行档案管理工作指引

1Ref.:CQ/档案管理办公档案管理工作指引简介编制本手册主要目的是给予物业管理公司各级员工工作中参考，尤其是指导物业管理公司办公文件及档案管理。本手册内容基于物业管理公司环境条件不同，故实际施行细节可允许作部分变动，但由公司指示而定。本手册内容主要分四大部分：一.物业管理公司档案管理制度二.物业管理公司档案保管三.物业管理公司日常规范文本四.物业管理公司发函及通告规2物业管理公司档案管理制度一、物业管理公司档案管理规定：1.公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。2.有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。3.物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。4.物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。5.物业管理公司档案在历任主管调职、离任时应向公司或接任者办理移交手续，经确认后方可离任。6.物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。7.因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符合要求的保管责任人将作适当处分。9.公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对公司管理有重大影响及损害公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。3二.物业管理公司管理保密规定：1.在工作范围获有关的公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。2.业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。3.公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务。4.因工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐蔽放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。5.公司制定的各类规章制度及工作指引，由公司统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅(须办理借阅手续)，每次限时一周。实行借阅目的为指引员工工作及员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。6.发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。7.员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业户保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。8.员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。4物业管理公司档案管理一.公司档案资料：1、公司验收档案：1)大楼土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料)；2)大楼设施设备之质检、消防、劳动局、技术质量监督局、公安及音像管理等部门验收合格文件；3)大楼机电设备保养合约；4)大楼公共区域设施设备验收记录(管理公司)；5)大楼公共区域设施设备移交记录(发展商、承包商与管理公司)；6)单元验收及移交记录(承包商、业主与管理公司)；2、公司二次装修档案：1)用户单元二次装修图则及审批手续；2)二次装修期间管理处监督检查资料；3、业户资料：1)大楼入伙情况记录；2)大楼业主(租户)情况登记(包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等)；4、公司管理文本汇编：1)管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册；2)公司各类管理规章制度及装修规定等；3)公司各项管理分包合约；5、公司设备维修保养类：1)各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施；2)各类设施设备有独立的维修档案，及日常巡检维修记录；3)主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录；4)物业管理处有用户维修报修单，维修后应有回访记录；56、公司设施设备检测类：1)变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录；2)电梯要有技术质量测检局合格证书及年检报告；3)生活水箱要定期清洗消毒并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测报告，清洗工作应有有效体检证明；4)避雷系统应有定期检测报告；5)应有定期沉降检测报告；6)消防泵、管道应有定期试机及换水记录，烟感及温感探头应有定期测试工作记录；7)其它设施设备检测记录资料；7、公司下属物业管理处运作类：1)公司物业管理处正式文件应用电脑打印操作，并有规定的电脑档号及存档目录记录；2)公司管理费收缴情况；3)公司管理费财务报告；4)公司物业管理处运作报告；公司物业管理处会议记录(包括内部会议及与发展商或业主委员会的会议)公司物业管理处值班记录保安值班记录设备值班与巡检记录管理工作计划与报告工程设备管理计划与报告公司物业管理处往来信函用户报修与投诉处理记录承包商维修或保养工作情况记录6二.物业管理公司档案存档要求资料内容文档名称存档要求目录索引1.土建设备安装竣工资料《物业管理公司竣工图则资料》图纸档案盒(蓝色)数量：按类建立每张图纸名称索引2.大楼设施设备质检、消防等部门验收文件《物业管理公司审验文件》易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本按设施设备单项设索引3.机电设备保养合约《物业管理公司设备保养合约》易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本按设施设备单项设索引4.公共区域设备设备验收记录《物业管理公司公共区域验收记录》图纸档案盒数量：按量而定按区域、设备名称设索引5.公共区域设备移交记录《物业管理公司公共区域移交记录》图纸档案盒数量：按量而定按区域、设备名称设索引6.单元验收及移交记录《物业管理公司单元验收移交记录》图纸档案盒数量：按量而定按单元设目录索引7.用户单元二次装修图则及审批手续《物业管理公司二次装修审批记录》图纸档案盒数量：按量而定按单元设目录索引8.二次装修监督检查资料《物业管理公司二次装修监督记录》图纸档案盒数量：按量而定按单元设目录索引9.入伙情况记录《物业管理公司入伙情况记录》易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本按月作报表不作索引10.大楼业主、住户及租户情况记录《物业管理公司业主、用户情况记录》易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本按顺序存档不作索引11.管理合约、用户手册汇编《物业管理公司管理文本汇编》易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本按文本分类索引12.管理规章制度及装修规定《物业管理公司规章制度汇编》易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本按文本分类索引13.管理分包合约《物业管理公司管理分包合约》易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本同上14.设施设备维修保养制度及应急措施《物业管理公司维修保养制度》易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本同上15.设施设备维修档案《物业管理公司设备维修档案》易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本同上7资料内容文档名称存档要求目录索引16.设施设备检测记录《物业管理公司设备检测记录》易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本同上17.管理财务报告《物业管理公司财务报告》易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本按月报告存放不作索引18.管理费收缴情况记录《物业管理公司管理费收缴记录》易事A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本同上19.管理报告《物业管理公司管理报告》易事快A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本同上