档案文件的分类排列与装订要求

档案文件的分类排列与装订要求档案文件分类什么是分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。分类包括：选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。（一）分类方法的选择归档文件的分类,一般按照保管期限、年度、机构或问题进行分类，并保持分类体系的稳定。根据我区实际情况，规定了三种分类方法:（1）凡单位内设机构比较稳定健全、职责分工明确的，选择保管期限——年度——机构分类法；（如区委、区政府、区教委、区卫生局等单位）（2）单位内设机构比较简单或职能交叉不便按机构分类的，应选择保管期限——年度——问题分类法；（3）单位规模小，年底形成归档文件数量少的，应采用保管期限——年度分类法。档案文件的排列（一）什么是归档文件的排列：归档文件的排列是指归档文件以件为单位,在分类方案的最低一级类目内、按照事由结合时间、重要程度排列。（二）归档文件的排列要求（1）同一事由的归档文件,按文件形成时间的先后顺序排列。（2）不同事由的归档文件,按不同事由形成时间的先后顺序排列；根据实际需要,也可按责任者或承办部门分别集中,或按不同问题分别集中排列。（3）会议文件、统计报表、简报、刊物、处理信访及纪检监察案件形成的材料等要分别集中排列。（4）对于未能按规定时间归档,且具有保存价值的文件材料,应排列在相应类别的最后。档案文件的装订要求（1）归档文件装订前,必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整,对破损的文件予以修裱；对字迹模糊或易退变的文件(永久、长期保存的)要进行复制,并附于原件后一并归档。（2）对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料,应按照A4纸型的尺寸加以折叠,尽量减少折叠层次,折痕处应尽量位于字迹之外。（3）归档文件按件装订。装订时,正文在前,底稿在后；正文在前,附件在后；原件在前,复制件在后；转发文在前,被转发文在后；来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后；结论性材料在前,依据性材料在后。有文件处理单的，应放在最前面，可以作为首页加盖归档章。不同文字的文本，无特殊规定的中文文本在前，外文文本在后。（4）装订前将“件”内的各页以左上侧对齐，对永久、长期保存的归档文件,要去掉金属物,文件材料薄的（一般掌握在5页以内）用化学胶棒粘贴左上角，，文件材料一件较厚的,可采用三孔一线方法在左侧装订，对于装订成册不便拆钉的刊物、书籍等,不再拆钉重装，文件装订后用信封角套在左上角。对短期保存的归档文件,不必拆除原有书钉．