课题三 工作分析

课题三工作分析知识目标技能目标建议学时■了解工作分析的概念、内容、作用■掌握岗位信息收集的主要方法■掌握岗位分析的程序■掌握岗位设计的方法■掌握岗位描述的内容■掌握工作分析的内容■能进行岗位信息收集■能进行岗位分析■能进行岗位设计■能进行岗位描述6学时第一部分案例与分析案例1：岗位职责的分歧某厂在一次接受上级检查后，领导在反馈信息时说门口卫生没做好，办公室主任就叫门卫打扫，门拒绝执行，理由是说明书中没有包括门口清扫的条文。办公室主任顾不得查看说明书原文，并找来勤杂工清扫，勤杂工同样拒绝，理由也和门卫一样。办公室主任威胁要将其解雇，勤杂工才勉强同意清扫，但干完活以后，就向厂领导投诉。有关人员看了投诉后，审阅了文卫勤杂工和清洁工的岗位说明书。门卫的岗位说明书上明确规定：“门卫的工作职责是按时开关厂门；检查进出人员的证件；进行外来人员登记。”但未提及门口卫生；勤杂工的岗位说明书明确规定：“勤杂工以各种方式保持车间的卫生”，但没有包括厂门口的清扫工作。清洁工的岗位说明书上确实包含了各种清扫内容，但它的工作时间是下班以后开始。第一部分案例与分析案例分析从以上案例中不难发现以下问题：为什么门卫、勤杂工、清洁工的岗位职责、工作权限、工作关系会相互重叠界定不清呢？为什么有的工作没人去做？为什么有的责任没人承担？为什么办公室主任难以确定下属的工作职责呢？要回答这些问题，我们必须进行工作分析，因为工作分析是人力资源管理众要素中最基本的要素，是开展人力资源管理工作的基础，只有进行工作了工作分析，才能科学地界定各岗位的工作职责、任职资格等，为企业设计组织结构、制定人力资源计划、人员招聘与配置、员工培训与开发、绩效管理、薪酬管理等工作提供依据。第一部分案例与分析案例2：某银行贷款助理员的工作岗位描述工作名称：贷款助理年龄：25岁—35岁性别：男女不限学历：大学本科以上工作经验：在银行工作三年以上体能要求：视力良好，能听见20英尺以外的说话声；对数字口头表达能力强；有充沛的体力巡访客户；能用手书写；无严重的疾病和传染病。知识与技能：良好的语言沟通能力；具有一般会计能力；有良好的书写能力；有良好的综合分析能力，能对财务文件进行研究分析；有能力代表公司的形象；具有销售技能；具有企业管理与财务知识，具有银行信用政策和服务的知识，熟悉和银行相关的法律知识和术语，能熟练运用计算机；有独立工作的能力，能适应高强度的工作；对经济和政治事件有分辨能力。其他特征：具有驾驶执照；能出差。第一部分案例与分析案例分析工作分析产生两个文件即岗位描述和岗位规范。岗位描述规定了对“事”的要求，如任务、职责等；岗位规范规定了对“人”的要求，如知识、技能、职业素质等。在现代企业人力资源管理实践中，人力资源部门通过岗位描述和岗位规范来指导人力资源管理工作，因为工作分析是人力资源规划的基础；工作分析有助于选拔和任用合格人员；工作分析有助于设计积极的员工开发计划；工作分析可以为绩效考评提供标准和依据；工作分析有助于实现公平报酬；工作分析有助于人力资源开发与管理之整合功能的实现；工作分析是实现人力资源调控的基本保障。第二部分课题学习引导1.1工作分析基础知识1.1.1工作分析的基本含义工作分析是对各类工作岗位的性质任务、职责、权限、岗位关系、劳动条件和环境，以及员工承担本岗位任务应具有的资格条件所进行的系统研究，并制订出工作说明书等岗位人事规范的过程。1.1.2工作分析的常见术语在工作分析中，常常会用到一些术语，但这些术语的含义经常被人们混淆，所以，理解并掌握他们的含义对科学、有效的进行工作分析就十分必要。1．工作要素2．任务3．职责4．职位5．职务6．职业第二部分课题学习引导1.1.3工作分析的内容在企业单位中，每一个工作岗位都有它的名称、工作条件、工作地点、工作范围、工作对象以及所使用的工作资料。岗位分析包括以下三个方面的内容：1．在完成岗位调查取得相关信息的基础上，首先要对岗位存在的时间、空间范围做出科学的界定，然后再对岗位内在活动的内容进行系统的分析，即对岗位的名称、性质、任务、权责、程序、工作对象和工作资料，以及本岗位与相关岗位之间的联系和制约方式等因素逐一进行比较、分析和描述，并作出必要的总结和概括。2．在界定岗位的工作范围和内容以后，应根据岗位自身的特点，明确岗位对员工的素质要求，提出本岗位员工所应具备的，诸如知识水平、工作经验、道德标准、心理品质、身体状况等方面的资格和条件。3．将上述岗位分析的研究结果，按照一定的程序和标准，以文字和图表的形式加以表述，最终制定出工作说明书、岗位规范等人事文件。第二部分课题学习引导1.1.4工作分析的作用1．工作分析为招聘、选拔、任用合格的员工奠定了基础。2．工作分析为员工的考评、晋升提供了依据。员工的评估、考核、晋级与升职，如果缺乏科学的依据，将会挫伤各级员工的积极性，使企业单位的各项工作受到严重影响。3．工作分析是企业单位改进工作设计、优化劳动环境的必要条件。4．工作分析是制定有效的人力资源规划，进行各类人才供给和需求预测的重要前提。5．工作分析是工作岗位评价的基础，而工作岗位评价又是建立健全企业单位薪酬制度的重要步骤第二部分课题学习引导1.1.5工作分析信息的主要来源1．书面资料。2．任职者的报告。3．同事的报告。4．直接的观察。1.1.6工作分析的程序工作分析是对工作一个全面的评价过程，这个过程可以分为四个阶段：准备阶段、调查阶段、分析阶段和完成阶段。如下图3-1所示：第二部分课题学习引导1.2岗位信息收集岗位信息收集一般通过组织保存的书面材料、任职者的报告、同事的报告、直接的观察来进行。一般采用下列方法进行收集。1.2.1访谈法访谈法又称面谈法，是一种应用最为广泛的工作分析方法。访谈法的优缺点：1．优点：(1)可以对任职者的工作态度与工作动机有比较详细的了解。(2)运用面广，能够简单而迅速地收集多方面的工作分析资料。(3)由任职者亲口讲出工作内容，具体而准确。2．缺点：(1)访谈法需要受过专门训练的工作分析员。(2)比较费口舌费时间，工作成本高。(3)员工有时夸大或弱化某些职责，致使收集到的信息被扭曲，失真。第二部分课题学习引导1.2.2观察法观察法是工作分析者通过对特定的对象的观察，把有关工作的内容、程序、方法、目的等信息记录下来，并加以整理，以备工作分析时用的方法。使用观察法的前提条件：1．要求观察者有足够的实际操作经验。2．要求工作应相对稳定，即在一定时间内，工作内容、程序，对工作人员的要求不会发生明显的变化。3．适用于大量标准化的、周期较短的以体力活动为主的工作，不适用于脑力劳动为主的工作。观察法的优缺点(1)优点：工作分析人员能够比较全面和深入的了解工作要求，适用于那些主要用体力活动来完成的工作，如装配工人.保安人员等。(2)缺点：不适用于脑力劳动成份较高的工作，以及处理紧急情况的间歇性工作。如教师、急救站护士、经理等。第二部分课题学习引导1.2.3问卷调查法问卷调查法是由有关人员事先设计出一套工作分析问卷，然后，由承担工作的员工填写问卷，最后再将问卷加以归纳分析的岗位信息收集的方法。问卷调查法的优缺点：1．优点(1)费用低，速度快，节省时间，可以在工作之余填写，不影响正常工作。(2)调查范围广，可用于多种目的，多种岗位。(3)调查资料可以数量化，由计算机进行数据处理。2．缺点(1)设计理想的调查表要花费较多时间，人力，物力，财力，成本高。(2)在问卷使用前，应进行测试，以了解员工理解问卷中的问题的情况，应避免误解，还经常需要工作分析人员亲自解释和说明，降低了工作效率。(3)填写调查表是由工作者单独进行，缺少交流和沟通，因此，被调查者可能不积极配合，不认真填写，从而影响调查的质量。第二部分课题学习引导1.2.4工作日志法工作日志法又称工作写实法，指任职者按时间顺序，详细记录自己的工作内容与工作过程，然后经过归纳、分析，达到工作分析目的的一种方法。工作日志法优缺点：1．优点(1)信息可靠性高，适于确定有关工作职责、工作内容、工作关系、劳动强度等方面的信息。(2)所需费用少。(3)对分析高水平与复杂的工作，显得比较经济有效。2．缺点(1)将注意力集中于活动过程，而不是结果。(2)使用范围小，只适用于工作循环周期较短，工作状态稳定无大起伏的职位。(3)整理信息工作量大，归档工作繁琐。(4)存在误差，需要对记录分析结果进行必要的检查。第二部分课题学习引导1.2.5典型事例法典型事例法也称关键事件记录法，主要是由职务专家向一些对某职务各方面情况比较了解的人员进行调查，要求他们描述该职务半年到一年内能观察到并能反映其绩效好坏的一系列事件即所谓典型事例，来获得工作信息，从而达到工作分析目的的方法。典型事例分析法的优缺点(1)优点：①直接描述工作者在工作中的具体活动，因此可以揭示工作的动态性质。②它提出的问题更具有可操作性，由于所研究的工作可以观察和衡量，所以，用这种方法获得的资料适用于大部分的工作。③由于它所收集的都是典型的实例，因此，与确定工作标准相比它对于防范事故、提高效率能起到更大的作用。(2)缺点：收集归纳事例需要大量的时间，而且所描述的是具有代表性的工作行为，这样可能会漏掉一些不明显的工作行为，难以非常完整地把握整个工作实际。第二部分课题学习引导1.3岗位分析岗位分析是工作分析中的十分重要的一个阶段，主要任务是对不同岗位的工作特征、人员特征的调整结果进行深入全面的分析和总结。具体工作如下；1.仔细审核已收集到的各种信息；2.以创新的精神分析现状，尽可能的发现有关工作人员在目标工作中存在的问题，比如：总裁不该干什么，他却正在干，就要在分析中指出他的主要职责。3.归纳总结出工作分析的要点，包括关键岗位的职责、任务、工作关系、职务范围等等。4.回顾最初列出的主要任务，针对工作分析提出的问题，提出改进建议，重新划分工作范围、内容、职责，确保提出的问题都得到解决。第二部分课题学习引导1.4岗位设计如果我们仅仅借助岗位分析的手段将组织中人员的工作内容和工作方式如实地呈现出来，那么岗位分析的价值就是非常有限的。其实，岗位分析的价值远非如此。它提供给我们很多有用的信息，这些信息不但使我们知道了目前工作是怎样的，而且我们可以从这些信息中分析出目前的工作内容设置是否合理。假如当前的工作安排不能让员工有效地工作，那么我们就应该对此作出一些调整，或者对工作进行重新设计。所谓工作设计就是为了有效地达到组织目标，提高工作绩效，对工作内容、工作职责、工作关系等有关方面进行变革和设计。工作设计所要解决的主要问题是组织向其成员分配工作任务和职责的方式。工作设计是通过满足员工与工作有关的需求来提高工作绩效的一种管理方法，因此，工作设计是否得当对激发员工的工作动机，增强员工的工作满意度以及提高生产率都有重大影响。第二部分课题学习引导1.4.1工作扩大化1．横向扩大工作。2．纵向扩大工作。1.4.2工作丰富化在岗位现有工作的基础上，通过充实工作内容，增加岗位的技术和技能的含量，使岗位的工作更加多样化、充实化，消除因从事单调乏味工作而产生的枯燥厌倦情绪，从心理生理上满足员工的合理要求。为了使岗位工作丰富化，还应注重考虑达到以下五个方面的要求：1．任务的多样化2．明确任务的意义3．任务的整体性4．赋予必要的自主权5．注重信息的沟通与反馈第二部分课题学习引导1.4.3工作轮换工作轮换就是将员工轮回到另一个同样水平、技术水平相近的工作岗位上去工作。工作轮换方法的优点在于：1.丰富员工的工作内容，减少工作中的枯燥感，使员工的积极性得到提高。2.扩大员工所掌握的技术范围，使员工能够很好的适应环境变化，也为员工在内部的提升打下了基础。3.减少员工的离职率。工作轮换的缺点主要有：1.员工到了一个新的岗位，需要时间去重