科技档案

现代科技档案管理学吴品才现代科技档案管理学2绪论一、科技档案和科技档案工作的产生二、科技档案管理学的产生、发展和研究对象三、科技档案管理学的学科性质四、研究科技档案管理学的原则和方法现代科技档案管理学3分十五章：第一章科技档案概念第二章科技档案的构成第三章科技档案与邻近事物第四章科技档案的功能与作用第五章科技档案工作概述第六章科技档案事业的组织建设第七章科技档案事业管理现代科技档案管理学4第八章科技档案信息输入的前处理第九章科技档案信息输入第十章科技档案实体控制原理第十一章科技档案实体控制第十二章科技档案智能控制第十三章科技档案鉴定工作第十四章科技档案信息服务第十五章科技档案管理系统反馈控制现代科技档案管理学5第一章科技档案概念第一节科技档案概念与定义一、科技档案定义科技档案是直接记述和反映科技活动、归档保存的科技文件。科技档案内涵：1.揭示了科技档案的产生领域和内容性质2.明确了科技档案是科技活动的直接记录3.指出了科技档案是归档保存的科技文件现代科技档案管理学6二、科技档案定义可变之根源科技档案定义=种差+属概念当选取的属概念不同时，科技档案定义也有所不同：1.“科技文件”作为属概念2.“历史记录”作为属概念3.“科技信息”作为属概念当然，科技档案事业的不断发展和我们对科技档案概念认识的不断深化，定义也会发生变化现代科技档案管理学7三、科技档案定义的历史演变1.《技术档案室工作暂行通则》定义1959年“大连会议”讨论、制定并通过了《技术档案室工作暂行通则》。《通则》指出“凡是记述和反映本单位的基本建设、生产技术和自然科学研究等活动，具有保存价值，并且按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中保管起来的技术文件材料（包括图纸、照片、报表、文字材料等）都是技术档案（或称科学技术档案）。”现代科技档案管理学8《通则》定义的特点：[1]突出“本单位”，有助于本单位科技档案与本单位科技资料的区分。[2]指出“真实的历史记录”有助于进一步区分本单位的科技档案与本单位的科技资料。[3]强调“保存价值”有助于理解科技档案与现行科技文件的区别。[4]明确“整理归档”，进一步说明了科技档案与科技文件的区别。[5]规定“形成领域”，有助于理解科技档案与其他档案的不同。现代科技档案管理学9《通则》定义缺点：[1]过分强调本单位[2]违反形式逻辑的有关规则[3]有些称谓不够科学现代科技档案管理学102.《科技档案工作条例》定义1980年，在北京召开第一次正式的全国科技档案工作会议，制定了《科技档案工作条例》。《条例》指出“科学技术档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音等科技文件材料。”现代科技档案管理学11《条例》定义的特点：[1]去掉了“本单位”[2]规定了“形成领域”[3]指出了“应当归档保存”《条例》定义缺点：[1]“应当归档保存的科技文件”不一定都是科技档案[2]违反形式逻辑的有关规则[3]有些称谓仍不科学现代科技档案管理学12四、科技档案概念的历史演变1.技术资料阶段2.科技档案阶段现代科技档案管理学13第二节科技档案特点一、专业性/专业技术性所谓科技档案的专业性是指不同类型的专业性科技活动中形成的科技档案相互之间的差异性1.科技档案的形成领域具有鲜明的专业性特点2.科技档案的形成过程具有鲜明的专业性特点3.科技档案的内容性质具有鲜明的专业性特点4.科技档案的记录方式具有鲜明的专业性特点现代科技档案管理学14二、系统成套性围绕一个独立科技活动的开展而形成的全部科技档案是一个具有有机联系的不可分割的整体成套与“技术文件材料综合”，成套与全宗构成成套的条件科技档案管理的成套性原则现代科技档案管理学15三、现实使用性现行科技文件在失去其现行性进入科技档案阶段后，大多数的科技档案在其生命运动过程中能够指导科技活动的开展，再次表现出现行价值，有时甚至还是它们发挥现行效用的活跃期，并将在较长时期内呈现出现行效用。科技档案现行作用的衰减规律现代科技档案管理学16四、规范通用性形成产生于某一具体单位的一项具体科技活动中的科技档案，其发挥作用的范围往往不只限于这一具体单位和这一具体活动，作为一种科技信息源或一项科技成果，其作用远远超过特定的科技项目和它的形成单位，具有广泛的使用价值。科技档案发挥作用没有单位、部门和活动的界线，也没有地区甚至国家的界限，凡在一切需要使用的地方，理论上它都能发挥作用，这就是科技档案的规范通用性。当然这一特点主要体现在科技档案的现行价值发挥上。此外，在外在形式、载体类型、形成过程、有机联系和形成规律等方面，科技档案也有一定的特殊性。现代科技档案管理学17第二章科技档案的构成第一节科技档案本体的有机构成一、物质层次由载体和信息显现材料组成。载体指各种载录有信息的物质材料；信息显现材料指附着在载体之上用于显现信息内容的物质材料。现代科技档案管理学18二、表象层次科技档案信息内容的表象方式。三、信息层次凝聚在科技档案上的、使科技档案得以产生独特效用的信息内容。现代科技档案管理学19第二节科技档案基本种类的构成一、工业生产技术档案工业生产技术档案又称产品档案，是指在工业产品的设计、研制和生产、制造活动中形成的科技档案，是工业产品的设计、研制和生产、制造活动真实的历史记录。基本特点：以型号成套现代科技档案管理学20二、科研档案科研档案全称自然科学技术研究档案，是指在一切科学技术研究活动中形成的档案。基本特点：以课题成套现代科技档案管理学21三、基本建设档案基本建设档案简称基建档案，是指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工、竣工和使用、维修等活动中形成的，并且存放在建设单位或使用单位或工程设施管理单位中的科技档案。基本特点：以工程项目成套现代科技档案管理学22四、设备档案设备档案全称设备、仪器、仪表档案，是指在各种设备、仪器、仪表的整个生命周期活动中形成的科技档案。基本特点：以型号成套现代科技档案管理学23五、工业设计档案和工程施工档案1.工程设计档案是指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程项目的设计阶段形成的、并且存放在设计单位中的科技档案。基本特点：以工程项目成套2.工程施工档案是指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程项目的施工活动中形成的、并且存放在施工单位中的科技档案。基本特点：以工程项目成套现代科技档案管理学24六、农业生产技术档案七、气象档案、天文档案和水文档案八、地质档案和测绘档案九、地震档案、环保档案和医疗卫生档案返回现代科技档案管理学25第三章科技档案与邻近事物第一节科技档案与文书档案一、区分原因1.便于按科技档案和文书档案各自特点分别进行科学管理。2.便于保持科技档案与文书档案各自的完整。3.便于有效地利用科技档案。4.便于科技档案完整及时地移交。现代科技档案管理学26二、区分方法1.内容原则即根据档案所记载和反映的内容不同来区分科技档案和文书档案。注意：[1]不能以“科技内容”作为区分标准[2]不能以“文件名称”作为区分标准[3]不能以“文书处理运转程序”和“文书形式”作为区分标准。现代科技档案管理学272.整体原则又称“完整性原则”，即要求遵循科技档案和文书档案的各自形成规律，维护科技档案和文书档案各自的完整。3.职能原则又称“倾向性原则”，即根据本单位或本部门的基本职能活动作倾向性判断。注意：区分科技档案与文书档案时，上述三个原则必须依次使用，即倾向性原则不得首先使用。现代科技档案管理学28三、科技档案与文书档案区分问题评述现代科技档案管理学29第二节科技档案与科技资料一、区分方法1.判断材料与本单位的关系2.判断材料在本单位发挥的作用现代科技档案管理学30二、科技资料与原始性1.科技资料的范围2.部分科技资料具有原始性3.科技资料原始性的意义现代科技档案管理学31第三节科技档案与现行科技文件一、科技档案与现行科技文件的区别现行科技文件和科技档案虽然都是科技文件本体在前后两个不同运动阶段的两种不同称谓，但它们之间仍有一定的区别：1.二者发挥的功能与作用不同2.二者数量不同3.二者存在形式不同4.二者存放地点不同5.二者管理方式不同现代科技档案管理学32二、现行科技文件与科技档案的相互转化1.科技档案能够转化为现行科技文件只有在指导现实科技活动开展，体现其依据作用时方才转化为现行科技文件。2.并非所有科技档案都能转化为现行科技文件只有具有依据作用的科技档案才能转化为现行科技文件。3.现行科技文件与科技档案的转化并非可逆4.只有科技档案复制件才能转化为现行科技文件现代科技档案管理学335.科技档案转化为现行科技文件只能间接进行现行KWKDKZ现行KWKDAB注：图中KW表示科技文件，KD表示科技档案，KZ表示科技资料，A表示A科技活动，B表示B科技活动现代科技档案管理学34三、科技档案转化为现行科技文件理论之应用1.“科技档案”是档案吗？2.所谓“科技档案更改”的本质探索3.科技档案为何能走向市场实质：促使科技档案转化为现行科技文件，体现科学技术是第一生产力的基本精神。4.对文件生命周期理论的再认识针对同一社会实践活动而言，具有普遍性，但并未揭示文件运动的全部。现代科技档案管理学35图：科技文件价值形态变化规律A科技活动现行价值第一价值第二价值（参考价值）（参考价值）B科技活动现行价值现行价值A科技活动现行科技文件半现行科技文件非现行科技文件（科技资料）（科技资料）B科技活动现行科技文件现行科技文件现代科技档案管理学36第四章科技档案的功能与作用第一节档案的宏观意义与微观意义一、档案的微观意义针对特定的社会活动，即形成文件的活动。二、档案的宏观意义相对于全部的社会活动而言。三、从微观和宏观两方面去认识档案有助于全面、恰当地认识档案的功能与作用。四、与文件生命周期理论相吻合现代科技档案管理学37第二节科技档案的功能与作用一、科技知识储备功能、管理功能和认识功能1.科技知识储备功能2.管理功能3.认识功能现代科技档案管理学38二、凭证作用、依据作用、参考作用和情报作用1.凭证作用2.依据作用3.参考作用4.情报作用现代科技档案管理学39第五章科技档案工作概述第一节科技档案工作的地位、内容和基本任务一、科技档案工作地位二、科技档案工作内容1.科技档案的宏观管理2.科技档案的微观管理现代科技档案管理学40三、科技档案工作的基本任务按照一定原则和要求，科学地管理科技档案，积极地开发科技档案信息资源，及时准确地提供科技档案，为经济建设和科学研究工作服务。现代科技档案管理学41第二节科技档案工作的性质科技档案工作的性质主要由科技档案工作的任务、作用和特点所决定的。现代科技档案管理学42一、专业技术性1.科技档案工作有自己独立的工作对象。2.科技档案工作有特定的工作内容、工作方法和完整的专业体系。3.科技档案工作有自己比较完整的学科理论和专业知识体系。4.不同科技专业系统的科技档案工作之间存在着差别。现代科技档案管理学43二、科技管理的基础性首先，科技档案工作具有科技管理性1.科技档案工作为企事业单位的各种职能性管理工作提供依据和前提条件。2.科技档案工作是信息管理工作的重要内容。3.科技档案工作为企事业单位的其他基础性管理工作提供依据、创造条件。现代科技档案管理学44三、条件性科技档案工作是一项条件性工作，为其他职能工作开展服务、创造条件。四、机密性结论：科技档案工作是一项以科技管理为中心内容的专业性和服务性的工作现代科技档案管理学45第三节科技档案工作的基本原则一、集中统一地管理科技档案1.集中统一地管理科技档案的必要性2.科技档案实行集中统一地管理原则的要求和内容3.贯彻科技档案实行集中统一地管理原则的方法[1]分清“立档单位”[2]在集中统一管理的基础上方便利用现代科技档案管理学46二、维护科技档案的完整、准确、系统、安全1.完整：科技档案齐全成套2.准确：科技档案同它所记录和反映的客观对象真实情况与科技活动过程之间的一致性3.系统：科技档案之间的有机联系4.安全：科技档案