第六章档案登记与统计

第六章档案登记与统计第六章档案登记与统计6.1.档案登记和统计概述6.2.档案室的登记和统计工作6.3档案室的登记和统计工作6.4档案行政管理部门的统计工作6.1.档案登记和统计概述6.1.1.档案登记和统计的一般概念6.1.2.档案登记和统计工作的任务和要求6.1.3.选定档案统计指标6.1.4.档案统计调查6.1.5.档案统计资料整理与统计分析6.1.6.案卷数量和状况检查6.1.7.档案统计标准化6.1.1.档案登记和统计的一般概念•登记▫一种是带有司法行为性质的认证性登记如婚姻登记，商标、专利、工商营业执照的注册登记等等；▫一种是在各项日常管理活动中对各种事实、行为的工作记录性登记如会客登记、出入库登记等等。6.1.1.档案登记和统计的一般概念•登记▫对管理活动中发生的种种较为重要的事实、行为、现象、数字等进行随时记录，以把握整个管理工作的过程和状态。•统计▫较为宏观的定量描述、定量分析的技术方法，用以认识事物的总体状态、趋势和性质，为领导和决策行为基础性信息支持。6.1.1.档案登记和统计的一般概念•登记和统计工作的关系▫登记工作是统计工作的基础。▫登记工作是统计工作的一部分。•档案登记与统计涉及档案管理领域所有的重要事实与数据。6.1.2.档案登记和统计工作的任务和要求•任务：▫对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析，提供统计资料，实行统计监督。6.1.2.档案登记和统计工作的任务和要求•要求：▫准确性▫及时性制度化并相互结合档案统计网络▫科学性科学的标准和方法全国通用的档案统计报表，统一的格式、口径和标准，明确统计的范围、内容、项目和要求•遵循全国统计工作现代化的要求，须达到：▫统计指标体系完整化▫统计分类标准化▫统计调查工作科学化▫统计基础工作规范化▫统计计算和数据传输技术现代化▫统计服务优质化•从统计的对象来看，分为两方面：▫Ａ、对档案实体及其管理状况的统计；▫Ｂ、对档案事业的组织与管理状况的统计；•目前，我国档案工作的基本情况统计，分为四个层次：▫其一，全国档案工作基本情况统计；▫其二，专业系统档案工作情况统计；▫其三，地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本情况统计；▫其四，档案馆、档案室档案工作情况统计。档案统计工作的意义是认识档案工作的一种重要手段；可以把定性分析和定量分析结合起来；是档案事业建设的一项重要的基础工作；可以为制定档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规划提供提供依据。6.1.3.选定档案统计指标6.1.3.1.确定档案统计指标的原则6.1.3.2.档案统计指标的主要内容6.1.3.1.确定档案统计指标的原则•必须与档案工作中一定的数量表现联系在一起•统一性和稳定性•可比性•运用平均数，必须遵循总体同质性的原则6.1.3.2.档案统计指标的主要内容有关档案馆馆藏情况指标档案总量结构分量不同种类不同历史时期不同保管期限不同制成材料不同整理状况资料数量6.1.3.2.档案统计指标的主要内容有关提供利用方面的指标利用者情况（人次）利用服务情况提供利用总量不同方面利用分量编研情况6.1.3.2.档案统计指标的主要内容有关档案经费及机构建设方面的指标档案事业经费机构设置档案馆基建情况档案馆（室）库房面积档案馆（室）内设备6.1.3.2.档案统计指标的主要内容档案工作人员基本情况指标人员总量（定编）结构分量不同年龄组不同文化程度不同档案专业程度不同专业技术职称6.1.3.2.档案统计指标的主要内容档案专业教育基本情况指标普通高校学生与师资情况成人高校学生与师资情况中等学校学生与师资情况6.1.4.档案统计调查•6.1.4.1.统计报表▫统计报表是下级档案管理机关和档案馆（室），按照统一的规定向上级机关以表的形式定期报送的文件▫最基本、最常见▫报表制度的主要特点：填报单位都以原始记录为依据，按照规定的格式、统一的计算方法和一定的期限填送报表。•6.1.4.2.专门调查▫专门调查是根据一定的目的要求，临时组织起来的调查，它是统计报表的一种补充形式。6.1.5.档案统计资料整理与统计分析•统计分组▫把档案工作中的各种现象分出不同类型的组，加深认识档案工作总体构成与现象之间的相互关系。▫分组的关键是分组标志•档案统计分析▫是对调查获得的大量的经过整理的资料进行分析研究，从中发现和总结出带有典型性的经验教训。▫动态分析方法时间序列•也叫时间数列、历史复数或动态数列。•它是将某种统计指标的数值，按时间先后顺序排到所形成的数列。•时间序列预测法就是通过编制和分析时间序列，根据时间序列所反映出来的发展过程、方向和趋势，进行类推或延伸，借以预测下一段时间或以后若干年内可能达到的水平。时间序列•其内容包括：▫收集与整理某种社会现象的历史资料；▫对这些资料进行检查鉴别，排成数列；▫分析时间数列，从中寻找该社会现象随时间变化而变化的规律，得出一定的模式；▫以此模式去预测该社会现象将来的情况。6.1.6.案卷数量和状况检查•目的：▫查明档案的实有数量是否与案卷目录上的登记相符，发现被损坏的案卷和字迹模糊需要修复，需要重新装订、消毒和复印的文件。•检查工作要严格以全宗为单位进行•检查周期要根据全宗的重要程度来确定。▫5年，10年，15年6.1.6.案卷数量和状况检查•缺卷、编目上的错误和实际损坏，都要计入“案卷数量和状况检查单”。▫检查单在检查过程中要按每个目录分开填写。▫检查案卷数量过程中，不允许在目录上随意做标记，也不允许打乱案卷的排列次序。▫检查以后在目录上加盖“××××年检查”的戳记。▫作出案卷数量与状况的检查报告其中注明全宗号、全宗名称和种类、检查日期以及检查的总数量、目录中实有案卷数、目录所缺案卷数、由于案卷放错位置而发生漏编号数以及实有案卷总数，需要装订、消毒、杀虫、修复、恢复模糊字迹的案卷数。6.1.7.档案统计标准化•建立健全统一的档案统计工作制度•统一报表的格式•统一计量单位6.2.档案室的登记和统计工作6.2.1.档案状况登记6.2.2.档案工作状况登记6.2.1.档案状况登记•卷内目录•案卷目录•归档文件目录：分类方案和室编件号•总登记薄：档案收入、移出变化情况和实存数量卷内目录案卷目录归档文件目录6.2.2.档案工作状况登记6.2.2.1.工作日志6.2.2.2.人员进出库房登记6.2.2.3.档案出入库登记6.2.2.4.档案清点、检查登记6.2.2.5.档案利用登记簿6.2.2.6.利用者登记卡6.2.2.7.档案借出登记簿6.2.2.8.档案复制、摘抄登记表6.2.2.1.工作日志•逐日记录每一天的工作内容及其进程和问题•一般采用簿册形式，按机构单位或按人，每月或每年用一册，每一页用于登记一天或一周的工作情况。•登记项目：日期（年月日星期），时间（上午下午或具体时刻），工作内容，工作量与进度，工作中的问题及处置情况，每周或每月的统计、小结等。6.2.2.2.人员进出库房登记•登记本，放置在库房入口处•每次进出均应登记•登记项目：▫日期、进出库人员姓名、进入库房时间（时刻）、进库事由、出库时间（时刻）等。6.2.2.3.档案出入库登记•登记本，放置在库房入口处或库房中固定位置•登记项目：▫出库的日期及时间（时刻）、档号及数量、原因（即用途）、归入日期及时间（时刻）、经手人，等。6.2.2.4.档案清点、检查登记•登记表（本册或单页式）、笔记本•存入全宗卷中•登记内容▫清点、检查的日期，原因，清点、检查过程中发现的情况及问题，清点、检查的结果（结论），从事清点、检查的工作人员姓名•清点、检查报告6.2.2.5.档案利用登记簿•教材P2396.2.2.6.利用者登记卡•档案馆，规模较大的档案室•初次利用•教材P2396.2.2.7.档案借出登记簿•教材P2406.2.2.8.档案复制、摘抄登记表•提出申请，履行批准手续，确认复制、摘抄事实。•散页的表格，装订成册•教材P2406.3.档案馆的登记与统计工作•按时间顺序，无论初次进馆还是重复进馆•教材P241、2426.3.1.收进登记簿•教材P2426.3.2.全宗名册•全宗的一般情况介绍、未编目档案、已编目档案•教材P243、2446.3.3.全宗单•教材P2446.3.4.案卷目录登记簿6.4.档案行政管理部门的统计工作•由档案馆填写，并向档案行政管理部门报送•教材P2466.4.1.全宗卡片•教材P2476.4.2.全宗变化情况年度报表•教材P2486.4.3.档案机构、人员基本情况统计表