五节组织沿革一、组织沿革的定义和种类定义：是系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、机构和人员编制等方面变革情况的参考资料。它具有内容的专题性和事实的连续性等特点。种类：机关组织沿革、地区组织沿革、专业系统组织沿革等。二、组织沿革的内容1）机关的历史概况；2）机关的性质、任务、职权范围和隶属关系；3）机关机构的设置和人员编制的变化情况；4）领导任免情况；5）机关名称的变更、办公地点的迁移等。三、组织沿革的结构组织沿革包括封面和正文两部分一、封面：××市××局组织沿革××××年至××××年全宗号：××号××市××局2003.5二、正文：××市××局组织沿革㈠、机关成立、合并、更改名称的时间××市××局成立于1979年2月2日，1981年3月7日与××市××局合并，改称为××市××局，1996年3月1日，改称为××市××局。㈡、机关办公地址的迁移××市××局成立之初在湖南路28号办公，1992年8月迁至××路办公至今。㈢、机关的隶属关系、性质、职权范围××市××局是××市政府领导下的全市国民经济与社会发展计划的行政管理机构。其主要职能：××××××××××××××××。㈣、机关领导人的任免自1979年建局以来，历任机关领导人是：局长××（1979年1月1日-1993年1月1日）副局长××（1979年1月1日-1993年1月1日）××1993年1月1日-1999年1月1日）二、正文（续前）㈤、内部组织机构的设置、变化、负责人姓名1、内部组织机构的设置、变化办公室（1979年1月1日-1993年1月1日）2、内部组织机构负责人设置、变化办公室××主任（1979年1月1日-1993年1月1日）办公室××副主任（1979年1月1日-1993年1月1日）㈥直属单位设置、变化情况、负责人姓名1、直属单位设置、变化情况××市××办公室（1979年1月1日-1993年1月1日）2、直属单位负责人情况××市××办公室××主任（1979年1月1日-1993年1月1日）㈦机关人员编制1979年10人·······课堂练习（二）写一篇班级组织机构沿革第六节会议简介和统计数字汇集一、会议简介会议简介又称会议基本情况，就是利用会议文件材料，将会议的全过程，简短、扼要地加以叙述，反映出每一次会议基本情况的一种参考材料。会议简介的结构：题名+正文1、题名:内容+会议简介“南宁市轻工业系统职工思想政治工作研究会议简介”“广西财经学院历次主要会议简介”2、正文内容：会议的名称、时间、地点、参加会议的人员、会议的主要议程和内容。(叙述五要素)例：1990年8月25日/南宁市轻工业系统职工思想政治工作研究会成立大会在本局机关一楼会议室举行。区轻工业厅党委纪检组长XXX、市领导、本局党委全体成员、本机关及其科室的负责同志，以及部分轻工企业的负责人出席了会议。会议讨论通过了研究会《章程》。选举产生了研究会的领导机构，共有64名同志当选为轻工业系统职工思想政治工作研究会理事，局党委书记、局长丰XX当选为会长，局党委委员、副局长。丰XX同志作了题为《紧紧围绕治理整顿、深化改革的新形势，把我市轻工业思想政治工作提高到新水平》的重要讲话。南宁市轻工业职工思想政治工作研究会的成立，有力推动了我市轻工企业思想政治工作和两个文明建设。二、统计数字汇集（一）统计数字汇集的作用和种类统计数字汇集（又称基础数字汇集），是以数字的形式反映某一地区或某一方面的基本情况的档案参考资料。基础数字汇编一、封面：1．标题由基础数字汇编的总标题、记述的时间范围、编者构成。例：×××公司基础数字汇编（1990——1999年）某某区房管局二零零九年十二月三十日二、编写说明：说明编辑的原因、目的、任务和所编材料的用途，阐述选编范围和取材标准，存在问题等有关说明。三、目录：按专题或时间顺序编排。包括顺序号、题名、页号组成。四、正文：一般应采用表格式，将反映本单位各项工作基础数字分门别类汇编成表格。正文要素与形式（1）要素：数列是构成统计数字汇集正文的基本要素，包括时间与空间范围、统计对象、统计指标、统计数值（2）形式：文字叙述式、图表、图表与文字相结合形式。中专毕业10人（16%）其他15人（25%）高中毕业15人（25%）第六节创新档案编研一、完善编研模式我国传统的非现代化管理手段和以纸质为载体的编研成果、形式与利用，历史悠久，成绩斐然。二、优化编研工作的组织方式（一）馆际联合（二）馆、室联合（三）档案馆与社会各界联合编研（四）国内外联合编研三、广泛应用新技术随着计算机技术在档案工作中的广泛应用，形成了以计算机为中心的多种技术有机结合的保障体系，给档案编研工作深深打上现代化的烙印，从而使编研的制作技术从传统的手工操作转变到现代化水平上来。四、全面创新档案编研（一）选题社会化1.社会性2.大众性3.全面性4.特色性5.适应性（二）成果多样化（1）传统的档案编研成果。（2）原迹影印，图片照片，声像型等编研成果。（3）缩微品、电子出版物、光盘数据库、网上出版物等新型编研成果。（4）展品型编研成果。（5）艺术型档案编研成果。（三）传播方式多途化近现代随着报刊、广播、电视等传媒的发展，档案部门通过媒体介绍编研成果，印发相关宣传资料，举办编研成果展等手段加以宣传，达到拓展传播范围，扩大影响面，取得了良好效果。（四）功能作用扩展化1.存史功能2.资政功能3.选择优秀文化功能4.研究功能5.教育功能（五）编研主体多元化1.从用户来看2.从信息资源来看3.从档案馆（室）来看（六）人才专业化人是管理活动中最积极、最活跃的因素，人才是编研成功与可持续发展的关键。思考与复习题：1.简述档案编研工作的内容、意义和特点。2.简述档案汇编的编写方法。3.简述大事记的体例与编写方法。4.简述组织沿革的体例与编写方法。