第2章工作分析

1人力资源管理第三章工作分析JobAnalysis2工作分析什么是工作分析？为什么要进行工作分析？何时进行工作分析？由谁进行工作分析？怎样进行工作分析？如何撰写工作说明书和工作规范？工作分析的新应用3工作分析(JobAnalysis)工作(Job)……组织为了达到目标必须完成的若干任务有机地组合在一起，就是一项工作。工作分析，或称职务分析（jobanalysis），是指确定关于某种特定工作的性质和所需技能的一种程序。以便为管理活动提供各种有关工作方面的信息所进行的一系列的工作信息收集、分析和综合的过程。4工作分析中的几个概念职位职位也叫岗位，在组织中完成一项或多项责任的组织中的一个任职者所对应的位置就是一个职位。一般来说，有多少个职位就有多少个任职者。例如，总经理、秘书、出纳、招聘主管、营销总监等。应该注意的是，职位是以“事情”为中心确定的，强调的是人所担任的岗位，而不是担任这个岗位的人。例如李强是某公司中的生产部经理，当我们在对生产部经理这个职位进行工作分析时，我们所指的生产部经理是一个岗位的概念，而不是具体的李强这个人。5工作分析中的几个概念职务职务是由组织中主要责任相似的一组职位组成的。在组织规模大小不同的组织中，根据不同的工作性质，一种职务可以有一个职位，也可以有多个职位。例如营销人员的职务中可能有从各种不同营销工作的人，但他们的主要工作责任是相似的，因此可以归于同样的职务中。6工作分析的原因帮助组织察觉正在发生的变化诊断组织潜在的弊端为各项人力资源管理工作打基础7工作分析工作分析的目的和作用8工作分析要回答的问题员工完成什么样的体力和脑力活动？工作将在何时完成？工作将在哪里完成？员工怎样完成这项工作？为什么要完成这项工作？完成这项工作需要哪些条件？9任务权限责任能力技能知识工作分析工作规范工作说明HR计划人员招聘人员选拔HR开发绩效评估薪酬设计安全与健康员工升迁均等就业工作分析对HR各方面的影响10以岗位为核心的HRM理解工作设计与生产力提高人力资源规划招聘、甄选、录用职业生涯设计与管理人力资源开发与培训薪酬设计与管理绩效评估激励工作分析人员分析组织机构设计图.以岗位为核心的人力管理资源方案管理11工作分析的时机新组织建立时新工作出现时新技术、新方法、新工艺或新系统出现而使工作发生变化时12工作分析的参与者人力资源部门管理者(经理或专员)工作承担者工作承担者的上级主管其他相关人员13工作分析的步骤1、准备阶段（明确目的，组织队伍）2、调查阶段（收集背景信息、选择工作样本、搜集工作信息）3、分析阶段（与工作承担者共同审查工作信息）4、完成阶段（编写工作说明书及修改、审核）14具体步骤步骤1：明确目的和组织队伍（准备阶段）步骤2：搜集背景信息步骤3：选择工作样本步骤4：搜集工作信息（以上为调查阶段）步骤5：与工作承担者共同审查工作信息（分析阶段）步骤6：编写工作说明书，修改、审核（完成阶段）15确定目标搜集背景信息搜集工作分析信息共同审查编写工作说明书与规范选择代表性职位工作分析的流程16步骤1：明确目标、组织队伍服务于人员选拔：(深度)访谈，任职资格服务于薪酬设计：(PAQ)问卷法，工作的量化排序组织精干高效的队伍17步骤2：收集背景信息组织图工作流程图现有的工作说明书其他相关背景信息18步骤3：选择工作样本典型的、有较好代表性的目的是提高工作分析的效率19步骤4：收集工作信息工作活动的结构工作对人的行为要求工作的设备要求工作的绩效标准工作环境承担工作者的深层胜任特征与表层素质要求20步骤5：审查工作信息审查者：HR专员、工作承担者、工作承担者的直接主管审查重点：工作的性质、工作的功能21步骤6：工作说明书的编写工作说明(JobDescription)：对有关工作职责、工作活动、工作条件以及工作安全等方面的书面描述文件。工作规范(JobSpecification)：全面反映对工作承担者在个性特征、技能以及工作背景等方面的要求的书面文件。22工作分析工作分析的成果23工作说明书的内容及写法1、工作认定职务名称编号所属部门职务等级工作说明书的编写日期等等24工作说明书的内容及写法2、工作概要p.571）工作摘要2）工作说明25工作说明书的内容及写法3、工作执行（包括职责、技术领域、设备、管理领域几最终成果等）工作职责：应该简单、明了，一般不超过4或5项。核心词汇：确保、保证、实现、完成、达到、负责。工作内容：应具体、明确。核心词汇：对于管理人员，多用概括性词汇，如组织、领导、进行、审核、考察、决定等；对于非管理人员，多为具体动作词汇，如：操作、倾倒、开动、填制、计算、发放、检查、运送等。最后一项应统一表达为“完成上级领导交办的其它任务”。26工作说明书的内容及写法4、任职资格：担任此职务的人员应具备的基本资格和条件。受教育水平经验培训性别年龄体能要求（教材第5点）知识技能在本公司的工作经历“在本公司工作3年以上。”专业技能所必需的工作磨练“从事财务或证券工作2年以上。”27工作说明书的内容及写法5、工作场所：机器、设备及工具列出工作中用到的所有机器、设备及辅助性工具等。工作条件与环境噪音水平可能遇到的危险工作场所布局28工作说明书的内容及写法专业技能、证书与其他能力明确的证书要求如会计证、律师证、锅炉工上岗证、计算机等级证书等。如果没有这方面要求，则略去，不用写“无证书要求”。基本知识、素质方面的要求“应具备企业管理专业背景”、“应具备较强文字表达能力”、“要求具有高等数学知识”、“要熟练掌握MS-Office系列软件的使用”、“具备较强的外语水平”等能力方面根据调查表概括“应具备较强的协调能力、处理人际关系的能力”、“应具备倾听敏感性，能捕捉到谈话对象的内心变化”29工作说明书的内容及写法体能要求无特殊要求久站久坐强壮精力高度集中“要求身体健康、精力充沛”其实就是“无特殊要求”。30工作说明书的内容及写法所用工具及设备“自动化机器设备”“包装设备”“一般办公室设备（即电话、电脑、传真机、复印机等）”“机械工具”“一般钳工工具”31工作说明书的内容及写法工作环境特征“闷热”“潮湿”“无菌，对白细胞数量有轻微影响。”“办公室，对身心健康无不良影响。”“高臭氧环境，对身心健康有一定不良影响。”32工作说明书的内容及写法工作时间特征“正常上下班”“需要经常加班”“需要经常外出”“需要经常出差”“需要经常倒班”“午休时间不能保证”33工作说明书的内容及写法有密切关系的其他岗位和人员本部门的公司内其他部门的公司以外的写职位名称或机构名称“经常与‘车间质检员’、‘生产供应部仓管员’、‘公司办公室档案管理员’、‘税务局’、‘财政局’进行联络”。34编写工作说明书的准则清楚明了（有区分度）指明范围（工作关系）专门化（标准化的词汇）简单化（易懂）以受过训练的工作承担者为主要对象注重主管人员、HR专员的经验与判断注重探索预测关系的统计分析结果35工作说明书的常用缩略语(一)G(Intelligent)V(Verbal)N(Numerical)S(Spatial)P(Perception)Q(Clericalperception)36K(MotorCoordination)F(FingerDexterity)M(ManualDexterity)E(Eye-hand-footCoordination)C(ColorDissemination)工作说明书的常用缩略语(二)37对事不对人尽可能具体，可操作表述准确剔除废话任职资格与岗位责任对应建立工作系统，完善任务与岗位的关系编写工作说明书注意事项38选择一个同伴。确定你的工作。如果你是学生，就把学生作为你的工作。就你的同伴的工作对他（她）进行采访。你可以问以下问题：请描述您的一个典型的工作日。您管理哪些人？您归谁管？您的主要责任是什么？您在每周中都有哪些活动？您在每项活动中都投入多少比例的时间？您的工作对脑力和体力都有哪些要求？胜任您的工作需要些什么知识、技能、经历？您的工作的主要成果（产出、产品）是什么？您的工作做到怎样就可以说做得不错了？交换角色。利用采访得到的信息，写出您的同伴的工作描述、业绩评价标准。作业：我的同伴的工作说明书编写工作说明书练习39工作说明书的内容样板-1基本资料（1）职务名称；（2）直接上级职位；（3）所属部门；（4）工资等级；（5）工资水平；（6）所辖人员；（7）定员人数；（8）工作性质。工作描述工作概要工作活动内容：活动内容；时间百分比；权限等工作职责工作结果工作关系：受谁监督；监督谁；可晋升、可转换的职位及可升迁至此的职位；与哪些职位有联系。工作人员运用设备和信息说明40任职资格说明最低学历；所需培训的时间和科目；从事本职工作和其他相关工作的年限和经验。一般能力兴趣爱好个性特征性别、年龄特征。体能要求：工作姿势对视觉、听觉、嗅觉有何特殊要求精神紧张程度体力消耗大小。工作环境工作场所工作环境的危险性职业病工作时间特征工作的均衡性工作环境的舒服程度工作说明书的内容样板-241职务：发货员部门：货品收发部门地点：仓库C大楼职务概况：听仓库经理指挥，根据销售部门递来的发货委托单据，将货品发往客户。和其他发货员、打包工一起，徒手或靠电动设备从货架搬卸货品，打包装箱，以备卡车、火车、空运或邮递。正确填写和递送相应的单据报表，保存有关记录文件。教育程度：高中毕业工作经历：可有可无岗位责任：一、花70%的工作时间干以下的工作：1.从货架上搬卸货品，打包装箱；2.根据运输单位在货运单上标明的要求，磅秤纸箱并贴上标签；3.协助送货人装车。二、花15%的工作时间干以下的工作：1.填写有关运货的各种表格（例如装箱单、发货单、提货单等）；2.凭借键控穿孔机或理货单，保存发货记录；3.打印五花八门的表格和标签；4.把有关文件整理归档。三、剩余的时间干以下的工作：1.开公司的卡车送货去邮局，偶尔也搞当地的直接投递；2.协助别人盘点存货；3.为其他的发货员或收货员核查货品；4.保持工作场所清洁，一切井井有条。管理状态：听从仓库经理指挥，除非遇到特殊问题，要求独立工作。工作关系：与打包工、仓库保管员等密切配合，共同工作。装车时与卡车司机联系，有时也和订销部门的人接触。工作设备：操纵提货升降机、电动运输带、打包机、电脑终端及打字机。工作环境：干净、明亮、有保暖设备。行走自如，攀登安全，提货方便。开门发货时要自己动手启门。工作说明书示例-142工作说明书示例-2部门办公室职等七职位办事员职系行政管理工作内容：负责公司人事及总务管理事项1.人员招募与训练2.人事资料登记与整理3.人事资料统计4.员工请假、考勤管理5.人事管理规章草拟6.人员之任免、调动、奖惩、考核、薪资等事项办理7.员工保险加退保与理赔事宜8.文体活动与员工福利事项办理9.员工各种证明、证书的核发10.文具、设备、事务用品的预算、采购、修缮、管理11.办公环境安全及卫生管理工作12.公司文书、信件等的收发事宜13.书报杂志的订购与管理14.接待来访人员职务资格：1.专科毕业，曾任人事及总务工作二年以上。2.高中毕业曾任人事、总务工作六年以上。3.现任分类职位七职等以上。4.具有高度服务精神与善于处理人际关系者。5.男性为佳，女性亦可。43工作分析的常用方法工作实践法访谈法问卷法关键事件法其它方法44工作分析的方法——工作实践法工作分析者从事所要研究的工作，在工作过程中掌握有关工作要求的第一手资料可以了解工作的实际任务以及在体力、环境、社会方面的要求适用于短期内可以掌握的工作不适用于需要进行大量训练才能胜任或有危害的工作。45工