基层干部职责角色认知及作法

1宁波威霖塑料有限公司基层主管训练之三2•壹、前言：过去不等于未来企业的竞争速度愈来愈快，过去的成功并不是未来成功的保证，过去如何已不重要了！重要的身为基层主管的我们，该以何种心态来面对未来不确定年代来临。赵耀东先生对中钢提出反赵耀东，日本本田技研提出反本田主义，这种自我操练、自我否定，才能在激烈竞争中脱颖而出，成为未来赢家。»现在是一个没有航海图的时代，是一个难以预测未来的时代。过去的经验已经没有太大的用处，经验已经不是什么了不起的武器，只有时时具备接受挑战的心虚心学习，才能赢得胜算。3–贰、基层主管的角色认知–未来企业的组织如何变革，基层主管的层级只会增加重要性，组织的扁平化趋势更让基层主管的责任加重，决策者渐倾向直接与基层人员沟通。在企业的组织体系中，管理人员在各种不同的阶层中，大致区分为三个阶层：•高阶层－指企业最高决策层，如董事长、董事、总经理。•中阶层－指企业中间协调人员，如厂长、处长、经副理。•督导层－企业基层干部，如课长、股长、组长、班长。4三个层级的干部区分，有时得视企业组织的规模大小而订，不可全然依样画葫。而基层主管可能是最接近顾客的一群，他们的素质高低，直接影响到企业的声誉。經營層管理層督導層計畫管理監督執行時間工作比重5»基层主管较应具备专业知识与组织规则的运用，要执行组织规则的运用，要执行组织的任务，并协助部属达成组织目标，其所经历的障碍并协助解决克服，因此他必须熟悉企业中的管理工作规则。基层主管对于赏罚的公平性考虑更应秉公平、公正、公开原则处理。因此其角色功能：»1.企业第一线的指挥官»2.企业专业知识与技巧的教导者»3.承上启下的维系者»4.企业稳定成长的奠基者»5.企业安全卫生的守护者»6.人际沟通的润滑者»7.企业政策的实践家6•在一般日常工作中，每一层级的主管只要对自己角色能认识清楚，企业就不会混乱。•此外基层主管还必须了解，经常困扰他们的有那些问题？1.7.2.8.3.9.4.10.5.11.6.12.7唯有勇于面对这些问题，提升自己的能力，才能在未来竞争环境中脱颖而出。8»参、基层主管应具备的资质与基本修为»在竞争白热化的时代，对基层主管的要求也愈来愈多，当然未来能脱颖而出的基层主管的自我要求的基本修为也愈高，这些基层主要必备的重要资质如下：9順位基层主管必备能力1.业务知识与技能2.统御力3.积极性(行动力)4.谈判力5.规划力6.部属的培训与指导能力7.创造力8.理解、判断力9.管理实践能力10.发掘、解決問題能力10–基层主管必备能力的顺位第一项：–业务知识、技能–即可清楚了解各阶层必备重要资质各有不同。–基层主管直接面对部属，以业务知识技能来统御部属。–如果业务知识与技能较部属差，则较难以让部属信服。–：11一、主动协助部属根据人际关系新法则：「你迎合别人的需要，别人便会同样回报你。」这与中国人常讲的「舍得」，就是有舍才有得，基层主管主动协助部属，而不是下达命令要求部属达成。二、肯定部属的能力卡内基(DaleCarnegie)「肯定别人乃是与人相处的最大诀窍。」部属的能力是被主管肯定出来的，基层主管由于是以专业知识、技术挂帅的领导，往往易形成肯定自己压抑别人的现象。此外基层主管更要具备下列之基本修为12•三、考虑部属的立场林肯：当我和别人谈判时，我用三分之二的时间考虑对方的主张，以及他可能将要提出来反驳我的主张，剩下的三分之一时间才考虑自己的主张，欲成为杰出的基层干部是否也该多花些时间来了解部属的想法与做法。•四、敢于坚持自己意见凡事遵照上级主管的指示行事，是绝无法提升至未来的主管，除非遇到凡事一把抓的主管！Dotherightthing.做对的事，是我们追求的方向，只要是对的，都应值得去坚持，有Mr.PhilipsTaiwan之称的台湾飞利浦总裁罗益强先生，就是一位敢于向上级坚持自己意见的人，敢于与上级〝作对〞，向上级〝挑战〞的人。•13五、脚踏实地，全力以赴赫胥黎(ThomasHenryHuxley)：「人生伟业的建立，不在能知乃在能行。」历史的巨轮飞快转动，往往是在不知而行上推进的。「下定决心，果敢行动，享受成果，在这世界上，犹豫是成不了大事的。」，基层主管人员的一项重要资质：积极性(行动力)。凡事全力以赴，把手上的每一项工作一项一项完成。14肆、基层主管的四大职责基层主管随时接受部属反映的问题，其最主要的任务就是：协助部属达成公司的目标。在达成目标的前提下，如何协助部属，克服工作障碍，这是一系列的企业活动，上一级主管主要并以此来考核部属的绩效，以确认对企业目标的执行度。15一、品质管理：包括错误率、重做率、顾客投诉次数、决策所需时间、工作标准达标率、工作成果的可靠性、正确性、QCC、TQC、ISO9000….。以达到第一次就把事情做好的目标。二、成本管理：采购、生产、人力、研发的成本降低、材料的节省、替代产品的开发、提高效率、降低损耗率….，节省比开源更容易落实管理的绩效。三、交期管理：能按时完成交办工作、生产量能适时配合市场业务的需求、对后工程的期限能准时交给…每位员工全力将自己手中的工作做好则交期就能顺畅。基层主管的职责：16四、安全管理：全部门(公司)的公伤比率、维持安全卫生之工作环境、工作环境之整理、整顿与个人仪容整洁、塑造有助于工作成果且舒适愉快的作业场所…当安全失去了，则一切努力便化为乌有！安全是所有管理最重要的一环。以上四大职责须从企业的制度面导入，并在绩效评核表上设定评核的标准，以达可以量化的阶段，则基层主管的四大职责才得以碓实落实。基层主管的职责：17伍、基层主管的管理艺术基层主管大致上是由基层员工升迁上来的，普遍上对于管理的技巧较为缺乏，需要经历一段期间的磨练才会逐渐成熟，管理学者波克佛瑞(MaryParkerFollett)对「管理既是透过他人的努力而完成事情的艺术。」(Managementistheartofgettingthingsdonethroughpeople.)。管理可就下列三项表示：一、透过他人的努力：基层主管思考如何透过部属的努力？首先必须主动协助部属克服工作上的困难，最后部属除了工作上必须达成为，内心也愿意全力以赴为前提。18二、完成事情：Dothethingright.(把事情做对)，对企业界而言，似较为消极、被动的作法，完成事业可以有很多方法，杰出干部必须努力思考以何种方法是最有效，最经济。才能达到Dotherightthihg.的最佳境界。三、管理就是艺术：管理是一门技术，亦是科学，更是一门艺术，管理者必须依据人、地、事、物的不同，而采取各种不同的方法，管理绝难以套入公式得到的答案，尤其处理人的问题，更是高级的艺术。处理人的问题是一般基层干部最感困难的，例如以下各项均属层级较高的艺术境界的管理。191.扬善于公堂，规过于私室2.少说多听的积极倾听3.理直气壮与理直气婉4.授权与技痒5.难得胡涂与精明6.站在比自己职位还高的位置7.平凡与卓越以上各项似乎是人人皆知的道理，但重要是有效运用在企业上，那必须经过一段长时期的磨练才可能达到艺术境界，才能让自己顺利脱颖而出，马到成功。「知易行难」是因为没有「转识成智」，其重点在于「心态」的转变是要经过一段长时间不停地刺激才会有所成效。20陆、基层主管的管理目标对于所有干部，最需要的第一种能力，就是目标导向的能力，这类干部能自动自发，寻求解决问题的方法，对目标设定明确而具体化。因为目标能使我们获得新的力量、新的方向，以及我们可能缺乏的决心，更能帮助我们取得更多的成就。企业的目标设定须尊重目标设定者的自主性为原则，目标是否妥当，需经过检讨再作决定。目标如由上级分配，员工的工作意愿与责任就无法产生，积极性与独创力也无法期待。21根据美国成功激励学院(SMI)针对全世界成功的人士所做的调查，得到一个共同的特质，这些人均具备：1.积极心态2.目标导向3.自我激励22基层主管并非人人都具备积极心态，大部份的人受到媒体影响，所呈现的思考较属消极面，因此这部份消极的干部在目标设定上的表现也会较低缺乏挑战性能设定。愿设定高挑战目标的前提，必须是具备积极心态的干部较易达成。但积极心态像一棵多年生的大树。为让目标的执行有效必须使用目标呈现SMART。S：M：A：R：T：因为目标不清楚，是无法引导自己的部属朝向既定的目标前进，当部属在往目标前进时必经重重阻碍与困扰，唯有懂得部属的干部，才能将流言与嘘声化为成功的催化剂。23柒、层主管的实务探讨对于一般管理者的责任：1.「对事」：指的是〝管理作业〞以达成公司赋予的目标。2.「对人」：指的是〝管理部属〞以组织领导员工。不论〝管理作业〞或〝管理部属〞，绩效考核都是第一要务。西游记与绩效考核：24捌、结论：演好配角的角色在我们一生当中，都曾经历很多的角色扮演与互换，有的人一辈子担任配角，有的由配角改当主角，也有的可能经常在互换。且可以发现一个事实，就是后来能当上主角的人，大部份都是在当配角跑龙套时，聚精会神的人，另外有一些在跑龙套的阶段时表现随随便便的人，几乎可以确定这些人未来不可能当上主角。做为基层主管，不要排斥任何角色，只有把握每一次演出机会的人定能成功，步步高升成为企业的主角。