疾控中心档案管理探讨

疾控中心档案管理探讨潘红丽疾病预防控制中心（CDC）的档案是疾控工作者在为防止疾病传播流行、增进人民身心健康的科学和技术活动中长期积累的资料，对于开展疫情的预测预报、流行病学分析、保障公共卫生安全具有重要意义，为若干年后发现或分析疫情流行规律提供依据。做好档案管理工作，必须加强档案基础建设，固定档案管理模式，统一确定归档范围，规范各类档案存储,加快信息化建设步伐，在打好前期基础的同时，逐步提高档案质量，使其发挥应有的作用。对疾病预防控制工作有着现实和长远的意义.对疾病控制业务档案，采取分级管理的方法，既符合档案工作基本原则，又能满足疾病控制中心业务开展的需要。一、疾病控制业务档案两级管理的原则疾控业务档案两级管理是指在疾病控制中心综合档案室的统一监督指导下，将疾病控制业务形成的技术档案分别实行中心、所两级管理。其内容有以下四个方面：1、将疾病控制业务档案纳入中心档案工作管理体系：同其他门类的档案一样，业务档案的管理也应接受中心综合档案室的统一指导，由中心档案室负责具体组织实施。2、将业务档案分为中心、所两级：对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监测档案分为中心级业务档案和所级业务档案两个层次。3、中心业务档案管理：凡划归中心管理的业务档案，由各所兼职档案员负责收集、整理、立卷，定期向中心综合档案室归档，由中心综合档案室统一保管和提供利用。4、所级业务档案管理：凡划归为所级管理的业务档案，由各所兼职档案员负责收集、整理、立卷，并负责保管和提供利用。二、中心、所两级档案范围的确定(一)中心业务档案的划分及范围在确定中心业务档案的范围时，应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为中心档案，以确保中心业务档案能够全面反映和概括本机构业务工作水平。其范围有以下几个方面：1、业务工作法规、规章、标准及技术方法的研究档案。包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等。2、年度或跨年度的法定传染病、地方病、慢性病及常见病等疾病防治方案及总结、疫情流行病学分析、疫情流行趋势预测等。3、年度或跨年度的卫生监测的总结分析。4、重大事故、疫情暴发、中毒调查等重大及较大突发公共卫生事件处理的有关材料包括调查报告及现场调查记录及年度综合性分析总结。5、专题调查。包括调查设计、调查报告或总结，统计汇总等材料。6、各项业务工作的统计月报、年报，疫情及健康相关因素信息的分析、预测及报告等资料。7、省(市)级以上刊物上发表的业务论文。(二)所收业务档案的划分及范围疾控机构在日常业务活动中，形成的档案，即在对其所辖区内或对被划定为本中心管理的单位所提供的经常性的疾病控制、卫生监测服务中所形成的材料。此外，疾病控制工作成果的取得周期长，其疾病流行及防治规律来自于长期的大量的日常性监测材料的积累。这些常规性监测材料不仅对当年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能从中发现和分析出疫情流行规律。其范围有以下几个方面：1、常规性卫生监测材料：包括监测记录，监测小结，控制结果，监测报告以及经常性卫生检查、抽查材料。2、一般疫情、污染事故、食物中毒的调查处理材料，检验结果及处理报告等。3、健康危害因素监测资料，从业人员健康体检、卫生知识培训材料，包括体检表、检验单、统计表；培训计划、教材及小结等。4、各种病理检验、化验报告等资料。三、实行两级管理的意义1、两级管理有利于解决档案储藏空间与业务档案数量间的矛盾目前，我疾病预防控制中心档案室档案库房狭小，根本无法容纳全部的业务档案，因此，只能将那些保存价值大、保存期限长的档案集中到中心档案室，而一般性的，基础性的材料只能保存在所室。因此，规范有序的中心和所两极管理有利于解决档案储藏空间与业务档案数量间的矛盾。2、中心管理有利于疾控业务工作整体水平的提高首先，业务档案综合管理可使中心档案资源得于整合，能够反映业务工作全貌和工作水平，对于中心领导及时把握全局，做出正确决策提供了有力依据。其次，中心业务归档范围明确，将具有总结分析性、学术性的材料交中心归档，要求各所业务人员不能再仅停留在做一般性工作小结，要在大量的监测材料上做进一步的加工，形成综合性报告，促进业务工作的全面提高。第三，中心档案室人员针对业务档案开展信息加工，通过各种编研材料为全中心科研、防病工作服务，有利于疾控机构科研工作的开展。第四，中心档案综合管理便于开展省际疾控信息的交流，为全省甚至全国的防疫工作提供利用。3、所级管理有利于满足疾控业务工作日常的需要疾病控制业务有延续性，在对监测点，要经常使用其前一年或前几年形成的监测档案，特别是随着生产经营单位的变化，有些档案还要不断进行补充或注销。因此所级管理就可以及时满足疾病预防控制工作的日常需要。四、两级管理的实施1、建立健全档案工作网络建立档案工作网络即在中心设立由主管领导牵头、各所所长参加的全中心档案工作管理网络体系，负责全中心的档案工作提出业务档案工作的总体要求规划，并协调解决在实行两级管理中的各种困难。中心综合档案室负责中心的档案工作，负责起草制定业务档案的各项管理制度，除管理中心业务档案外，还要对各所业务档案管理进行工作，监督检查和指导。各所档案工作在中心档案室的指导下进这样的档案工作网络使业务档案由无序变为有序的管理。2、建立切合实际的业务档案管理制度对种类繁多、形式各异的业务档案，要实行科学规范的管理，就必须建立切合实际的业务档案管理制度。首先，在制定业务档案归档范围和归档制度时，中心档案室人员应深入各所，了解各所主要业务活动和职能，现结合卫生部《国家疾病控制工作规范》关于业务活动形成材料范围的规定，经与各所密切协商，确定具体归档范围。其次，对于各所的所级业务档案也要同中心业务档案一样，提出统一的立卷要求，以确保所级档案立卷规范。第三，严格所级档案的保管及利用制度，任何个人不得将档案据为已有。3、加强对档案人员的培训各所兼职档案员大多熟悉本科室的业务，档案知识相对贫乏。因此，要做好业务档案的立卷归档，就必须加强对他们的培训和指导。中心档案室可定期或不定期举办档案业务培训班，将档案业务学习列入兼职档案员继续教育的学习内容，以提高他们学习档案业务的积极性。同时，档案室人员也要主动指导各所立卷和编目。4、推行责任制，加强考核疾控中心在推行经济责任制时，应将业务档案的立卷归档也明确列入各所管理中，制定相应的考核指标，定期对各所进行考核，与奖金挂钩，这是确保两级管理实施的十分重要的措施。此外，应将业务材料的归档列入全中心业务人员年终考核评分标准中，从而真正确保业务档案的收集归档。综上所述，将业务档案实行两级管理，是疾病控制中心贯彻档案集中统一管理基本原则而建立的一种档案管理模式，它既符合疾病控制业务工作的特点和需要，又能使档案工作有效开展。