第七章 文书处理与档案管理

引入案例主要内容本章小结案例分析实践训练学习目标第七章文书处理与档案管理电子教案模版配色（1）通过本章学习，你应能够：1.了解文书处理的原则2.了解文书处理的行文关系及行文方式3.掌握文书处理的收文及发文程序4.了解档案管理的内容与分类5.进行全宗内档案的分类及案卷的排列与编目学习目标第七章文书处理与档案管理某酒店的文书处理工作内容（略，请见教材第180页）引入案例第七章文书处理与档案管理第一节文书处理第二节档案管理概述第三节全宗内档案的分类主要内容第七章文书处理与档案管理第一节文书处理一、文书处理的原则1.及时、高效2.准确、周密3.精简、求实4.安全、可靠第七章文书处理与档案管理第一节文书处理二、文书处理的行文关系与行文方式（一）行文关系1.隶属关系（1）同一系统的上下级单位之间构成的领导与被领导的关系（属行政关系）；（2）同一系统的上下级部门之间构成的指导与被指导的关系（属业务关系）。2.非隶属关系（1）同一系统同级单位、部门之间或不同系统的同级单位、部门之间；（2）非同一系统的非同级单位、部门之间。第七章文书处理与档案管理第一节文书处理第七章文书处理与档案管理对口行文联合行文横向行文越级行文公开行文直达行文多级行文逐级行文授权行文转发行文行文方式（二）行文方式二、文书处理的行文关系与行文方式第一节文书处理三、文书处理程序第七章文书处理与档案管理公文处理的基本程序图请见教材第184页。小知识第一节文书处理三、文书处理程序（一）发文处理程序1．草拟（1）交拟。交拟是指单位、单位的领导或秘书部门的负责人向准备拟写稿件的人交待拟写稿件的任务。（2）起草。文稿的起草要了解领导交待的事情始末，做好调查研究，认真分析各类情况和需要，然后再起草。2.审核审核又称核稿，是指草拟好的文稿在送出去前，由秘书部门负责人对文稿的内容、文种、用词等方面进行全面的检查。审核主要把好行文关、政策关和文字关。第七章文书处理与档案管理第一节文书处理三、文书处理程序（一）发文处理程序3.签发“签发”又称为“会签”，是指单位的领导人对审核过的文稿进行最后的审查，审查无误在发文稿纸上签署意见并注明签发人的姓名及年月日。4.复核复核是发文办理过程中的第二次审核，是在正式的公文印制出来之前，秘书部门对签发的文稿进行复核审查。5.缮印缮印，是根据复核好的文件定稿进行誊清或印制文件。第七章文书处理与档案管理第一节文书处理三、文书处理程序（一）发文处理程序6.校对校对是对缮印出来的文本清样与定稿进行全面的对照检查。7.用印用印是在文件的正本落款的地方盖上发文单位的公章。8.登记登记，是对准备发出的文件进行记录，以便日后核查。9.分发分发，是对印制完毕需要发出的文件进行分封和发送。第七章文书处理与档案管理第一节文书处理第七章文书处理与档案管理序号发出日期发文字号文件标题成文时间密级缓急附件份数主送机关抄送机关签收人归卷日期存档号备注发文登记簿小知识三、文书处理程序（一）发文处理程序第一节文书处理（二）收文处理程序1.签收2.拆封3.登记需要登记的文件有：（1）上级单位的指导性的、参阅性的或需要办理的文件；（2）下级单位的请示性、报告性的文件；（3）带有密级的重要资料；（4）单位内部使用的文件、会议文件和音像文件。不需要登记的文件有：（1）领导人的亲启件；（2）事务性的通知、便函等；（3）一般性的简报；（4）公开的和内部不保密的出版物；（5）已经被其他综合性质的文件包括的文件。第七章文书处理与档案管理第一节文书处理（二）收文处理程序4.审核5.传阅6.拟办。秘书人员或经授权的部门在领导批办之前对文件的问题提出如何办理的初步意见，供领导人批办时参阅。7.批办8.承办。就是按照领导人的批示意见执行具体的工作。9.催办。就是文秘人员按照承办时限，对承办部门定期进行检查与催促，防止文件处理被延误。10.注办。是由经办人在文书处理单上对文书的承办的情况和结果进行简要的情况说明第七章文书处理与档案管理第一节文书处理第七章文书处理与档案管理四、文书立卷1.文书立卷的基本原则（1）能正确反映单位工作的历史面貌。（2）保持文件之间的内在联系和完整。（3）便于管理和查找利用。2.文书立卷的方法（1）按文件特征立卷。它包括：作者特征、问题特征、名称特征、时间特征、通讯者特征和地区特征。（2）按照文件的保管期限立卷。案卷的保管期限分为永久、长期、短期三种按通讯者特征立卷实例（1）化工大学关于王兰工作调动的函（2）工业大学关于王兰工作调动的复函（3）化工大学关于刘海工作调动的函（4）工业大学关于刘海工作调动的复函以上案例是按照文件的通讯者相同来立卷的，案卷的标题为：《化工大学与工业大学关于王兰、刘海工作调动问题的来往文书》微型案例第七章文书处理与档案管理第一节文书处理第一节文书处理第七章文书处理与档案管理1．归档范围上级发来的与本单位有关文件。重要的会议材料。单位对外的正式发文。重要的往来文书。本单位及各部门的工作计划、报告及重要的统计材料等。本单位签订的合同、协议书等。本单位干部任免与惩的文件。本单位工资、福利方面的文件。本单位及下属单位成立、合并、撤销等材料。本单位的历史沿革、大事记、以及反映本单位重要活动的剪报、照片、录音、录像带等。本单位处理群众来信来访的原件、记录及处理结果。本单位财产、档案等交接凭证。本单位外事方面的文件材料。需要贯彻执行的规定、通知等。下级单位报送的报告及统计报表。五、归档第一节文书处理第七章文书处理与档案管理2．归档的时间按照《机关档案工作条例》的规定：机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。3．归档的要求归档的文件材料要齐全、完整。文件和电报按其内容的联系、合并整理、立卷。归档的文件材料，要保持它们的历史联系；区分保存价值，分类整理、立卷；案卷标题简明确切，便于管理。五、归档档案管理是机关或单位的文书部门将立卷归档好的文件移交给档案部门，档案部门对于处理完毕并具有保存价值的文件实体及信息进行收集、整理、鉴定、保管、开发和提供利用等一系列业务活动。第二节档案管理概述第七章文书处理与档案管理一、收集档案室收集工作的职责监督文件的形成过程督促归档制度的落实开展零散文件的收集工作指导文书部门的立卷归档工作第二节档案管理概述第七章文书处理与档案管理第二节档案管理概述第七章文书处理与档案管理微型案例二、整理（一）档案整理工作的内容档案整理工作的内容包括全宗、全宗内档案的分类、立卷（组卷、卷内文件的排列和编号、填写卷内目录和备考表、拟写案卷标题、填写案卷封面）、案卷排列和编号、编制案卷目录等业务环节。（二）档案整理工作的原则第一，保持文件间的历史联系；第二，便于保管和利用；第三，充分尊重和利用原有的整理成果。（三）区分全宗全宗，是一个具有独立性的组织或个人在其社会活动中所形成的档案的有机整体，这个有机整体便为一个全宗。第二节档案管理概述第七章文书处理与档案管理三、鉴定（一）档案价值鉴定工作的内容第一，制定鉴定档案价值的标准；第二，判定档案的价值，确定保管期限；第三，剔出无保存价值和保管期满的档案（二）档案价值鉴定工作的程序第一，文件归档鉴定；第二，划定文件的保管期限；第三，档案价值复审；第四，销毁无价值档案。（三）鉴定档案价值的标准1．分析文件的内容；2．分析文件的来源和时间；3．文件的完整性和有效性；4．分析文件的名称、稿本和外形特征。第二节档案管理概述第七章文书处理与档案管理四、保管保管，是维护档案在库房中的存放秩序并保护档案不受损害，是确保档案完整安全的重要基础性工作。五、检索检索，是采用一定的手段，对档案信息进行加工，并编制检索工具，使利用者更加方便地利用档案。常用的档案检索工具的编制方法有：案卷文件目录；分类目录；主题目录；文号索引；人名索引；全宗指南第二节档案管理概述第七章文书处理与档案管理案卷号案卷题名起止日期页数保管期限附注顺序号责任者文件字号文件题名文件日期所在页号附注第二节档案管理概述第七章文书处理与档案管理案卷文件目录微型案例七、编研编研，为了更好地利用、研究档案信息，对具有较高利用价值的档案内容进行研究、选择、编辑、出版等。编研的成果主要有：档案文献汇编；档案文摘汇编；档案参考资料；年鉴。八、统计统计，通过记录和量化的数据研究、分析档案及其管理中的规律和发展趋势，为管理工作提供真实可靠的原始数据，增强档案管理的科学化。第二节档案管理概述第七章文书处理与档案管理第三节全宗内档案的分类一、常用的档案分类法（一）年度分类法年度分类法就是根据形成和处理文件的年度对档案进行分类。年度的处理主要有以下几种情况：1．跨年度的文件处理。通常收文以收到年度为准；发文以文件签发的年度为准；内部文件以定稿时间为准。2．某些文件的形成时间与文件内容涉及的年度不一致，则以文件内容针对的年度为准。3．专门年度的文件处理。如，教育部门在教学活动中是按学年计算。另外，有一些文件由于某种原因没有标注或找不到日期，对此需要根据文件内容或各种标记等方法，考证和判定文件的准确或近似日期，并将其合理归类。第七章文书处理与档案管理第三节全宗内档案的分类（二）组织机构分类法组织机构分类法就是档案按文件形成或承办的部门来分类，一个机构设置一个类，机构名称就是类名。分类时需注意的事项有：以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中；几个机构联合办理的文件一般应归入主办机构；业务部门起草而以机关或办公厅(室)名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归入负责起草文件的机构类中，否则归人办公厅(室)类。第七章文书处理与档案管理第三节全宗内档案的分类（三）问题分类法问题分类法就是按照文件内容所说明的问题对档案文件划分类别。其适用范围包括以下几种情况：1．立档单位内部机构不稳定，变动较大且又较为复杂，不宜按组织机构分类，而适用于按问题分类；2．各个机构的文件由于某种原因被打乱而混杂在一起，难以按组织机构分类．从而只能按照问题分类；3．单位在用了组织机构作为第一或第二层的分类法后，由于类内档案数量较多．确实有必要细分，这时就可以结合采用问题分类法。第七章文书处理与档案管理第三节全宗内档案的分类二、常用的复式档案分类法1．年度一组织机构分类法。即以年度为第一级类目，机构为第二级类目。第七章文书处理与档案管理某企业按年度—组织机构分类2000年办公室人事部报关部生产部…2001年办公室人事部报关部生产部…微型案例第三节全宗内档案的分类二、常用的复式档案分类法2．年度—问题分类法。即以年度为一级类目，问题为二级类目。第七章文书处理与档案管理某农林水利局全宗分类2000年会议类组织人事类生产类品质类…2001年会议类组织人事类生产类品质类…微型案例第三节全宗内档案的分类二、常用的复式档案分类法3．组织机构—年度分类法这种方法适用于立档单位内部组织机构多年一直不变，或在比较稳定的基础上有所调整的全宗。4．问题一年度分类法这种方法是适用于历史档案和撤销机关档案。对现行机关的档案，不宜采用这种分类方法。第七章文书处理与档案管理第三节全宗内档案的分类二、常用的复式档案分类法第七章文书处理与档案管理微型案例第三节全宗内档案的分类二、常用的复式档案分类法1．年度一组织机构分类法。即以年度为第一级类目，机构为第二级类目。第七章文书处理与档案管理某企业按年度—组织机构分类2000年办公室人事部报关部生产部…2001年办公室人事部报关部生产部…微型案例第三节全宗内档案的分类三、案卷排列与编目（一）案卷排列案卷排列就是将各类已经组合好的案卷，按照系统整理的要求，采用一定的方法，确定其先后排列次序，并按此顺序编上号码的工作。1.案卷目录编制方法。按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列；按照文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区排列；按照案卷形成时间先后顺序排列；按照案卷所属的组织机构或问题的重要程度排列；按照案卷所属的保管期限进行排列。案卷的排列顺序一旦确定，就应对每个案卷逐个编号，以固定排列顺序。第七章文书处理与档案管理第三节全宗内档案的分类第七章文书处理与档案管理微型案例机构年度保管期限案卷