长沙档案馆资料要求

卷内目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页次备注中华人民共和国国家标准PGB/T50328—2001建设工程文件归档整理规范Codeforconstructionprojectdocumentfilingandarrangement2001—03—05发布2001—07—01实施联合发布中华人民共和国建设部国家质量技术监督局关于发布国家标准《建设工程文件归档整理规范》的通知建标[2002]8号根据我部“关于印发《二000至二00一年度工程建设国家标准制订、修订计划》的通知（建标[2002]87号）的要求，，由建设部会同有关部门共同制订的《建设工程文件归档整理规范》，经有关部门会审，批准为国家标准，编号为GB／T50328－2001，自2001年5月1日起施行。本规范由建设部负责管理，建设部城建档案工作办公室负责具体技术内容的解释，建设部标准定额研究所组织中国建筑工业出版社出版发行。中华人民共和国建设部2002年1月10日前言本规范是我部“关于印发《二000至二00一年度工程建设国家标准制订、修订计划》的通知“（建标[2002]87号）的要求，由建设部城建档案工作办公室会同有关城建档案馆共同编制而成的。在编制过程中，规范编制组开展了专题研究，进行了比较广泛的调查研究，总结了多年来建设工种文件归档整理工作的经验，参考中华人民共和国国家标准GB／T11822－2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》，并以多种方式广泛征求了全国有关单位的意见，对主要进行了反复修改，最后经审定定稿。本规范主要规定的内容有：工种文件的归档范围及质量要求，工程文件的立卷，工程文件的归档，工程档案的验收与移交。本规范将来可能需要进行局部修订，有关局部修订的信息和条文内容将刊登在《工程建设标准化》杂志上。为了提高本规范质量，请各单位在执行本规范的过程中，注意总结经验，积累资料，随时将有关的意见和建议寄给建设部城建档案工作办公室（地址：北京三里河路9号，邮编：100835），以供今后修订时参考。本规范主编单位：建设部城建档案工作办公室。本规范参编单位：北京市城建档案馆、南京市城建档案馆、重庆市城建档案馆、广州市城建档案馆。本规范主要起草人：王淑珍、姜中桥、苏文、周健民、周汉羽、蔡艳红。目次1总则………………………………………………………………………52术语………………………………………………………………………63基本规定………………………………………………………………84工程文件的归档范围及质量要求………………………………….94.1工程文件的归档范围……………………………………………94.2归档文件的质量要求…………………………………………….95工程文件的立卷………………………………………………………115.1立卷的原则和方法…………………..…………………………115.2卷内文件的排列…………………………………………………115.3案卷的编目………………………………………………………125.4案卷装订…………….……………………………………………135.5卷盒、卷夹、案卷脊背…………….…………………………136.工程文件的归档……………………………………………….………157.工程档案的验收与移交……………………………………….……..16附录A建设工程文件归档范围和保管期限表…………………….17附录B卷内目录式样………………………………………………….31附录C卷内备考表式样…………………….…………………………32附录D案卷封面式样………………………………….………………33附录E案卷脊背式样………………………………….………………34本规范用词说明…………………………………………………………35条文说明………………………………..…………………………………361总则1.0.1为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。1.0.2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。1.0.3建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。2术语2.0.1建设工程项目（constructionproject）经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。2.0.2单位工程（singleproject）具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。2.0.3分部工程（subproject）单位工程中可以独立组织施工的工程。2.0.4建设工程文件（constructionprojectdocument）在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。2.0.5工程准备阶段文件（seedtimedocumentofaconstructionproject）工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。2.0.6监理文件（projectmanagementdocument）监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。2.0.7施工文件（constructingdocument）施工单位在工程施工过程中形成的文件。2.0.8竣工图（as-builddrawing）工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。2.0.9竣工验收文件（handingoverdocument）建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。2.0.10建设工程档案（projectarchive）在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。2.0.11案卷（file）由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。2.0.12立卷（filing）按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。2.0.13归档（puttingintorecord）文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。3基本规定3.0.1建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。3.0.2在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责：1在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；2收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；3负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、各界和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；4收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；5在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取行工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；6对列入城建档案馆（室）接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程移交。3.0.3勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。3.0.4建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。3.0.5城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。4工程文件的归档范围及质量要求4.1工程文件的归档范围4.1.1对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。4.1.2工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A的要求。4.2归档文件的质量要求4.2.1归档的工程文件应为原件。4.2.2工程文件的内容及其浓度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。4.2.3工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。4.2.4工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。4.2.5工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。4.2.6工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mmX210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。4.2.7工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。4.2.8所有竣工图均应加盖竣工图章。1竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。2竣工图章示例如下（图4.2.8）竣工图施工单位编制人审核人技术负责人编制日期监理单位总监现场监理图4.2.8竣工图章示例3竣工图章尺寸为：50mmX80mm。4竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。4.2.9利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。4.2.10不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297mmX210mm），图标栏露在外面。805工程文件的立卷5.1立卷的原则和方法5.1.1立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。5.1.2一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。5.1.3立卷可采用如下方法：1工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；2工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；3监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；4施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；5竣工图可按单位工程、专业等组卷；6竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。5.1.4立卷过程中宜遵循下列要求：1案卷不宜过厚，一般不超过40mm；2案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。5.2卷内文件的排列5.2.1文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。5.2.2图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。5.2.3既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。5.3案卷的编目5.3.1编制卷内文件页号应符合下列规定：1卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。2页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。3成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编定页码。4案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编定页号。5.3.2卷内目录的编制应符合下列规定：1卷内目录式样宜符合本规范附录B的要求。2序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。3责任者：填写文件的直接形式单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。4文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。5文件题名：填写文件标题的全称。6日期：填写文件形式的日期。7页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。8卷内目录排列在卷内文件首页之前。5.3.3卷内备考表的编制应符合下列规定：1卷内备考表的式样宜符合本规范附录C的要求。2卷内备考表主要标明卷内文件的总页