监理文件档案资料整编及管理细则

监理文件档案资料整编、管理细则陕西鼎科建设监理咨询有限公司二○一四年三月关于进一步加强工程建设档案资料规范化的通知公司各项目监理部：编制《监理文件档案资料整编、管理细则》是为了进一步提高公司建设工程监理文件管理水平，规范和统一监理文件的审批、收集、整编、移交和归档工作，现制定《监理文件档案资料整编、管理细则》，要求各项目部按照“细则”认真执行。1、项目部监理文件管理，实行总监理工程师负责制，项目总监理工程师主持项目监理部文件的整理立卷工作，对本项目的工程档案资料全面全责。专业监理工程师及监理员负责编制、收集、整理本专业相应资料。资料员负责资料归档、保管工作。公司定期对监理部资料进行检查，并纳入监理部监理人员的工作考核。2、监理资料要分类组卷、存档。资料填写要规范性、严密性、全面性、一致性、闭合性、可追溯性。严禁出现资料有通知、无回复、时间矛盾、无负责人签字、有因无果、内容有误，不分类组卷，无法查找，资料混乱现象。3、所监理工程项目竣工资料归档要求：向业主及建设项目所在地档案馆归档文件，请按建设工程文件归档整理规范（GB／T50328-2001）的要求向各级部门归档。在工程开工以后，监理部要同业主、当地质安站、档案馆进行联系、沟通对工程项目竣工资料归档要求（包括份数、施工及监理竣工资料目录及内容），从而为工程竣工资料向业主、档案馆的移交创造条件，对竣工资料有特殊要求的上报公司工程部备批。向监理公司归档的资料，请按照公司监理文件档案资料整编细则要求，整编归档。①、归档文件容、组卷方式见《监理文件档案资料整编细则》附录一；②、归档卷案样式见《监理文件档案资料整编细则》附录二、三、四。③、移交时间及份数：在工程竣工验收后一月内向业主及档案馆移交资料各一份，同时向公司档案部门移交一份竣工资料。④、向建设单位及档案馆移交资料后，监理部必须办理竣工资料书面移交手续。４、监理月报、监理规划、工程质量评估报告、监理工作总结，请按《监理文件档案资料整编细则》附录六要求的内容和样式编写、上报审批。资料收集、编写、整理、归档工作是监理部监理人员岗位职责，也是监理部监理人员考核的一项重要指标，请监理部监理人员特别是总监重视此项工作，按“细则”要求整编现有的和以后发生的工程监理资料，以完整、规范的工程监理档案资料上报公司。陕西鼎科建设监理咨询有限公司2013年11月1日目录1、总则......................................................................................12、监理文件档案资料的质量要求..................................................23、监理文件档案资料的立卷、组卷原则和方法..........................34、监理文件档案资料的移交..........................................................35、监理文件档案资料收集、整理内容..........................................46、监理文件档案资料的归档范围及归档样式.............................117、监理文件档案资料工作检查考核............................................128、附则.......................................................................................139、附录.......................................................................................14附录一施工阶段归档的监理文件......................................14附录二工程监理卷案封面式样.........................................17附录三监理档案审核备考表.............................................18附录四卷内目录式样.........................................................19附录五工程监理文件档案移交会签单.........................20附录六经公司审批的项目监理文件要求.........................2111、总则1.1为提高公司建设工程监理文件管理水平，规范和统一监理文件的审批、收集、整编、移交和归档工作，制定本细则。1.2本细则自发布之日起，适用于公司所承揽及合作的新建、扩建、改建建设项目施工的监理文件。1.3本公司建设工程监理文件的审批、收集、整编、移交、归档除执行本细则外，同时应符合《建设工程监理规范》（GB50319—2013）、《建筑工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）、《陕西省建筑工程施工质量验收技术资料管理整编规定》、《行业建设工程技术资料管理标准》及地方城建档案部门要求及合同要求。1.4公司监理文件资料管理实行总工程师负责制，总工程师为公司监理文件管理总负责人。工程部应对项目监理部文件的整理、编写、归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，工程部应对工程监理文件进行预验收。工程部负责监理文件的归档工作。1.5项目部监理文件管理实行总监理工程师负责制，由总监理工程师主持项目监理部文件的整理立卷工作。各专业工程监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理文件。资料员负责资料归档、保管工作。在工程竣工验收后，2由总监理工程师组织项目监理人员对监理资料进行整理和归档。1.6项目监理部在项目开工前，项目监理部应与建设单位取得共识，主动与城建档案部门进行联系，明确具体要求，接受陕西鼎科工程监理有限公司的领导和检查。1.７经本公司审批的项目监理（监理规划、质量评估报告、监理工作总结）文件，采用统一格式，按附录六报送审批。2、监理文件档案资料的质量要求2.1监理文件档案资料的内容及深度必须符合国家有关工程的施工、监理等方面技术规范、标准和规程。2.2归档的监理文件为原件（原件确有困难的为复印件）。监理文件内容必须真实准确、字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，与实际工程相符合。2.3监理文件的收集应满足“与建设工程同步，整理及时、真实齐全、分类有序”的要求。2.4监理文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、黑色中性签字笔等，复写时须用单面黑色复写纸。工程监理文件中文字材料幅面尺寸为A4（297mm×210mm）。图纸应采用国家标准图幅。33、监理文件档案资料的立卷、组卷原则和方法3.1监理文件立卷应符合建设工程文件归档整理规范，遵循文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。3.2监理文件的组卷应执行地方城市建设档案馆的统一规定。一般情况，一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程报验、工程材料报验文件应按单位工程组卷，对于监理的管理文件可按建设工程项目进行组卷。3.3立卷可采用如下方法：单位工程：可按照工程管理过程、施工过程控制组卷；建设工程项目：可按照单位工程施工过程、项目管理过程组卷。4、监理文件档案资料的移交4.1监理文件档案资料整理合格后，报送公司档案部门办理移交、归档手续。4.2项目部移交的监理资料，必须由总监理工程师审核并签字。4.3移交监理文件档案，应符合下列规定4.3.1向建设单位移交监理文件档案应符合下列规定：工程4竣工验收合格后一个月内，项目监理部应办理“工程监理档案移交单”（见附录五），方可向建设单位移交资料，并办理“工程监理档案移交清单”，移交清单应交公司档案室一份备案。若因各种客观原因(如:业主不能按合同约定支付监理费,不能按期接收监理档案等)导致监理档案不能按期交付，项目监理部应将其交回公司工程部/档案室，并办理“工程监理档案移交清单”。由公司工程部在具备交付条件时，具体负责办理监理文件移交的有关事宜。4.3.2向公司移交监理文件档案，应符合下列规定：项目监理部应在工程竣工验收合格，向建设单位移交资料后一个月内向公司档案室移交档案，并办理移交手续。5、监理文件档案资料收集、整理内容监理文件档案资料是在工程监理过程中逐步形成，项目监理部在日常监理工作中收集、整理的监理文件。日常监理服务过程中施工单位报验资料的审签，首先应审核该表格的使用是否符合要求，填写是否规范，然后再审核填写内容是否符合工程实际和有关标准、规范要求，确认无误签字后保留一份，其余返还施工单位。在监理工作中应收集的资料，应包括以下内容（以下列的各项内容不是每个项目必须有的资料，要结合本项目的实际情5况和建设、质检等单位的要求，收集所需的相应资料）。A类：合同文件1.委托监理合同及监理招投标文件2.建设工程施工合同及施工招投标文件3.工程分包合同4.各类建设单位与第三方签订的涉及监理业务的合同5.各类合同变更的协议文件6.合同争议调解的文件、违约报告及处理意见7.违约处理文件B类：工程前期文件1.建设项目立项批文2.建设工程规划许可证3.建设用地规划许可证4.建设用地红线图5.单位工程平面坐标图6.施工许可证7.建设工程质量监督申报表8.建设项目开工备案表9.建设工程质量检测工作协议及见证检测实施计划书10.质量监督站提供的《建筑与安装工程质量监督计划》11.设计施工图审查批复文件12.消防审查意见书613.抗震审核意见书14.人防审核意见书15.环境评价意见书C类：勘察设计文件1.工程地质、水文地质勘察报告2.施工图纸3.图纸审查记录4.设计交底及图纸会审会议纪要5.工程变更文件(含监理指令)6.工程设计、技术变更台帐D类：监理工作指导文件1.监理规划2.监理实施细则3.监理部总控制计划等E类：施工工作指导文件1.施工组织设计(含施工组织设计报审表)2.分部工程施工方案(含施工方案报审表)3.季节性施工方案(含施工方案报审表)4.其他专项(分项工程)施工方案(含施工方案报审表)F类：资质资料1.项目监理人员登记表、上岗证及总监理工程师任命书72.项目管理机构（项目经理部）及负责人登记表及上岗证3.特种作业人员、主要技术工种人员登记表及上岗证4.分包单位资格报审表(含资质资料及人员上岗证)5.成品、半成品供应单位资质报审表(含资质资料)6.工程试验室、桩碁检测单位、拉拔试验(包括见证取样送检试验室)资质资料G类：工程进度文件1.工程开工／复工报审表2.工程暂停令3.工程施工进度计划报审表(含进度计划)4.工程延期报审表5.其他有关工程进度控制的文件H类：工程质量文件1.建筑材料报审表（含见证取样复试）2.施工记录及施工试验记录4.施工测量放线报审文件5.砼浇筑令(含砼开盘鉴定)6.拆模报审表7.安全及功能试验文件8.工程质量问题处理记录及质量事故处理报告9.质量控制台帐810.材料进场验收台帐11.取样见证台帐12.设备选型报审表13.其他有关工程质量控制的文件14.不合格项目的通知I类：工程验收文件1.检验批质量验收记录(含工程报验单)2.隐蔽工程质量验收记录(含工程报验单)3.分项工程质量验收记录(含工程报验单)4.分部工程质量验收记录(含工程报验单)5.单位工程质量竣工验收记录(含工程竣工报验单)6.竣工验收报告7.工程竣工验收备案表8.其他有关专业工程的验收记录J类：工程造价审批文件1.工程量申报及审批文件2.工程预付款报批文件3.月工程款支付申报表4.工程变更费用报审表5.费用索赔报告及审批6.造价控制台帐7.其他有关工程造价控制的文件9K类：会议纪要1.第一次工地会议纪要2.监理例会会议纪要3.专题工作会议纪要4.其他会议纪要文件L类：监理报告1.监理月报2.地基基础、主体结构等分部工程质量评估报告3.单位工程质